Mỗi buổi sáng của bạn có bắt đầu bằng một “cơn lũ” email, khiến danh sách việc cần làm (to-do list) bị xáo trộn và kế hoạch trong ngày đổ vỡ? Đừng lo lắng, bạn không đơn độc. Với nhịp sống số hối hả ngày nay, hộp thư đến dường như là trung tâm của mọi hoạt động, nhưng cũng chính là nguồn cơn gây xao nhãng và căng thẳng. Tuy nhiên, có một thói quen đơn giản nhưng mang lại hiệu quả bất ngờ: ngừng kiểm tra email trước buổi trưa. Kể từ khi áp dụng nguyên tắc này, những giờ yên tĩnh buổi sáng đã trở thành tài sản riêng của tôi, và kết quả là năng suất làm việc của tôi đã tăng lên đáng kể, vượt xa mọi mong đợi. Hãy cùng khám phá những thay đổi tích cực đã diễn ra và làm thế nào bạn cũng có thể áp dụng thói quen này để tối ưu hóa ngày làm việc của mình.
Điều Gì Đã Thay Đổi Kể Từ Khi Áp Dụng Thói Quen Này?
Trước khi bắt đầu thử nghiệm này, tôi đã lường trước được một số lợi ích nhất định, chẳng hạn như tăng cường khả năng tập trung. Tuy nhiên, nhiều thay đổi khác đã thực sự khiến tôi ngạc nhiên và nhận ra giá trị to lớn của việc đặt ra giới hạn với các công cụ kỹ thuật số như email.
1. Giảm Khả Năng Phản Ứng Tức Thì
Kiểm tra email ngay khi vừa thức dậy có tác động tương tự như việc tôi từng làm với các thông báo điện thoại. Thay vì hoàn thành những nhiệm vụ thiết yếu giúp tôi tiến gần hơn đến mục tiêu, tôi thường thấy mình rơi vào trạng thái “phản ứng” liên tục. Tôi quan tâm đến việc “dập lửa” những vấn đề cấp bách hơn là đặt nền móng cho bất kỳ điều gì có ý nghĩa lâu dài.
Hộp thư đến Gmail với nhiều email chưa đọc, thể hiện sự quá tải thông tin và cần quản lý email hiệu quả để tăng cường sự tập trung.
Rất nhiều email thực ra không khẩn cấp như tôi nghĩ. Ngay cả khi ai đó yêu cầu tôi phản hồi “càng sớm càng tốt”, số lần tôi thực sự cần làm điều đó chỉ đếm trên đầu ngón tay. Ngoài việc không hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào mình đã đặt ra, tôi cũng dần cảm thấy bực bội với người khác vì những gián đoạn này. Vì không còn kiểm tra email trước buổi trưa, tôi trở nên điềm tĩnh hơn rất nhiều khi cuối cùng mở hộp thư đến, tôi có thể tiếp cận mọi tin nhắn một cách logic và có kế hoạch hơn.
2. Giảm Căng Thẳng và Lo Lắng
Tôi từng luôn lo lắng rằng mình sẽ bỏ lỡ điều gì đó quan trọng nếu không kiểm tra email vào buổi sáng. Ví dụ, đôi khi tôi sợ rằng ai đó muốn thuê tôi cho một công việc mà tôi thực sự mong muốn, nhưng nếu tôi không phản hồi ngay lập tức, nhà tuyển dụng sẽ quên tôi và giao vị trí đó cho người khác.
Kể từ khi ngừng kiểm tra email vào buổi sáng, tôi nhận ra những lo lắng đó không hề có thật. Tôi vẫn được nhận vào những công việc thú vị, và trái ngược với những gì tâm trí tôi cố gắng nói với mình, tôi không hề làm hỏng các mối quan hệ quan trọng. Khi ít lo lắng hơn, tôi thấy dễ dàng hơn nhiều để tiếp tục giảm căng thẳng và xây dựng các thói quen email lành mạnh.
3. Tăng Hiệu Quả Làm Việc Vượt Trội
Một trong những lý do lớn nhất khiến tôi muốn đặt ra ranh giới với email ngay từ đầu là vì tôi liên tục bị xao nhãng trong công việc. Tôi luôn muốn làm việc hiệu quả và có những mục tiêu lớn, và tôi nhận thấy các thói quen công nghệ của mình – bao gồm kiểm tra email – đang cản trở tiến độ của tôi.
