Là một chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ, tôi đã thử nghiệm qua hàng chục phương pháp tăng năng suất khác nhau, và không ít trong số đó đã thất bại thảm hại. Tuy nhiên, qua quá trình thử và sai, tôi cũng khám phá ra một số kỹ thuật đơn giản nhưng thực sự mang lại hiệu quả vượt trội. Những bí quyết này không chỉ giúp tôi cải thiện đáng kể năng suất làm việc mà còn nâng cao chất lượng cuộc sống. Tôi tin rằng, chúng cũng có thể mang lại lợi ích tương tự cho bạn.
Với mục tiêu tối ưu hóa hiệu quả công việc và tận dụng công nghệ một cách thông minh, thuthuatmobile.net xin chia sẻ 10 phương pháp đã được kiểm chứng và áp dụng thành công. Đây là những kỹ thuật đã giúp tôi từ bỏ tình trạng “luôn bận rộn nhưng ít hiệu quả” để đạt được trạng thái làm việc “ít bận rộn nhưng đạt nhiều thành tựu”.
1. Nguyên Lý Pareto (Quy Tắc 80/20)
Nguyên lý Pareto, hay còn gọi là quy tắc 80/20, chỉ ra rằng 80% kết quả của bạn đến từ 20% những việc bạn làm. Khái niệm này đã thay đổi hoàn toàn cuộc sống của tôi trong mọi khía cạnh. Chẳng hạn, tôi nhận ra rằng chỉ một số ít nhiệm vụ trọng tâm mới thực sự chịu trách nhiệm cho thành công của mình với tư cách là một người viết nội dung.
Khi đào sâu hơn, tôi cũng phát hiện ra rằng chỉ một vài nhiệm vụ hoặc khách hàng là nguyên nhân chính gây ra hầu hết căng thẳng của tôi. Sau khi loại bỏ chúng, tôi có thể dành nhiều thời gian hơn cho những ưu tiên lớn hơn. Và khi tôi tạm ngưng áp dụng nguyên lý này một thời gian, hiệu suất của tôi giảm sút không có gì đáng ngạc nhiên.
Ngoài công việc, tôi còn áp dụng quy tắc 80/20 vào các mối quan hệ cá nhân và các hoạt động trong thời gian rảnh rỗi. Giờ đây, tôi dành phần lớn thời gian cho các dự án sáng tạo, sở thích có ý nghĩa và những người tôi muốn ở bên – điều này đã dẫn đến một chất lượng cuộc sống cao hơn.
2. Phương Pháp 60 Phút Làm Việc, 15 Phút Nghỉ Ngơi
Kỹ thuật Pomodoro tiêu chuẩn (25 phút làm việc, sau đó nghỉ giải lao) không thực sự phù hợp với tôi, vì tôi thường mất ít nhất 15-20 phút để đạt được trạng thái dòng chảy (flow state). Việc phải dừng lại ngay khi tôi bắt đầu vào guồng thực sự gây khó chịu, và kết quả là tôi đã tăng thời gian làm việc lên 60 phút. Điều này giúp tôi duy trì tính nhất quán hơn trong công việc và là phương pháp tôi vẫn sử dụng cho đến ngày nay.
Giao diện công cụ theo dõi Pomodoro trên Notion với cài đặt 60 phút làm việc và 15 phút nghỉ ngơi, minh họa biến thể Pomodoro hiệu quả.
Sau khi viết hoặc nghiên cứu trong 60 phút, tôi sẽ nghỉ giải lao 15 phút. Trong thời gian này, tôi thường đi bộ một đoạn ngắn hoặc đi lấy thêm nước. Ngoài việc cho bộ não có thời gian nghỉ ngơi, tôi còn đảm bảo mình vận động và đứng lên sau mỗi giờ để hoàn thành các vòng hoạt động trên Apple Watch.
Tôi khuyến khích bạn thử nghiệm với thời gian làm việc và nghỉ ngơi của mình, vì mỗi người sẽ có hiệu quả khác nhau. Phương pháp này đặc biệt hiệu quả với tôi trong vai trò người viết, nhưng bạn có thể cần tập trung lâu hơn tùy thuộc vào ngành nghề hoặc lĩnh vực bạn đang học tập. Notion cung cấp một công cụ theo dõi Pomodoro miễn phí mà bạn có thể tùy chỉnh thành 60 phút.
