Bạn tự nhủ sẽ ghi lại sau, nhưng “sau” lại chẳng bao giờ tới. Đó là bởi trí nhớ con người không đáng tin cậy, đặc biệt khi cuộc sống bận rộn. Một thói quen thu thập thông tin tốt bắt đầu từ những lời nhắc nhở – những lời nhắc xuất hiện đúng lúc để bạn lưu lại những suy nghĩ chợt lóe.
Thói Quen Thu Thập Thông Tin Là Gì Và Vì Sao Nó Quan Trọng?
Chúng ta liên tục bị tấn công bởi vô vàn thông tin và các yếu tố gây xao nhãng – thông báo, email, quảng cáo, và sức hút không ngừng của mạng xã hội. Dòng chảy thông tin liên tục này làm phân mảnh sự chú ý, khiến chúng ta dễ dàng bỏ quên những nhiệm vụ, ý tưởng hay cam kết quan trọng. Tệ hơn nữa, những ý tưởng tuyệt vời thường xuất hiện vào lúc chúng ta ít ngờ tới nhất.
Thói quen thu thập thông tin được truyền cảm hứng từ phương pháp Getting Things Done (GTD) của David Allen, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giải phóng các nhiệm vụ và ý tưởng ra khỏi tâm trí, đưa chúng vào một hệ thống đáng tin cậy ngay khi chúng xuất hiện để giải phóng không gian tinh thần. Mặc dù có nguồn gốc từ GTD, thói quen thu thập này rất linh hoạt và có thể tích hợp vào bất kỳ hệ thống quản lý năng suất nào.
Tuy nhiên, một thói quen thu thập tốt không đơn thuần là ghi chú ý tưởng hay việc cần làm vào sổ tay, giấy ghi chú hoặc các ứng dụng ngẫu nhiên. Cách tiếp cận đó thường dẫn đến sự hỗn loạn và bỏ sót chi tiết. Thay vào đó, đó là việc chủ động và nhất quán đưa mọi thứ vào một hệ thống bên ngoài đáng tin cậy, phù hợp với lối sống và quy trình làm việc của bạn.
Điều này đảm bảo mọi thông tin được lưu trữ tại một vị trí trung tâm, giúp dễ dàng truy cập, sắp xếp và hành động khi cần. Ứng dụng Nhắc nhở (Reminders) của Apple là một công cụ tuyệt vời mà chúng tôi tin dùng như một hệ thống bên ngoài đáng tin cậy để nhanh chóng thu thập thông tin và cải thiện hệ thống quản lý kiến thức cá nhân.
Vì sao lại là Apple Reminders? Thứ nhất, nó miễn phí và trực quan, giúp bất kỳ ai sở hữu thiết bị Apple đều có thể tiếp cận. Thứ hai, nó đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị Apple, cho phép bạn ghi lại ý tưởng trên iPhone khi đang di chuyển và sắp xếp chúng sau đó trên máy Mac. Thứ ba, sự đơn giản của nó cho phép bạn nhanh chóng thêm nhiệm vụ hoặc ghi chú mà không bị sa lầy vào các tính năng không cần thiết.
Để thực sự phát huy tối đa tiềm năng của Reminders trong việc nhanh chóng thu thập thông tin, điều quan trọng là phải thiết lập nó để sử dụng tối ưu. Dưới đây là cách thực hiện.
Thiết Lập Danh Sách Thu Thập (Hộp Thư Đến) Chuyên Dụng Trong Reminders
Các danh sách trong ứng dụng Reminders là một tính năng hiệu quả để tổ chức và phân loại các nhiệm vụ liên quan. Bước đầu tiên để bắt đầu thói quen thu thập của bạn là tạo một danh sách chuyên dụng có tên Capture hoặc Inbox – hoặc tốt hơn hết, hãy đổi tên danh sách Reminders mặc định.
Bước này rất cần thiết vì danh sách Reminders mặc định là nơi các nhiệm vụ được tự động thêm vào khi sử dụng Siri hoặc các phương pháp khác. Vì vậy, mặc dù bạn có thể tạo một danh sách tùy chỉnh khác để thu thập thông tin, các nhiệm vụ của bạn sẽ không tự động được ghi lại ở đó. Đổi tên danh sách Reminders mặc định thành một cái gì đó như Inbox hoặc Capture giúp làm rõ mục đích của nó và dễ dàng tích hợp hơn vào quy trình làm việc của bạn.