Tôi làm việc năng suất hơn rất nhiều khi không kiểm tra email vào buổi sáng. Tôi hoàn thành hầu hết các nhiệm vụ thiết yếu trước bữa trưa, điều này khiến tôi cảm thấy thư thái hơn trong suốt phần còn lại của ngày. Một lợi ích phụ khác là tôi cảm thấy một sự hài lòng tuyệt vời khi hoàn thành công việc, điều này thúc đẩy tôi tiếp tục.
Chuột không dây trên bàn làm việc gọn gàng trong không gian làm việc chung, biểu tượng cho môi trường làm việc hiệu quả và tối ưu năng suất.
Tôi dám khẳng định rằng việc không kiểm tra email vào buổi sáng đã mang lại nhiều lợi ích hơn bất kỳ ứng dụng tăng năng suất làm việc từ xa hay công cụ tương tự nào khác.
4. Khơi Nguồn Sáng Tạo Không Giới Hạn
Trở nên ít phản ứng hơn, hiệu quả hơn và ít lo lắng hơn là một bộ ba mạnh mẽ. Khi kết hợp lại, chúng đã tạo ra sự khác biệt lớn trong khả năng sáng tạo của tôi. Khi ở một mình với suy nghĩ của mình vào buổi sáng và làm những công việc thực sự tạo ra giá trị, tôi nảy ra vô số ý tưởng mới mỗi ngày. Trên thực tế, tôi có những ghi chú với hơn một trăm ý tưởng cho các dự án sáng tạo khác nhau của mình.
Nếu tôi hoàn thành công việc quan trọng của mình trước buổi trưa, tôi vẫn không kiểm tra email. Thay vào đó, tôi sẽ đi dạo, động não hoặc viết nhật ký. Bằng cách cho phép bộ não mình tự do suy nghĩ, tôi thường phát triển nhiều ý tưởng hơn nữa.
Ứng dụng Adobe Photoshop và Lightroom chạy trên iPad, minh họa khả năng sáng tạo không giới hạn khi có đủ không gian tinh thần và thời gian tập trung.
Ngoài việc tạo ra ý tưởng, việc không kiểm tra email vào buổi sáng có nghĩa là tôi có nhiều “băng thông” hơn cho các nhiệm vụ thiết yếu trong ngày. Vì vậy, tôi có thể cống hiến hết mình và tìm ra những khoảng trống để thử nghiệm những điều mới mẻ.
5. Cảm Giác Thư Thái Hơn, Không Còn Vội Vã
Vì lớn lên ở một thành phố lớn, tôi từng cho rằng bận rộn là trạng thái mặc định của con người. Nhưng sau khi chuyển đến một nơi ít hỗn loạn hơn, tôi dần không thích cái cảm giác mà tôi chỉ có thể mô tả là liên tục chạy đua với thời gian. Tôi không nhận ra thói quen email của mình đã góp phần vào cảm giác đó nhiều đến mức nào cho đến khi tôi từ bỏ chúng.
Tôi cảm thấy như mình có nhiều thời gian hơn. Kết quả là tôi thư thái hơn, điều này mang lại cho tôi sự tự tin rằng mình sẽ hoàn thành mọi thứ trong danh sách việc cần làm. Ngoài việc không kiểm tra email, việc giảm số lượng mục trong danh sách việc cần làm cũng đã giúp ích rất nhiều. Việc có một danh sách “không nên làm” với các thói quen có thể mang lại hiệu quả tương tự.
Bí Quyết Để Duy Trì Thói Quen “Không Email Trước Buổi Trưa”
Tôi rất muốn nói với bạn rằng tôi đã ngừng kiểm tra email một ngày và không bao giờ quay lại thói quen cũ. Tuy nhiên, đó sẽ là lời nói dối. Hành trình để đạt được điều này khá lộn xộn và mất vài tháng; có một vài điều quan trọng đã tạo ra sự khác biệt lớn nhất.
