Trước đây, tôi từng lên kế hoạch chi tiết cho mỗi ngày, từng giờ một. Buổi tối hôm trước, tôi sẽ ngồi xuống và ghi ra từng hoạt động cho mỗi giờ làm việc trong một bảng Excel. Tuy nhiên, tôi đã chuyển sang một lựa chọn thay thế tốt hơn nhiều – kỹ thuật phân nhóm công việc (Task Batching) – phương pháp này ít tốn công sức hơn và phù hợp hơn với thói quen làm việc của tôi.
Phân Nhóm Công Việc (Task Batching) Là Gì?
Ngành công nghiệp quản lý thời gian và năng suất được xây dựng dựa trên ý tưởng rằng con người muốn tận dụng tối đa từng phút trong ngày. Điều này đã dẫn đến nhiều chiến lược và hệ thống khác nhau được thiết kế để tối đa hóa và tối ưu hóa những phút giây quý giá này.
Phân nhóm công việc là một trong những chiến lược hứa hẹn mang lại một ngày làm việc hiệu quả hơn. Nói một cách đơn giản, phân nhóm công việc bao gồm việc lấy các nhiệm vụ từ danh sách công việc cần làm và nhóm chúng lại với nhau dựa trên sự tương đồng hoặc loại nỗ lực cần thiết để hoàn thành chúng. Ví dụ, tất cả các nhiệm vụ liên quan đến viết email, thực hiện cuộc gọi điện thoại, hoặc động não sáng tạo đều có thể được nhóm lại để hoàn thành trong một đợt.
Ý tưởng đằng sau phân nhóm công việc là để giảm thiểu gánh nặng nhận thức do việc chuyển đổi nhiệm vụ thường xuyên, điều có thể làm giảm sự tập trung và năng suất. Bằng cách tập trung vào một loại nhiệm vụ duy nhất tại một thời điểm, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn, giảm lỗi và dễ dàng đạt được trạng thái dòng chảy (flow state) hơn.
Task Batching Khác Biệt Thế Nào So Với Time Blocking?
Phân nhóm công việc có vẻ tương tự như một kỹ thuật năng suất khác, đó là khối thời gian (Time Blocking), nhưng chúng liên quan đến hai cách tiếp cận quản lý thời gian khác nhau. Time Blocking chia một ngày thành các phần dựa trên số giờ có sẵn, với một hoạt động được gán cho mỗi giờ làm việc.
Mặt khác, phân nhóm công việc chia lịch trình dựa trên số lượng nhiệm vụ cần thực hiện và mức độ liên quan của chúng. Với phân nhóm công việc, tôi có thể làm việc trên các loại nhiệm vụ khác nhau trong thời gian cần thiết, mà không cần gán các khoảng thời gian cụ thể.
Phân nhóm công việc vẫn quan tâm đến việc chỉ định các khoảng thời gian cho các hoạt động của bạn. Nếu không, nó sẽ không phải là một kỹ thuật quản lý thời gian. Sự khác biệt là thời lượng và tần suất của các khoảng thời gian này không phải là trọng tâm chính.
Time-blocking chưa bao giờ hiệu quả với tôi. Nó mang lại rất nhiều sự tổ chức cho ngày của bạn, có lẽ là quá nhiều. Làm việc theo một lịch trình Time Blocking khiến tôi cảm thấy căng thẳng hơn, và thật bực bội khi tôi không thể hoàn thành một cuộc hẹn hoặc phải trì hoãn một nhiệm vụ mà tôi đã lên lịch trước đó.
Vì Sao Phân Nhóm Công Việc Hiệu Quả Hơn?
Phân nhóm công việc phù hợp hơn với cách tôi làm việc và là một trải nghiệm ít gây khó chịu hơn. Tôi ít khi chuyển đổi giữa các nhiệm vụ, và tôi cảm thấy thoải mái hơn khi lên lịch lại một nhóm nhiệm vụ sang một khoảng thời gian khác. Tôi có thể tập trung năng lượng tốt hơn trong suốt cả ngày, điều này khiến tôi tự tin hơn về những gì mình đã hoàn thành vào cuối ngày.