Dưới đây là cách đổi tên danh sách Reminders mặc định:
- Mở ứng dụng Reminders trên máy Mac của bạn.
- Tìm danh sách Reminders mặc định trong thanh bên dưới My Lists.
- Nhấp chuột phải (hoặc control-click) vào danh sách và chọn Rename.
- Nhập một tên như Inbox hoặc Capture, chọn Color và Icon, sau đó nhấp vào OK.
Giao diện ứng dụng Apple Reminders trên MacBook hiển thị danh sách "Inbox" đã được đổi tên và tùy chọn tùy chỉnh màu sắc, biểu tượng cho danh sách thu thập thông tin.
Khi danh sách Capture chuyên dụng của bạn đã được thiết lập, nó sẽ trở thành khu vực lưu giữ tạm thời cho tất cả các nhiệm vụ và ý tưởng đến và chưa được xử lý. Hãy coi đó như một bãi chứa kỹ thuật số nơi bạn có thể nhanh chóng giải phóng bất cứ điều gì xuất hiện trong tâm trí mà không cần lo lắng về việc sắp xếp ngay lập tức.
Trong tương lai, bất cứ khi nào bạn sử dụng Siri, tiện ích Reminders (widget), nút chia sẻ (share sheet) hoặc bất kỳ phương pháp nào khác để thêm nhiệm vụ, chúng sẽ tự động được thêm vào danh sách Inbox hoặc Capture của bạn. Từ đó, bạn có thể xem xét và tổ chức chúng vào các danh sách phù hợp trong các buổi xem xét hàng ngày hoặc hàng tuần của mình.
Lên Lịch Xem Xét Định Kỳ Để Xử Lý Các Mục Đã Thu Thập
Mục đích của việc thu thập nhiệm vụ và ý tưởng là để giải phóng chúng khỏi tâm trí bạn, đưa vào một hệ thống đáng tin cậy để bạn có thể tập trung vào những điều quan trọng nhất. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn có thể quên những mục đã thu thập và bỏ lỡ thời hạn, thì hệ thống đó chỉ hoạt động nếu bạn liên tục quay lại xem xét và tổ chức những gì đã ghi lại.
Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải lên lịch một quy trình xem xét hàng ngày hoặc hàng tuần để quản lý danh sách việc cần làm của bạn một cách nhất quán. Việc xem xét này cho phép bạn xem lại các mục đã thu thập, làm rõ mục đích của chúng và tổ chức chúng vào các danh mục hoặc dự án tương ứng. Nó cũng cho phép bạn đặt thời hạn, ủy quyền nhiệm vụ hoặc loại bỏ các mục không còn liên quan.
Tần suất xem xét của bạn sẽ phụ thuộc vào quy trình làm việc và khối lượng nhiệm vụ bạn xử lý. Bạn có thể thích xem xét nhanh hàng ngày hoặc chọn một buổi xem xét hàng tuần toàn diện hơn để lập kế hoạch. Bất kể sở thích của bạn là gì, điều quan trọng là chọn một ngày và thời gian cố định cho các buổi xem xét và tuân thủ nó.
Dưới đây là cách lên lịch xem xét hàng ngày hoặc hàng tuần trong ứng dụng Reminders:
- Mở ứng dụng Reminders và đi đến danh sách Inbox (Capture) của bạn.
- Nhấp vào dấu + (cộng) ở góc trên bên phải để thêm lời nhắc mới. Nhập tiêu đề, ví dụ như Weekly Review hoặc Daily Review, tùy theo sở thích của bạn.
- Nhấp vào biểu tượng info (i) bên cạnh lời nhắc.
- Chọn ô On a Day.
- Tiếp theo, chọn ô At a Time và chọn thời gian cụ thể bạn muốn hoàn thành việc xem xét.
- Đặt lời nhắc lặp lại để nó tự động xuất hiện trong lịch trình của bạn.
- Nhấp vào menu thả xuống repeat và chọn Custom ở dưới cùng.
- Trong menu bật lên tiếp theo, chọn Daily hoặc Weekly. Nếu bạn chọn Weekly, hãy chọn ngày trong tuần bạn muốn hoàn thành việc xem xét.
- Nhấp vào OK.
