Lịch kỹ thuật số là công cụ tuyệt vời để tổ chức công việc và cuộc sống cá nhân, nhưng không ít lần chúng ta dễ dàng biến chúng thành thứ phức tạp đến mức phản tác dụng. Sau nhiều năm liên tục tinh chỉnh hệ thống và thử nghiệm các cách tiếp cận khác nhau, tôi đã khám phá ra một phương pháp hiệu quả để tận dụng tối đa những công cụ này, giúp cuộc sống số trở nên ngăn nắp và năng suất hơn bao giờ hết.
6. Phân Chia Lịch Cá Nhân và Công Việc Rõ Ràng
Tôi thích giữ cho các hệ thống của mình được phân định rõ ràng; ngay khi tôi để ranh giới bị chồng chéo, tôi nhanh chóng cảm thấy bị choáng ngợp. Không gian kỹ thuật số của tôi là một phần quan trọng trong việc này, đặc biệt là khi nói đến các ứng dụng lịch.
Cách dễ nhất mà tôi tìm thấy để giữ cho thiết lập lịch kỹ thuật số của mình được tổ chức là có các lịch cá nhân và chuyên nghiệp riêng biệt. Tôi giữ lịch cá nhân trên điện thoại thông minh của mình; đối với việc này, tôi chỉ sử dụng Apple Calendar. Đây là ứng dụng yêu thích của tôi và đồng bộ hóa rất tốt với các ứng dụng khác.
Tạo sự kiện mới trong ứng dụng Lịch Apple trên iPhone
Trên máy tính của tôi, tôi sử dụng Google Calendar. Tôi chủ yếu dùng công cụ này cho công việc tự do (freelance work) và để theo dõi các cuộc họp. Để giúp tôi làm việc hiệu quả hơn nữa, tôi tận dụng nhiều mẹo và thủ thuật Google Calendar để tăng năng suất.
iPad của tôi cũng cài đặt Google Calendar, nhưng tôi đăng nhập bằng một tài khoản Google khác. Tôi chủ yếu sử dụng lịch này cho các dự án sáng tạo riêng biệt với công việc chuyên nghiệp của mình. Việc phân chia rõ ràng các tài khoản và ứng dụng lịch cho từng mục đích giúp tôi tối ưu hóa quản lý lịch và tránh nhầm lẫn.
5. Tự Động Đồng Bộ Các Sự Kiện Quan Trọng
Công việc hành chính luôn là thứ khiến tôi lệch khỏi quỹ đạo hơn bất cứ điều gì khác. Tôi ghét cảm giác liên tục phải “tưới nước” cho hệ thống và thêm các sự kiện thủ công, điều này đã khiến tôi từ bỏ việc sử dụng lịch kỹ thuật số trong một thời gian dài. Tuy nhiên, hiện tại, việc tự động hóa phần lớn quá trình này trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Ngoài các ứng dụng lịch hỗ trợ AI như Motion, Siri Suggestions giúp dễ dàng đồng bộ các sự kiện trong Apple Calendar. Siri đồng bộ hóa với hầu hết các ứng dụng của tôi, chẳng hạn như ứng dụng tôi dùng cho phòng gym, để tìm và tự động thêm những sự kiện quan trọng vào lịch của tôi. Tôi cũng có thể xem các sự kiện tiềm năng để thêm từ hộp thư đến của mình.
Giao diện ứng dụng Lịch Apple trên iPhone hiển thị các sự kiện đã đồng bộ
Google Calendar cũng có thể đồng bộ các sự kiện từ Gmail. Tôi thỉnh thoảng tận dụng điều này, nhưng không nhiều như với tài khoản Apple Calendar cá nhân của mình. Cũng có thể ngăn Gmail tạo các sự kiện Google Calendar không mong muốn nếu cần. Tính năng đồng bộ tự động này giúp giảm thiểu đáng kể thời gian nhập liệu thủ công và đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ cuộc hẹn quan trọng nào.
4. Thay Đổi Chế Độ Xem Lịch Theo Sở Thích
Mặc dù tôi đã thực hiện một vài thay đổi đáng kể đối với thiết lập lịch kỹ thuật số của mình để duy trì sự ngăn nắp, nhưng một số khác biệt lớn nhất lại đến từ những điều chỉnh nhỏ hơn. Ví dụ, việc thay đổi chế độ xem lịch để phù hợp với sở thích của tôi là một cách đơn giản để tổ chức cuộc sống hàng ngày tốt hơn.
