Trước đây, tôi thường đổ lỗi cho công nghệ vì sự thiếu tập trung của mình – cho đến khi tôi nhận ra vấn đề nằm ở cách tôi sử dụng nó. Thay vì là nguyên nhân gây xao nhãng, công nghệ có thể trở thành công cụ đắc lực hỗ trợ sự tập trung và năng suất nếu được sử dụng đúng cách. Bằng cách điều chỉnh những thói quen nhỏ hàng ngày, tôi đã thấy sự thay đổi đáng kể trong khả năng tập trung và hiệu quả công việc. Bài viết này sẽ chia sẻ 7 thói quen đơn giản nhưng mạnh mẽ đã âm thầm định hình lại lịch trình và nâng cao sự chú ý của tôi một cách bất ngờ.
1. Tắt Thông Báo Không Cần Thiết
Mỗi tiếng “ping” hay “buzz” đều là một nhát cắt vào sự chú ý của bạn. Nếu bạn giống tôi, có lẽ bạn đã cài đặt hàng tá ứng dụng trên điện thoại. Cho phép mọi ứng dụng gửi thông báo đồng nghĩa với việc có một luồng “ping” không ngừng từ những ứng dụng thực sự không cần sự chú ý của bạn ngay lập tức.
Trước đây, màn hình điện thoại của tôi sáng lên vài phút một lần với đủ loại thông báo, mỗi cái lại kéo tôi ra khỏi công việc đang làm, dù chỉ trong một giây. Dần dần, tôi nhận ra rằng những “phiền nhiễu vi mô” này đang tích tụ, làm phân mảnh sự tập trung và khiến tôi khó duy trì trạng thái “flow” (dòng chảy công việc) hơn.
Để giải quyết vấn đề này, tôi đã tiến hành một cuộc rà soát toàn diện các cài đặt thông báo của mình. Đối với mỗi ứng dụng, tôi tự hỏi: “Tôi có cần ứng dụng này thông báo cho tôi theo thời gian thực không?”. Nếu câu trả lời là không, tôi tắt thông báo của nó.
Bây giờ, chỉ những thông báo thực sự cần thiết mới được phép hiển thị – tin nhắn, cuộc gọi, nhắc nhở lịch và một vài ứng dụng liên quan đến tài chính hoặc công việc. Sự thay đổi nhỏ này đã tạo ra một sự khác biệt lớn. Không còn những gián đoạn liên tục, tôi có thể tập trung và duy trì trạng thái làm việc sâu lâu hơn.
2. Tận Dụng Chế Độ Tập Trung (Focus) Và Không Làm Phiền (Do Not Disturb)
Một trong những tính năng bị đánh giá thấp nhất của các thiết bị hiện đại chính là khả năng tùy chỉnh những liên hệ và ứng dụng nào có thể làm phiền bạn và vào thời điểm nào. Nếu bạn chưa sử dụng chế độ Focus (trên iPhone) hoặc Do Not Disturb (trên Android), bạn đang bỏ lỡ một trong những công cụ tốt nhất cho công việc chuyên sâu. Ngay cả khi đã tắt thông báo từ các ứng dụng không cần thiết, tôi vẫn thường xuyên bị gián đoạn.
Hiện tại, tôi đã thiết lập các chế độ Tập trung (Focus modes) cho các phần khác nhau trong ngày – lập trình, viết lách và thư giãn. Mỗi chế độ này sẽ tắt tiếng tất cả các ứng dụng ngoại trừ một số ít mà tôi đã chỉ định và ẩn các thông báo gây mất tập trung. Nó cũng giới hạn những ai có thể liên hệ với tôi qua cuộc gọi và hạn chế những màn hình chính nào hiển thị.
Người phụ nữ sử dụng iPhone 12 Pro để cài đặt chế độ Tập trung (Focus mode), giúp tối ưu hóa thời gian làm việc
Tôi cũng đã cài đặt lịch trình để các chế độ Focus khác nhau tự động kích hoạt, biến chúng thành một quy trình tự động. Cái hay của thói quen này là nó rèn luyện cả não bộ và môi trường làm việc của bạn để hỗ trợ sự tập trung.
Khi một chế độ Tập trung được kích hoạt, nó giống như việc bật một công tắc tinh thần – nó báo hiệu cho tôi biết đã đến lúc cần tập trung. Theo thời gian, sự nhất quán đó đã giúp tôi đi sâu vào công việc chuyên sâu nhanh hơn và duy trì ở đó lâu hơn.