3. Ghép Nối Thói Quen (Habit-Stacking)
Tôi biết về phương pháp ghép nối thói quen từ cuốn sách Atomic Habits của James Clear vào năm 2020. Việc tập trung vào việc xây dựng những thói quen tốt thay vì chỉ chú trọng vào kết quả cuối cùng đã giúp tôi đạt được vô số mục tiêu. Các mục tiêu của tôi vào thời điểm đó là cải thiện sức khỏe tinh thần, trở thành một người viết tự do ổn định, xây dựng thói quen tập luyện đều đặn và chuyển ra nước ngoài sinh sống. Tôi bắt đầu với những thói quen nhỏ hàng ngày sau:
- Thiền 5 phút
- Viết một mục nhật ký (dù chỉ một gạch đầu dòng)
- Liên hệ với ba người bạn muốn làm việc cùng
- Tập thể dục 30 phút (dù chỉ là đi bộ)
Khi đã quen hơn, tôi tăng thời lượng và sản lượng cho từng thói quen. Tôi cũng thêm nhiều thói quen khác khi những thói quen cũ đã trở thành tự động. Tôi khuyên bạn nên làm tương tự nếu bạn đang ở trong tình huống giống tôi trước đây; cố gắng làm mọi thứ cùng một lúc sẽ dẫn đến kiệt sức.
4. Đánh Giá Hàng Tuần
Đạt được những mục tiêu lớn cần thời gian, và bạn sẽ không phải lúc nào cũng nhận thấy sự tiến bộ của mình từng tuần. Do đó, việc xây dựng thói quen đánh giá hàng tuần là cực kỳ hữu ích để bạn có cái nhìn toàn cảnh về những nỗ lực của mình.
Để đánh giá tuần làm việc của mình, tôi xem xét những gì đã làm được, những gì có thể cải thiện và những thành công đáng ăn mừng. Nhờ đó, tôi có thể thấy rõ mình đã tiến bộ như thế nào và điều chỉnh hướng đi nếu cần. Tôi cũng trở nên tự nhận thức hơn và có thể xác định các trở ngại tiềm ẩn sớm hơn.
Buổi đánh giá hàng tuần của bạn sẽ chỉ mất tối đa một giờ, nhưng nó sẽ giúp bạn đảm bảo dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ có ý nghĩa. Đây là một khoản đầu tư mang lại lợi tức rất lớn.
5. Danh Sách Công Việc (To-Do Lists)
Nhiều lời khuyên về năng suất trực tuyến thường làm phức tạp hóa những gì cần thiết để thành công. Sau khi kiệt sức, tôi đã quay lại với những danh sách công việc đơn giản. Thật buồn cười, tôi thấy chúng hiệu quả hơn nhiều so với nhiều hệ thống phức tạp mà người khác khuyên dùng.
Giao diện ứng dụng quản lý công việc Things 3 với các tab phân loại, giúp tổ chức danh sách việc cần làm hiệu quả trên thiết bị di động.
Tôi thấy rằng việc chuyển sang danh sách công việc trên giấy là cách tốt nhất để tổ chức một ngày của mình, nhưng các danh sách kỹ thuật số cũng có giá trị riêng. Ví dụ, tôi rất thích ứng dụng Things 3. TickTick, Todoist và Microsoft To Do cũng là những công cụ tuyệt vời (và miễn phí).
Không đặt quá nhiều nhiệm vụ vào danh sách việc cần làm của bạn là rất quan trọng để duy trì tính nhất quán, nhưng bạn sẽ cần thử nghiệm trước khi khám phá ra năng lực lý tưởng của mình.
6. Làm Việc Đơn Nhiệm (Single-Tasking)
Sau nhiều lần kiệt sức vì làm việc đa nhiệm (và ngày càng cảm thấy thất vọng hơn mỗi lần), tôi đã thử tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Thay vì cảm thấy liên tục bị tụt lại phía sau, tôi thực sự hoàn thành được nhiều việc hơn mỗi ngày và có thể tăng năng lực của mình. Trớ trêu thay, tôi cũng có nhiều thời gian rảnh hơn vì tôi hoàn thành danh sách công việc của mình nhanh hơn (và chất lượng công việc của tôi cũng tăng lên).
Theo ý kiến của tôi, bộ não của bạn thực chất là một siêu máy tính với 1GB RAM. Hầu hết mọi người chỉ có thể tập trung vào một việc tại một thời điểm; việc cố gắng viết một bài báo trong khi phác thảo một bài khác sẽ nhanh chóng trở nên bực bội.
Tôi đề xuất sử dụng các ứng dụng chặn trang web để loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng trong khi tập trung vào một nhiệm vụ. Cold Turkey là lựa chọn yêu thích cá nhân của tôi vì các hạn chế của nó rất khó để vượt qua.
