Microsoft Office đã trở thành công cụ không thể thiếu trong công việc và học tập suốt nhiều thập kỷ. Với tuổi đời lâu như vậy, bạn có thể nghĩ rằng không còn bất ngờ nào nữa. Tuy nhiên, vẫn có những tính năng tưởng chừng như “bí mật” hoặc ít được biết đến, có khả năng cắt giảm hàng giờ công sức chỉ với vài cú nhấp chuột. Chúng khiến công việc trở nên dễ dàng hơn đến mức gần như cảm thấy như đang “gian lận”, giúp bạn tăng năng suất và hiệu quả đáng kể. Thuthuatmobile.net sẽ cùng bạn khám phá 8 thủ thuật Microsoft Office đỉnh cao mà có thể bạn chưa từng sử dụng, giúp tối ưu hóa trải nghiệm làm việc của mình.
1. Cửa sổ nổi (Pop Out Panes) trong Word, Excel, PowerPoint
Khi bạn làm việc với các tài liệu dài hoặc bộ dữ liệu lớn, việc có một cái nhìn rõ ràng về tài liệu luôn là yếu tố quan trọng. Một số công cụ trong Microsoft Office, như ngăn Editor trong Word hay Clipboard, đều có thể được di chuyển và đặt ở bất kỳ vị trí nào trên màn hình làm việc của bạn.
Cách Sử Dụng Cửa Sổ Nổi
Bất kỳ mục menu nào có tùy chọn Move (Di chuyển) đều có thể được tách ra và đặt ở bất cứ đâu trên màn hình Office. Ngoài việc mang lại cái nhìn tốt hơn, tính năng này còn giúp giải phóng không gian màn hình. Bạn cũng có thể thay đổi kích thước của một số ngăn bằng cách kéo viền của chúng.
Tùy chỉnh cửa sổ Copilot trong Microsoft Word để tối ưu không gian làm việc
Với vai trò là một biên tập viên, tôi thường xuyên di chuyển và thay đổi kích thước ngăn Copilot để có thêm không gian trống cho tài liệu. Chỉ cần chọn mũi tên xuống trên ngăn Copilot và sử dụng biểu tượng bốn mũi tên để di chuyển phiên bản thu nhỏ của ngăn đến bất cứ đâu trên màn hình. Đây là một thủ thuật đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích để tối ưu giao diện làm việc của bạn.
2. Điều hướng bằng phím Alt (Alt Key Navigation) trong Word, Excel, PowerPoint
Phím Alt chính là cánh cửa bí mật dẫn đến các phím tắt bàn phím trong Microsoft Office. Chỉ với một lần nhấn, bạn có thể truy cập bất kỳ lệnh nào trên thanh Ribbon mà không cần dùng chuột để điều hướng. Đây là một trong những mẹo Office giúp bạn làm việc nhanh hơn đáng kể.
Cách Sử Dụng Điều Hướng Bằng Phím Alt
Nhấn phím Alt, và các tổ hợp chữ cái sẽ xuất hiện trên mọi nút trên thanh Ribbon. Điều này mở khóa các phím tắt bàn phím cho mọi thứ trong Office. Ví dụ, Alt + H mở tab Home, Alt + N truy cập tab Insert, và Alt + P đưa bạn đến Page Layout. Khi đã ở trong một tab, nhiều chữ cái khác sẽ xuất hiện cho các chức năng cụ thể. Bạn sẽ hoàn thành các tác vụ chỉ trong vài giây thay vì phải tìm kiếm qua các menu bằng chuột.
Hãy tiếp tục gõ chuỗi ký tự được hiển thị cho lệnh bạn muốn. Để thoát, chỉ cần nhấn Esc.