Thiết lập nhắc nhở "Weekly Review" với tần suất lặp lại hàng tuần trong ứng dụng Apple Reminders, giúp duy trì thói quen quản lý công việc định kỳ.
Bằng cách thiết lập lời nhắc xem xét định kỳ, bạn tạo ra một quy trình có cấu trúc giúp bạn liên tục xử lý và tổ chức các mục đã thu thập. Điều này cũng cho phép bạn duy trì một hệ thống thu thập sạch sẽ và có tổ chức, giảm sự lộn xộn trong tâm trí và tiếp cận mỗi ngày hoặc mỗi tuần với sự tự tin.
Các Cách Nhanh Chóng Để Ghi Chú Thông Tin Trong Apple Reminders
Việc thu thập nhiệm vụ và ý tưởng đòi hỏi tốc độ – bạn muốn thêm các mục vào Reminders nhanh nhất có thể để tránh quên chúng. Reminders cung cấp một số cách để thu thập các mục một cách dễ dàng, bao gồm:
1. Sử Dụng Spotlight để Mở Reminders Nhanh Chóng
Mặc dù Reminders hiện không cung cấp phím tắt hệ thống (như phím tắt “Quick Entry” của OmniFocus) để thêm nhiệm vụ nhanh chóng, Spotlight cung cấp một giải pháp thay thế hợp lý. Mặc dù phương pháp này liên quan đến một vài bước bổ sung so với phím tắt chuyên dụng, nhưng nó vẫn là một cách đáng tin cậy để mở Reminders nhanh chóng và bắt đầu ghi lại nhiệm vụ.
Sử dụng Spotlight Search trên macOS để nhanh chóng tìm kiếm và mở ứng dụng Apple Reminders, hỗ trợ ghi chú thông tin tức thì.
Để mở Reminders bằng Spotlight, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Command + Space trên máy Mac, sau đó gõ Reminders và nhấn Enter để mở ứng dụng và thêm nhiệm vụ của bạn.
2. Ghi Chú Rảnh Tay Với Siri
Siri là một trong những cách yêu thích để thu thập thông tin trong Reminders, đặc biệt khi đôi tay của bạn đang bận. Đơn giản chỉ cần kích hoạt Siri bằng cách nói “Hey Siri”, sau đó là nhiệm vụ của bạn. Ví dụ:
- “Hey Siri, nhắc tôi gọi thợ sửa ống nước vào 9 giờ sáng thứ Sáu.”
- “Hey Siri, nhắc tôi gửi email cho khách hàng vào 10 giờ sáng mai.”
Nếu bạn đã đổi tên danh sách Reminders mặc định của mình thành Capture hoặc Inbox (như đã mô tả ở trên), bất kỳ nhiệm vụ nào được thêm thông qua Siri sẽ tự động đi thẳng vào danh sách này.
3. Thiết Lập Widget để Truy Cập Nhanh
Thêm các tiện ích tương tác vào màn hình nền máy Mac của bạn sẽ tạo ra một lối tắt trực quan giúp các công cụ yêu thích của bạn luôn trong tầm tay. Việc thêm tiện ích Reminders vào màn hình nền cho phép bạn nhanh chóng xem, đánh dấu hoàn thành và mở ứng dụng.
Widget Apple Reminders trên màn hình desktop macOS giúp người dùng xem nhanh các nhắc nhở và thêm mục mới một cách tiện lợi, tối ưu thói quen thu thập.
Để thêm tiện ích Reminders vào màn hình nền máy Mac, hãy nhấn Control-click vào hình nền máy tính và chọn Edit Widgets để mở trình duyệt tiện ích. Tìm kiếm Reminders, sau đó chọn kích thước tiện ích bạn muốn và kéo nó vào màn hình nền của bạn.
Mặc dù tiện ích Reminders chủ yếu cho phép bạn xem và đánh dấu hoàn thành nhiệm vụ trực tiếp, bạn cũng có thể nhấp vào tiện ích để nhanh chóng mở ứng dụng Reminders và thêm các mục mới như bình thường.
Một thói quen thu thập thông tin mạnh mẽ là một thủ thuật năng suất có thể giúp bạn lấy lại sự minh mẫn tinh thần và tập trung vào những điều quan trọng nhất. Với những mẹo này, bạn có thể dễ dàng sử dụng ứng dụng Reminders để thu thập và sắp xếp nhiệm vụ trên iPhone và Mac, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc cá nhân.