7. Hộp Thư Đến Zero (Inbox Zero)
Việc có hơn 50 email chưa đọc trong hộp thư đến nhanh chóng làm tắc nghẽn bộ não và ngăn tôi tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hàng ngày. Để giải quyết vấn đề này, tôi đặt mục tiêu có một hộp thư đến trống vào cuối mỗi ngày. Tôi thường kiểm tra email hai lần, một lần vào buổi sáng và một lần vào buổi tối.
Tôi đánh dấu sao các tin nhắn quan trọng để phản hồi sau. Mọi thứ khác đều được xóa. Tôi cũng kiểm tra thư mục spam đề phòng trường hợp có tin nhắn quan trọng nào đó vô tình bị đưa vào đó. Để tiết kiệm thời gian, tôi quản lý email của mình trong Mailbird.
Màn hình tạo hộp thư đến hợp nhất trong ứng dụng Mailbird, minh họa cách quản lý email tập trung để đạt Inbox Zero.
8. Năng Suất Chậm (Slow Productivity)
Cuốn sách Slow Productivity của Cal Newport nhằm mục đích chỉ ra một cách làm việc tự nhiên hơn (và thực sự hoàn thành công việc). Cuốn sách đã làm nổi bật cách sự sáng tạo thăng trầm, và tôi đã học cách chấp nhận các giai đoạn bận rộn và yên tĩnh như một phần của cuộc sống. Ông cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của chất lượng hơn số lượng; sau khi nhận ra mình đang dàn trải quá mức, tôi đã chọn tập trung vào việc tạo ra công việc tốt nhất có thể thay vì chỉ tập trung vào khối lượng.
Áp dụng năng suất chậm cần thời gian, đặc biệt nếu bạn đã quen với cảm giác liên tục chạy đua với thời gian. Tuy nhiên, tôi nghĩ rằng đây là con đường dẫn đến điểm số tốt hơn, được công nhận chuyên nghiệp hơn và sự thỏa mãn cá nhân cao hơn.
9. Quy Tắc 2 Phút
Những việc nhỏ tích tụ thường làm tôi mất tập trung hơn là những nhiệm vụ lớn. Để giải quyết vấn đề này, tôi bắt đầu áp dụng quy tắc hai phút vào năm 2022. Nếu một việc gì đó mất ít hơn hai phút để hoàn thành (ví dụ: trả lời một email tôi vừa thấy), tôi sẽ làm ngay lập tức.
Bạn càng trì hoãn một việc gì đó, nó càng tiêu tốn nhiều năng lực tinh thần của bạn. Hoàn thành những mục này trong danh sách việc cần làm của bạn càng sớm càng tốt sẽ giải phóng bạn để hoàn thành các dự án lớn hơn và cho phép bạn kết hợp phương pháp Zen to Done.
10. Thiết Lập Chuỗi Thói Quen (Setting Streaks)
Thiết lập chuỗi thói quen là một trong những phương pháp tốt nhất tôi từng sử dụng để duy trì các thói quen mới. Tôi thường sử dụng các ứng dụng theo dõi thói quen đơn giản để xác định khi nào tôi đã hoàn thành một nhiệm vụ; Habitica là ứng dụng hàng đầu tôi khuyên dùng.
Giao diện ứng dụng Habitica cho phép thêm thói quen mới, hỗ trợ theo dõi và thiết lập chuỗi thói quen để duy trì động lực cá nhân.
Bạn không cần phải theo dõi chuỗi thói quen mãi mãi, nhưng tôi khuyên bạn nên làm điều đó cho đến khi thói quen trở thành một phần trong lịch trình hàng ngày của bạn. Hơn nữa, tôi khuyên bạn nên sử dụng phương pháp này để xây dựng những thói quen tốt mới. Khi cố gắng từ bỏ một thói quen xấu, việc nghĩ về thời gian tôi chưa thực hiện nó lại khiến tôi dễ phá vỡ chuỗi hơn.
Những phương pháp trên, dù đơn giản hay phức tạp, đều đã được tôi áp dụng và chứng minh hiệu quả trong việc tối ưu hóa năng suất cá nhân và quản lý công việc. Điều quan trọng không phải là áp dụng tất cả, mà là tìm ra những gì phù hợp nhất với bản thân bạn. Hãy thử nghiệm, điều chỉnh và kiên trì để biến những bí quyết này thành lợi thế cạnh tranh của riêng bạn trong thế giới công nghệ luôn biến đổi.
Bạn đã áp dụng phương pháp năng suất nào và thấy hiệu quả? Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới và cùng thuthuatmobile.net thảo luận nhé!