Sử dụng phím Alt để hiển thị các phím tắt nhanh trên Ribbon trong Microsoft Office
Khi tôi bắt đầu sử dụng các phím tắt Alt, quy trình làm việc của tôi tăng tốc ngay lập tức. Không còn phải nhấp chuột lòng vòng trên thanh Ribbon, và tôi cũng không cần phải ghi nhớ hàng loạt phím tắt bàn phím phức tạp của Microsoft Office. Bạn cũng có thể sử dụng các phím mũi tên trái và phải để di chuyển qua các tab Ribbon sau khi nhấn Alt. Đây thực sự là một thủ thuật tăng năng suất đáng học hỏi.
3. Dán Đặc biệt > Chuyển vị (Paste Special > Transpose) trong Excel, Word
Nếu bạn từng cần chuyển đổi hàng thành cột hoặc ngược lại, Transpose (Chuyển vị) chính là lựa chọn lý tưởng. Trong Excel, thao tác này sẽ xoay hướng dữ liệu của bạn ngay lập tức, tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc nhập lại thủ công.
Cách Sử Dụng Paste Special > Transpose trong Excel
Chọn và Sao chép (Copy) vùng dữ liệu bạn muốn xoay. Nhấp chuột phải vào vị trí bạn muốn dán. Chọn Paste Special > Transpose (hoặc từ danh sách thả xuống Paste trên tab Home, tìm biểu tượng Transpose). Cuối cùng, nhấp OK.
Mặc dù có nhiều cách để dán văn bản trong Word, nhưng Word lại không có tùy chọn Transpose trực tiếp. Để khắc phục, bạn có thể dán danh sách của mình vào Excel, thực hiện chuyển vị tại đó, sau đó sao chép lại vào Word. Bất cứ khi nào cần sắp xếp lại dữ liệu, tính năng Transpose này luôn giúp tôi tiết kiệm thời gian và tránh được sự khó chịu.
4. Cọ Định dạng (Format Painter) trong Word, Excel, PowerPoint
Bạn không cần phải lặp đi lặp lại các bước định dạng giống nhau nữa. Tính năng Format Painter (Cọ Định dạng) sẽ sao chép tất cả các kiểu định dạng từ một vị trí và áp dụng chúng sang nơi khác chỉ với một thao tác đơn giản. Nó có thể sao chép loại font, kích thước, màu sắc, kiểu in đậm và nghiêng, tô sáng văn bản, định dạng đoạn văn, và thậm chí cả viền ô trong Excel. Đây là một công cụ tuyệt vời để duy trì sự nhất quán về phong cách trong tài liệu.
Cách Sử Dụng Format Painter
Chọn văn bản hoặc đối tượng có định dạng bạn muốn sao chép. Nhấp vào Format Painter (biểu tượng cây cọ) trên tab Home. Con trỏ của bạn sẽ biến thành một cây cọ.
Tô sáng hoặc nhấp vào vị trí bạn muốn áp dụng định dạng. Để áp dụng cho nhiều mục tiêu, nhấp đúp vào Format Painter, sau đó bạn có thể “quét” định dạng đến bất cứ đâu bạn muốn. Nhấn Esc để dừng.
Là một người chuyên nghiệp làm việc với tài liệu, tôi tin tưởng vào công cụ Microsoft Office này để tiết kiệm thời gian định dạng và giữ cho phong cách tài liệu nhất quán mà không gặp rắc rối. Chỉ với một “nét cọ”, mọi thứ sẽ khớp nhau hoàn hảo, giúp tăng năng suất làm việc đáng kể.
5. Từ điển Đồng nghĩa (Thesaurus and Synonyms) trong Word, Excel, PowerPoint
Kể từ khi Microsoft ngừng hỗ trợ tính năng Smart Lookup tiện dụng, người dùng Office đã tìm kiếm một giải pháp thay thế. Rất may, tính năng Từ điển Đồng nghĩa (Thesaurus and Synonyms) vẫn còn đó, giúp bạn mở rộng vốn từ vựng và làm cho văn bản trở nên phong phú hơn.