Trong Google Calendar, tôi thích có chế độ xem toàn bộ tuần. Vì tôi sử dụng ứng dụng trên màn hình rộng hơn, chế độ xem này cho phép tôi hiểu rõ hơn các tác vụ của mình và cũng không cảm thấy bị choáng ngợp. Làm điều này cũng giúp tôi lập kế hoạch hiệu quả hơn cho ngày hôm sau.
Trên điện thoại thông minh của tôi, tôi lại sử dụng chế độ xem hàng ngày. Tôi không thích xem toàn bộ tuần trên một màn hình nhỏ hơn vì nó cảm thấy quá lộn xộn. Để đảm bảo tôi luôn biết điều gì sẽ xảy ra tiếp theo, tôi cũng thiết lập một widget nơi tôi có thể xem sự kiện tiếp theo của mình. Việc cá nhân hóa chế độ xem lịch giúp tối ưu trải nghiệm người dùng và hiệu quả quản lý thời gian.
3. Chỉ Time-Block Các Nhiệm Vụ Quan Trọng Nhất
Mặc dù đã cố gắng trong một thời gian, nhưng time-blocking (phân bổ thời gian) không hiệu quả đối với tôi khi tôi vạch ra toàn bộ ngày của mình. Tuy nhiên, có một số định hướng là điều khôn ngoan. Mặc dù tôi luôn có danh sách việc cần làm tiện dụng, tôi nhận thấy rằng việc time-block các nhiệm vụ lớn nhất cũng có thể hữu ích.
Chiến thuật này đặc biệt hiệu quả khi tôi time-block các nhiệm vụ định kỳ. Ví dụ, tôi ngồi xuống vào khoảng cùng một thời điểm mỗi ngày để thực hiện công việc chuyên sâu (deep work). Lên lịch cho các nhiệm vụ mà tôi có thể quên, chẳng hạn như nhiệm vụ lên ý tưởng (pitching tasks), cũng hữu ích.
Tôi sử dụng hình thức time-blocking nhẹ này cho công việc chuyên nghiệp của mình nhiều hơn là các dự án cá nhân. Điều này giúp tôi tập trung vào những việc thực sự quan trọng mà không cảm thấy gò bó.
2. Tối Giản Số Lượng Lịch Hiển Thị
Mặc dù tôi có nhiều ứng dụng lịch, tôi cố gắng loại bỏ càng nhiều sự lộn xộn càng tốt khỏi chúng. Là một phần của điều này, tôi tối thiểu hóa số lượng lịch mà tôi tạo. Mặc dù tôi có thể giữ sinh nhật, ngày lễ và các chủ đề tôi tạo trong tầm mắt, tôi thà không nhìn thấy mọi thứ cùng một lúc.
Thay vì đánh dấu chọn tất cả, tôi chỉ chọn ô bên cạnh các lịch mà tôi hiện đang quan tâm. Nếu sau này tôi muốn xem một cái gì đó khác, tôi có thể chọn nhanh và sau đó bỏ chọn lại khi đã thu thập đủ thông tin cần thiết. Việc này giúp giữ cho giao diện lịch luôn gọn gàng và dễ nhìn, tránh sự quá tải thông tin.
1. Tùy Chỉnh Các Sự Kiện Được Hiển Thị
Ngoài việc tùy chỉnh các lịch của mình, tôi cũng chọn các sự kiện mà tôi muốn xem. Ngay sau khi một sự kiện không còn phù hợp với tôi, tôi sẽ xóa tất cả các sự kiện – cả quá khứ và tương lai – khỏi lịch của mình để loại bỏ chúng.
Nếu tôi muốn giữ những sự kiện đó để tham khảo, tôi có thể đánh dấu chúng bằng màu tối hơn trong Google Calendar để phân biệt rõ ràng với những sự kiện khác. Hơn nữa, tôi bỏ chọn ô “Show Declined Events” (Hiển thị Sự kiện Bị Từ Chối) để những sự kiện này không làm lộn xộn không gian của tôi.
Lịch kỹ thuật số là một cách mạnh mẽ để duy trì sự ngăn nắp, nhưng việc xây dựng một hệ thống đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng về cách tận dụng chúng. Tôi đã cố tình chọn các tài khoản khác nhau cho lịch cá nhân và chuyên nghiệp của mình, cùng với việc sử dụng các tính năng tự động hóa như đồng bộ sự kiện. Thiết lập này đã hoạt động rất tốt đối với tôi cho đến nay. Bạn đã áp dụng những bí quyết nào để tối ưu hóa lịch của mình? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về cách quản lý lịch kỹ thuật số hiệu quả trong phần bình luận nhé!