3. Sử Dụng Nhạc Nền Để Hỗ Trợ Tập Trung
Trước đây, tôi từng nghĩ im lặng là bí quyết năng suất tối thượng, nhưng âm nhạc nền phù hợp lại có thể tạo nên điều kỳ diệu cho sự tập trung. Sau khi thử nghiệm với nhiều thể loại khác nhau, tôi nhận thấy có những loại nhạc giúp tôi đi sâu hơn vào trạng thái tập trung, trong khi những loại khác lại làm gián đoạn nó.
Đối với các tác vụ đòi hỏi sự tập trung cao độ – như viết lách hay lập trình – tôi thường chọn nhạc không lời, âm thanh môi trường (ambient soundscapes) hoặc các bản lo-fi beat. Những bản nhạc này cung cấp một nhịp điệu mà không gây xao nhãng, giúp tôi bỏ qua tiếng ồn xung quanh và đi vào trạng thái tập trung.
Không lời bài hát, không thay đổi đột ngột – chỉ một luồng âm thanh đều đặn, êm dịu thu hút tâm trí mà không gây quá tải.
Giao diện danh sách phát nhạc Nature Sounds trên Spotify, lựa chọn tuyệt vời cho nhạc nền giúp tập trung làm việc
Mặt khác, khi làm những công việc thường nhật hơn, tôi chuyển sang những bản nhạc sôi động hơn một chút nhưng vẫn đủ nhẹ nhàng để giữ tôi tỉnh táo. Nhạc nền đã trở thành một nghi thức đối với tôi.
Chỉ cần nhấn nút “Play” trên một danh sách phát cụ thể, nó báo hiệu cho não bộ của tôi rằng đã đến lúc làm việc. Tất nhiên, não bộ mỗi người được “lập trình” hơi khác nhau. Một số người phát huy tốt nhất trong im lặng, người khác lại cần âm thanh. Việc thử nghiệm sẽ giúp bạn xác định điều gì phù hợp nhất với mình.
4. Thiết Lập Ranh Giới Kỹ Thuật Số Rõ Ràng
Thật dễ dàng để công nghệ len lỏi vào mọi ngóc ngách trong ngày của bạn – tin nhắn công việc hiện lên trong bữa tối, mạng xã hội xâm chiếm những khoảnh khắc yên tĩnh, hay email đòi hỏi sự chú ý trước khi bạn kịp uống cà phê buổi sáng. Tôi không nhận ra mình đã tạo ra bao nhiêu sự lộn xộn trong tâm trí cho đến khi bắt đầu đặt ra các ranh giới kỹ thuật số rõ ràng.
Một trong những thay đổi đầu tiên của tôi là xác định “khu vực không điện thoại” và “thời gian không lướt mạng”. Ví dụ, dù tôi thức dậy sớm lúc 5 giờ sáng, tôi không kiểm tra email trước 2 giờ chiều và sau 7 giờ tối. Thay vào đó, tôi dành những giờ buổi sáng cho các nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao. Tôi tránh các công việc thường nhật không yêu cầu tập trung sâu, chẳng hạn như kiểm tra email.
Ngoài ra, tôi cũng tách biệt công nghệ phục vụ công việc và công nghệ cá nhân. Điều đó có nghĩa là sử dụng các hồ sơ trình duyệt khác nhau cho các tác vụ liên quan đến công việc và một hồ sơ khác cho mục đích sử dụng thông thường. Tôi cũng giữ điện thoại ngoài tầm với và ngoài tầm nhìn trong các phiên làm việc tập trung, vì việc tạo ra một rào cản giúp tôi tránh được cám dỗ cầm điện thoại lên khi gặp bế tắc.
Những thay đổi nhỏ này đã tạo ra một ranh giới rõ ràng giữa thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi của tôi. Bằng cách tạo ra sự phân biệt này, tôi dễ dàng hoàn thành các nhiệm vụ của mình hơn, biết rằng sau đó, tôi sẽ có thời gian dành riêng để thư giãn và làm những gì mình muốn, chẳng hạn như lướt mạng xã hội.
5. Gỡ Bỏ Các Ứng Dụng Gây Xao Nhãng
Một trong những động thái táo bạo và hiệu quả nhất tôi thực hiện để cải thiện sự tập trung là gỡ bỏ các ứng dụng làm hao mòn thời gian và sự chú ý của tôi. Việc này không hề dễ dàng, nhưng sự khác biệt là ngay lập tức khi tôi quyết định thực hiện. Ý chí tự thân chỉ có thể đưa bạn đi xa đến một mức độ nhất định, vì vậy thay vì chỉ dựa vào ý chí, tôi đã loại bỏ hoàn toàn nguồn gây xao nhãng.