Bạn có thể truy cập các từ đồng nghĩa theo hai cách: chọn một từ hoặc cụm từ, nhấp chuột phải và chọn Synonyms (Từ đồng nghĩa). Ngoài ra, bạn có thể vào tab Review (Xem lại) và nhấp vào Thesaurus (Từ điển). Một ngăn sẽ mở ra ở phía bên phải tài liệu của bạn với các từ liên quan mà bạn có thể chèn trực tiếp vào văn bản.
Giao diện tính năng Từ điển Đồng nghĩa trong Microsoft Office hiển thị các từ gợi ý
Tính năng này đặc biệt hữu ích đối với tôi với tư cách là một người viết. Tôi có thể nhanh chóng tìm kiếm các từ tương tự và sử dụng chúng để làm cho văn xuôi của mình bớt đơn điệu hơn. Đây là một mẹo Office nhỏ nhưng có võ, giúp cải thiện chất lượng nội dung của bạn.
6. Chuyển Văn bản thành Cột (Text to Columns) trong Excel, Word
Text to Columns (Chuyển Văn bản thành Cột) là tính năng biến dữ liệu lộn xộn, nối liền nhau thành các cột riêng biệt, có tổ chức. Tính năng này là thiết yếu khi làm việc với dữ liệu nhập khẩu thường đến trong một cột duy nhất nhưng cần được chia tách dựa trên các dấu phân cách như dấu phẩy, khoảng trắng hoặc tab.
Cách Sử Dụng Text to Columns trong Word & Excel
Trong Excel, chọn cột dữ liệu của bạn và đi tới Data (Dữ liệu) > Text to Columns (Văn bản thành cột). Chọn xem dữ liệu của bạn có được phân tách (bởi các ký tự cụ thể) hay có độ rộng cố định, sau đó làm theo hướng dẫn để chỉ định cách bạn muốn chia dữ liệu.
Tính năng Chuyển văn bản thành cột trong Microsoft Office giúp tách dữ liệu
Word cũng cung cấp một tính năng tương tự cho bảng. Chọn văn bản của bạn, đi tới Insert (Chèn) > Table (Bảng) > Convert Text to Table (Chuyển văn bản thành bảng), và chỉ định dấu phân cách của bạn. Thao tác này sẽ biến các danh sách hoặc giá trị được phân cách bằng dấu phẩy thành các bảng được định dạng đúng cách ngay lập tức.
Tôi sử dụng Text to Columns bất cứ khi nào tôi nhận được dữ liệu không gọn gàng. Ví dụ, để tách họ và tên hoặc tách riêng các địa chỉ. Tùy chọn này nổi bật hơn trong Excel, tất nhiên. Vì vậy, nếu bạn đang làm việc với các tác vụ liên quan đến dữ liệu lớn, hãy chuyển văn bản của bạn sang Excel để tiết kiệm thời gian đáng kể.
7. Nhập Dữ liệu Đa Ô (Multi-Cell Data Entry) trong Excel, Word
Bạn muốn nhập cùng một giá trị vào nhiều vị trí cùng lúc? Excel có một thủ thuật tiện lợi giúp tiết kiệm một lượng thời gian khổng lồ trong các tác vụ nhập liệu. Đây là một trong những tính năng ẩn giúp tăng năng suất trong Microsoft Office mà ít người biết đến.
Cách Sử Dụng Nhập Dữ liệu Đa Ô trong Excel
Để điền cùng một dữ liệu vào nhiều ô trong Excel, trước tiên hãy chọn các ô bạn muốn (bạn có thể giữ phím Ctrl và nhấp để chọn các ô không liền kề). Tiếp theo, gõ dữ liệu của bạn vào ô đang hoạt động (ô cuối cùng có viền đôi) và nhấn Ctrl + Enter. Thao tác này sẽ điền dữ liệu đó vào tất cả các ô đã chọn.
