Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” (all-in-one productivity apps) thường được quảng cáo là giải pháp tối ưu cho mọi vấn đề quản lý công việc và cuộc sống của bạn. Về lý thuyết, ý tưởng này nghe có vẻ tuyệt vời: một công cụ duy nhất để theo dõi mọi thứ, từ danh sách việc cần làm, lịch trình, ghi chú cho đến quản lý dự án phức tạp. Tuy nhiên, thực tế trải nghiệm lại cho thấy điều ngược lại. Dù hứa hẹn mang đến sự đơn giản và hiệu quả, nhiều ứng dụng đa năng này lại không hoạt động như mong đợi, thậm chí còn gây ra nhiều phiền toái hơn.
Tại Sao Ứng Dụng Năng Suất “Tất Cả Trong Một” Không Hiệu Quả?
Những công cụ “all-in-one” được thiết kế để bao gồm nhiều tính năng cùng lúc, nhưng chính sự đa dạng này lại trở thành rào cản lớn đối với năng suất thực sự của người dùng.
Giao Diện Cồng Kềnh và Quá Tải Tính Năng
Khi sử dụng các ứng dụng năng suất “tất cả trong một”, bạn sẽ có quyền truy cập vào vô số tính năng: lịch, danh sách việc cần làm, công cụ ghi chú, và nhiều hơn thế nữa. Ban đầu, cảm giác như bạn đã tìm thấy “chén thánh” của quản lý dự án. Nhưng cảm giác đó sẽ nhanh chóng tan biến khi bạn bắt đầu thực sự sử dụng (hoặc cố gắng sử dụng) chúng.
Nhiều ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có giao diện người dùng lộn xộn, đặc biệt là các ứng dụng mới chưa có đủ thời gian để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng. Các bảng điều khiển có thể cảm thấy cồng kềnh, và việc điều hướng có thể trở nên khó khăn hơn mức cần thiết. Ngay cả một số ứng dụng đơn giản hơn cũng có thể trở nên quá tải khi có quá nhiều tính năng. Chúng đã đủ khó chịu khi sử dụng trên máy tính để bàn, nhưng các ứng dụng di động của chúng thường còn tệ hơn. Điều này gây thất vọng lớn nếu bạn muốn theo dõi công việc của mình khi đang di chuyển.
Giao diện cài đặt cộng tác tài liệu của ứng dụng Spike, một ví dụ về tính năng phức tạp trong app năng suất đa năng.
Gây Choáng Ngợp và Giảm Sút Năng Suất Thực Tế
Một trong những sai lầm mà nhiều người mắc phải khi nói đến năng suất là cố gắng làm cho nó trở nên quá phức tạp. Một số người (và nhà sáng lập ứng dụng) buồn thay lại nghĩ rằng càng nhiều tính năng thì một ứng dụng càng tốt. Tuy nhiên, điều xảy ra trên thực tế lại hoàn toàn ngược lại. Thay vì trở thành “thần năng suất”, bạn thường xuyên cảm thấy choáng ngợp và kiệt sức.
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” thường gây choáng ngợp, và đôi khi bạn không biết nên bắt đầu từ đâu. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể cảm thấy mình cần phải sử dụng mọi tính năng, dẫn đến việc ít công việc thực sự được hoàn thành hơn và nhiều thao tác “bảo trì” vô nghĩa hơn.
Notion là một ví dụ điển hình. Mặc dù là một công cụ tuyệt vời để ghi chú, nhưng đối với nhiều người, nó trở nên quá phức tạp để tổ chức cuộc sống cá nhân. Cảm giác phải sử dụng mọi loại template, xây dựng các hệ thống phức tạp đôi khi khiến người dùng mất tập trung vào công việc chính. Các công cụ email có tính năng năng suất, như Spike, cũng gây ra hiệu ứng tương tự. Việc mở một ứng dụng và bị tấn công bởi hàng loạt tính năng mới hiếm khi dẫn đến năng suất thực sự.
Tính Ổn Định và Độ Tin Cậy Thấp
Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực công nghệ và viết bài về các ứng dụng khác nhau, chúng tôi đã chứng kiến nhiều sự chuyển đổi và sự ra đời, biến mất của vô số ứng dụng. Do đó, chúng tôi luôn rất hoài nghi về bất kỳ xu hướng hoặc công cụ mới nào chưa trải qua thử thách của thời gian. Làn sóng AI cuối năm 2022 và đầu năm 2023 là một ví dụ: rất nhiều ứng dụng đã ra đời nhưng không còn tồn tại.
Theo đánh giá của chúng tôi, nhiều ứng dụng năng suất “tất cả trong một” mới ra mắt thường không đủ ổn định để sử dụng lâu dài. Thật khó để tin tưởng một công cụ tuyên bố sẽ giải quyết mọi vấn đề của bạn, nhưng lại có nguy cơ cao sẽ biến mất hoặc ngừng nhận cập nhật một khi nguồn vốn đầu tư cạn kiệt. Ngay cả khi về mặt kỹ thuật, bạn vẫn có thể sử dụng công cụ đó, bạn không muốn tự mình đối mặt với một trong những nguồn malware phổ biến nhất (ví dụ, ứng dụng không còn được hỗ trợ có thể không an toàn).