Màn hình điện thoại hiển thị tùy chọn gỡ cài đặt ứng dụng WhatsApp, minh họa việc loại bỏ các ứng dụng gây xao nhãng
Tôi bắt đầu bằng cách xác định những “thủ phạm” lớn nhất. Tôi thường xuyên mở các ứng dụng như Instagram và X một cách vô thức mỗi khi có thời gian rảnh hoặc khi gặp khó khăn trong công việc đang làm. Ngay cả khi không sử dụng, chỉ việc có chúng trên điện thoại cũng đã tạo ra một sự cám dỗ.
Việc gỡ bỏ các ứng dụng gây xao nhãng đã giúp tôi tập trung vào nhiệm vụ mà không cảm thấy bị kéo theo để kiểm tra mạng xã hội. Nếu có một ứng dụng nào đó liên tục kéo bạn ra khỏi những điều quan trọng, hãy thử xóa nó trong một tuần. Bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ tập trung của mình được cải thiện đáng kể.
6. Thực Hành Đơn Nhiệm (Monotasking)
Trong thế giới ngày nay, việc muốn hoàn thành nhiều việc hơn thông qua đa nhiệm là điều phổ biến. Trong nhiều năm, tôi tin rằng đa nhiệm là bí quyết năng suất tối thượng. Bạn sẽ thấy tôi vừa xử lý email vừa nghe podcast hoặc vừa xem video mới nhất từ YouTuber yêu thích trong khi làm việc. Bằng cách đó, tôi nghĩ mình đã làm được nhiều việc hơn. Trên thực tế, tôi đang phân mảnh sự chú ý của mình.
Chuyển sang đơn nhiệm đã thay đổi mọi thứ. Thay vì cố gắng làm năm việc cùng lúc, tôi cam kết chỉ làm một việc tại một thời điểm – và làm nó thật tốt. Dù là viết một bài báo, trả lời tin nhắn, hay thậm chí chỉ đọc một tài liệu, giờ đây tôi tập trung vào nhiệm vụ hiện tại trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.
Ban đầu, tôi cảm thấy chậm lại, nhưng theo thời gian, tôi bắt đầu nhận thấy kết quả: công việc của tôi được cải thiện, tôi mắc ít lỗi hơn và hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn. Tuyệt vời hơn nữa, tôi cảm thấy ít kiệt sức hơn vào cuối ngày. Đơn nhiệm xây dựng đà, làm sâu sắc thêm sự tập trung và giúp bạn đi vào trạng thái “flow” khó nắm bắt đó, nơi mọi thứ đều ăn khớp.
7. Áp Dụng Kỹ Thuật Pomodoro Hiệu Quả
Là một trong số ít các phương pháp năng suất thực sự hiệu quả với tôi, Kỹ thuật Pomodoro đã thay đổi cuộc chơi. Trước khi khám phá ra nó, những ngày làm việc của tôi thường mờ nhạt thành những cuộc chạy marathon không mục đích, kéo dài vô tận. Tôi sẽ ngồi xuống với ý định tốt nhất, chỉ để nhận ra vài giờ sau đó rằng mình hầu như không hoàn thành được gì trong danh sách công việc cần làm. Tôi không lười biếng – tôi chỉ không quản lý sự tập trung của mình một cách hiệu quả.
Kỹ thuật Pomodoro đã giúp tôi chủ động hơn trong việc sử dụng thời gian của mình. Phương pháp này rất đơn giản: làm việc trong 25 phút, nghỉ 5 phút và lặp lại. Sau bốn chu kỳ, bạn sẽ nghỉ dài hơn. Tuy nhiên, vì tôi là người dùng nâng cao, tôi thường đặt thời gian tập trung của mình là một giờ (hoặc 90 phút) với 15 phút nghỉ giải lao.
Những “cú sprint” kéo dài hàng giờ đó buộc tôi phải đi sâu vào một nhiệm vụ mà không phải lo lắng về việc nó sẽ mất bao lâu. Đồng hồ tích tắc giúp tôi giữ trách nhiệm. Cấu trúc này không chỉ cải thiện năng suất mà còn cả động lực của tôi. Việc biết rằng một quãng nghỉ luôn chỉ cách vài phút giúp tôi dễ dàng vượt qua sự kháng cự và đi đúng hướng hơn.
Không phải mọi bí quyết trong “hộp công cụ” của tôi đều phù hợp với bạn, vì vậy hãy thử chúng và xem điều gì hiệu quả và điều gì không.
Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về những thói quen công nghệ này và cách bạn áp dụng chúng để nâng cao năng suất, sự tập trung trong công việc hàng ngày nhé!