Nhập cùng một dữ liệu vào nhiều ô trong Excel bằng cách chọn và nhấn Ctrl + Enter
Để điền dữ liệu vào bảng tính của bạn nhanh hơn, bạn có thể sử dụng các tính năng Flash Fill và Auto Fill kết hợp.
Dán văn bản vào nhiều ô trong bảng Word hoạt động hơi khác một chút. Chọn và sao chép văn bản; sau đó chọn các ô trống mà bạn muốn chèn. Nhấn Ctrl + V hoặc nhấp vào Paste (Dán) để điền vào các ô đã chọn. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Clipboard để dán bất kỳ đoạn văn bản nào vào nhiều ô bằng cách chọn các ô cụ thể trước. Tôi thường sử dụng nhập dữ liệu đa ô để đánh dấu tất cả các tác vụ đã hoàn thành hoặc điền cùng một ngày trên nhiều hàng.
8. Đọc chính tả (Dictation) trong Word, Outlook, PowerPoint
Tính năng Đọc chính tả đặc biệt mạnh mẽ khi soạn thảo email trong Outlook, tạo nội dung trình chiếu trong PowerPoint hoặc viết các tài liệu dài trong Word khi việc gõ bàn phím trở nên tẻ nhạt. Và nó còn có thể bảo vệ bạn khỏi các chấn thương do căng thẳng lặp đi lặp lại.
Cách Sử Dụng Đọc chính tả
Nhấp vào biểu tượng Microphone (Micro) trong tab Home hoặc nhấn Windows + H để bắt đầu đọc chính tả. Nói một cách tự nhiên, và Office sẽ chuyển đổi giọng nói của bạn thành văn bản theo thời gian thực. Bạn cũng có thể sử dụng các lệnh thoại cho dấu câu và định dạng, chẳng hạn như nói “chấm”, “phẩy” hoặc “xuống dòng”. Các lệnh thoại trong công cụ Đọc chính tả của Microsoft Office rất dễ nhớ và dễ sử dụng.
Sử dụng tính năng Transcribe trong Microsoft Word để chuyển đổi giọng nói thành văn bản
Tính năng Đọc chính tả ngày càng tốt hơn với mỗi phiên bản Microsoft Office. Tính năng này hoạt động trên nhiều ứng dụng Office và hỗ trợ nhiều ngôn ngữ cũng như giọng điệu khác nhau.
Tôi sử dụng đọc chính tả khi tôi muốn nhanh chóng ghi lại ý tưởng của mình, đặc biệt là cho các email dài hoặc các bản nháp đầu tiên.
Nằm bên dưới nút Đọc chính tả là tùy chọn Transcribe (Phiên âm) (chỉ có trong Word). Vì nói (hoặc ghi âm bất kỳ âm thanh nào) nhanh hơn gõ phím, tôi sử dụng tính năng phiên âm giọng nói trong Word để chuyển đổi nhật ký giọng nói của mình thành ghi chú hoặc tạo biên bản cuộc họp dễ tiếp cận. Bạn sẽ cần đăng ký Microsoft 365 để sử dụng Transcribe.
Hầu hết chúng ta chỉ mới chạm đến bề mặt khi sử dụng Microsoft Office. Bên cạnh Excel, một công cụ mạnh mẽ theo đúng nghĩa của nó, các ứng dụng khác như Word, PowerPoint, Outlook, v.v., cũng có đủ các tính năng ít được đánh giá cao mà chúng ta thường bỏ qua. Mỗi mẹo và thủ thuật Microsoft Office này đều thân thiện với người mới bắt đầu nhưng lại mang lại hiệu quả lớn về thời gian tiết kiệm và sự khó chịu được loại bỏ. Hãy khám phá và áp dụng chúng vào công việc hàng ngày để thấy rõ sự khác biệt trong năng suất và trải nghiệm của bạn. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về những tính năng này và liệu chúng có giúp bạn tăng năng suất không nhé!