Trước khi sử dụng bất kỳ công cụ nào thường xuyên, đặc biệt là phần mềm năng suất, nó cần phải tồn tại ít nhất 4-5 năm. Lý tưởng nhất, chúng tôi muốn ứng dụng đó đã có lãi vào thời điểm chúng tôi bắt đầu sử dụng. Bằng cách đó, chúng tôi biết rằng nó ít có khả năng biến mất khi chúng tôi bắt đầu quen với tất cả các tính năng của nó.
Ngoài việc không chắc chắn về khả năng tồn tại lâu dài, các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” thường quá không đáng tin cậy trong quá trình sử dụng thực tế. Ví dụ, tình trạng treo ứng dụng (crash) thường xuyên xảy ra hơn so với các ứng dụng chuyên biệt. Hơn nữa, chúng tôi đã gặp các trường hợp thông tin không đồng bộ hoặc bị xóa. Một phiền toái khác thường xuyên gặp phải là tài khoản thường xuyên bị đăng xuất, và người dùng cần đăng nhập lại mỗi khi mở ứng dụng. Nếu bạn đang cố gắng lên kế hoạch cho ngày của mình, việc liên tục phải đăng nhập là điều cuối cùng bạn muốn làm.
Áp Lực Tạo Ra “Hệ Thống Hoàn Hảo”
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có một loạt tính năng hấp dẫn khiến bạn khó lòng không sử dụng một số trong số đó. Ngoài ghi chú, lịch và danh sách việc cần làm, bạn có thể làm cho các tác vụ của mình trông đẹp mắt hơn với các biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban mang tính thẩm mỹ cao. Mặc dù điều này nghe có vẻ tuyệt vời về mặt lý thuyết, nhưng bạn sẽ thường làm ít việc hơn so với việc giữ mọi thứ đơn giản.
Ví dụ bảng Kanban trực quan hóa công việc trong ứng dụng ghi chú Obsidian, thể hiện xu hướng phức tạp hóa hệ thống quản lý năng suất.
Khi sử dụng các công cụ này, bạn sẽ thường cảm thấy mình cần có một “hệ thống hoàn hảo”. Trừ khi bạn đã tối ưu hóa hoàn hảo các tác vụ của mình và sử dụng sự phối màu lý tưởng, bạn có thể cảm thấy việc thực hiện các tác vụ đã liệt kê là lãng phí thời gian. Bạn có thể tạo ra một hệ thống hoàn hảo vài lần, nhưng cuối cùng, bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi vì phải duy trì nó. Đôi khi, bạn sẽ có những tháng khó khăn hơn, và đến một lúc nào đó, bạn có thể tự hỏi liệu mình có thực sự cần nhiều “chuông và còi” đến vậy không. Giữ mọi thứ đơn giản và thực hiện công việc là một trong những chiến thuật năng suất tốt nhất.
Giải Pháp: Năng Suất Đến Từ Sự Đơn Giản và Ứng Dụng Chuyên Biệt
Mặc dù bạn nên cố gắng tránh chuyển đổi ngữ cảnh (context-switching) càng nhiều càng tốt, nhưng bạn thường có thể đạt được kết quả năng suất tuyệt vời với các ứng dụng đơn giản. Thay vì sử dụng một công cụ năng suất “tất cả trong một”, hãy cân nhắc sử dụng các ứng dụng chuyên biệt cho từng mục đích:
- Quản lý danh sách việc cần làm (to-do lists): Todoist hoặc Things 3 (hoặc thậm chí là các danh sách việc cần làm trên giấy).
- Quản lý thời gian: Google Calendar hoặc Apple Calendar.
- Lập kế hoạch deadline dài hạn: Asana.
- Ghi chú: Google Keep, Notion (với mục đích ghi chú thuần túy), hoặc Apple Notes.
Khối thời gian "Deep Work" được lên lịch trên ứng dụng lịch, minh họa cách sử dụng app chuyên biệt để quản lý thời gian hiệu quả.
Trừ khi bạn đang thực hiện một công việc thực sự chuyên biệt, bạn không cần quá nhiều công cụ khác. Bạn thường sẽ cảm thấy thoải mái hơn sau khi chuyển sang một hệ thống dễ dàng hơn, đồng thời việc duy trì nó cũng trở nên đơn giản hơn. Kết quả là, bạn sẽ đạt được năng suất cao hơn về lâu dài.
Kết Luận
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có thể phù hợp với một số ít người dùng cá biệt, nhưng chúng thường quá phức tạp đối với người dùng trung bình. Bạn không cần một công cụ làm được mọi thứ, và trên thực tế, việc sử dụng một công cụ như vậy có thể khiến bạn choáng ngợp hơn. Thay vào đó, bạn cần một hệ thống đơn giản mà bạn có thể gắn bó và duy trì đều đặn.
Bạn đã từng thử các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” chưa? Kinh nghiệm của bạn thế nào? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về chủ đề này trong phần bình luận bên dưới và đừng quên khám phá thêm các bài viết về tối ưu năng suất trên thuthuatmobile.net!