1. Áp Dụng Kỹ Thuật Time-Blocking Buổi Sáng
Mặc dù kỹ thuật time-blocking không hiệu quả với tôi trong hầu hết các trường hợp, tôi vẫn lên lịch một số khối thời gian làm việc chuyên sâu (deep work) vào sáng sớm. Tôi dành ra hai giờ không bị gián đoạn sau khi thức dậy để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày, và tôi không được phép làm bất cứ điều gì – kể cả ăn sáng – cho đến khi thời gian này kết thúc.
Sau khi khối thời gian của tôi kết thúc, tôi sẽ ăn uống và đi tập gym trước khi tiếp tục công việc vào buổi chiều. Chỉ sau đó tôi mới kiểm tra email. Mặc dù tôi có nhiều sự linh hoạt hơn vì làm việc từ xa, nhưng bạn vẫn có thể ít nhất hoàn thành công việc quan trọng ngay khi thức dậy.
Giao diện ứng dụng lịch hiển thị các khối thời gian được đặt để dành cho "deep work" (công việc chuyên sâu), minh họa kỹ thuật time-blocking hiệu quả.
Bất kỳ ứng dụng lịch nào cũng phù hợp để áp dụng time-blocking cho các phiên làm việc chuyên sâu buổi sáng của bạn. Hãy bắt đầu với 30 phút và tăng dần khi bạn cảm thấy thoải mái hơn. Khi bạn nhận được kết quả, bạn sẽ không còn cảm thấy muốn kiểm tra email vào buổi sáng nữa.
2. Sử Dụng Ứng Dụng Chặn Website và Ứng Dụng
Ý chí là hữu hạn, và tôi thà loại bỏ sự xao nhãng hơn là cố gắng chống lại nó. Tôi khuyên điều tương tự cho bất kỳ ai đang cố gắng xây dựng thói quen “không email vào buổi sáng”. Cách dễ nhất để dừng thói quen này là sử dụng một ứng dụng chặn website và/hoặc ứng dụng.
Tôi sử dụng Cold Turkey để chặn email của mình vào buổi sáng và bất kỳ website hoặc ứng dụng nào khác có thể làm tôi xao nhãng. Phiên bản miễn phí khá tốt, nhưng tôi khuyên bạn nên trả phí một lần để có phiên bản đầy đủ. Sau đó, bạn có thể lên lịch chặn theo ý muốn.
Giao diện ứng dụng Cold Turkey đang chặn các ứng dụng và website gây xao nhãng, một công cụ hữu ích để quản lý thời gian và duy trì sự tập trung.
3. Đăng Xuất và Xóa Bộ Nhớ Cache Email
Tạo ra rào cản cho bất kỳ thói quen nào bạn muốn dừng lại là rất quan trọng để hạn chế cám dỗ. Một trong những cách độc đáo nhất để làm điều đó là đăng xuất khỏi tài khoản email của bạn và xóa bộ nhớ cache. Tôi thậm chí còn đi xa hơn là xóa thông tin đăng nhập email của mình khỏi bất kỳ trình quản lý mật khẩu nào tôi sử dụng (tuy nhiên, hãy đảm bảo bạn đã ghi lại chúng ở đâu đó!).
Những điều này một mình sẽ không ngăn bạn truy cập vào tài khoản email của mình, nhưng chúng khiến việc đăng nhập trở nên khó khăn hơn. Nếu bạn giống tôi, bạn có thể truy cập email thường xuyên hơn vì bạn có thể nhìn thấy hộp thư đến ngay lập tức. Những giây phút thêm đó đủ để khiến bạn phải suy nghĩ lại.
Email là một phần không thể tránh khỏi của cuộc sống, nhưng việc quản lý chúng là rất quan trọng. Việc đặt ra các ranh giới – chẳng hạn như không nhìn vào hộp thư đến của tôi vào buổi sáng – đã thực sự thay đổi cuộc sống của tôi. Dù bạn đang học tập hay làm việc, tôi khuyên bạn nên làm điều tương tự nếu có thể; nếu không, hãy tìm một sự cân bằng phù hợp với bạn. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về thói quen kỹ thuật số này và khám phá thêm các mẹo tối ưu năng suất trên thuthuatmobile.net nhé!