1. Giảm Thiểu Chi Phí Chuyển Đổi
Ưu điểm quan trọng nhất của phân nhóm công việc là nó ngăn chặn chi phí chuyển đổi (switching costs). Chi phí chuyển đổi hay phí chuyển dịch là tác động tiêu cực đến hiệu suất và trạng thái dòng chảy do việc chuyển đổi sự chú ý giữa các nhiệm vụ. Nếu bạn đã từng cố gắng thực hiện đa nhiệm, ví dụ như lái xe và dùng điện thoại hoặc xem phim trong khi nhắn tin, bạn sẽ nhận thấy một khoảng thời gian điều chỉnh trước khi sự chú ý của bạn có thể tập trung lại vào nhiệm vụ hiện tại.
Lịch Google Calendar với các khối thời gian được sắp xếp chặt chẽ, minh họa phương pháp Time Blocking.
Việc chuyển đổi giữa các nhiệm vụ tiêu tốn thời gian và công sức, và việc bị gián đoạn trong khi làm việc, dù chỉ trong thời gian ngắn, đã được chứng minh là khiến con người lo lắng và bực bội hơn. Phân nhóm công việc giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh bằng cách nhóm các hoạt động tương tự. Các nhiệm vụ này sẽ được hoàn thành trong một phiên làm việc tập trung, điều này thường có nghĩa là chúng tốn ít thời gian và công sức hơn để hoàn thành.
Để tránh bị phân tâm, bạn nên thông báo giờ làm việc tập trung của mình cho gia đình và đồng nghiệp.
2. Tính Linh Hoạt Vượt Trội
Phân nhóm công việc là một kỹ thuật năng suất linh hoạt hơn Time Blocking. Tôi có thể linh hoạt với các khoảng thời gian được gán cho các hoạt động, điều này đặc biệt tuyệt vời cho các nhiệm vụ sáng tạo. Ví dụ, tôi có thể chỉ định một khối Viết lách và quyết định hoãn các nhiệm vụ khác cho đến khi tôi hoàn thành tất cả các nhiệm vụ viết lách trong ngày.
Trong khi nên tránh gián đoạn càng nhiều càng tốt, phân nhóm công việc thường kiên cường hơn trước những sự gián đoạn không thể tránh khỏi so với Time Blocking. Khi một sự gián đoạn xảy ra, tôi có thể tạm dừng và tiếp tục nhóm công việc mà không làm gián đoạn hoàn toàn quy trình làm việc của mình hoặc cần phải lên kế hoạch lại toàn bộ ngày.
3. Năng Suất Được Cải Thiện Rõ Rệt
Mặc dù điều này có phần chủ quan, tôi đã đạt được nhiều thành công hơn với phân nhóm công việc so với Time Blocking. Tôi hoàn thành các nhiệm vụ trong thời gian kỷ lục với ít nỗ lực hơn. Làm việc theo từng nhóm nhiệm vụ cũng có nghĩa là thời gian của tôi dễ theo dõi hơn, và tôi có thể nhanh chóng biết mình đang dành phần lớn thời gian cho việc gì.
Điều quan trọng là phải lên lịch các khoảng thời gian nghỉ ngơi đều đặn để duy trì mức năng lượng và tránh kiệt sức, bất kể bạn sử dụng phương pháp năng suất nào.
Tôi cũng có thể lên lịch các hoạt động ít tốn sức hơn vào những khoảng thời gian mà mức năng lượng của tôi thấp nhất.
4. Kỳ Vọng Thực Tế Hơn
Với Time Blocking, tôi có xu hướng lấp đầy từng giây bằng hoạt động và ép mình phải làm việc hiệu quả ngay cả khi điều đó không hợp lý. Tôi muốn trở thành một người đa tài và cố gắng sắp xếp một hoạt động từ mỗi sở thích của mình vào một ngày. Điều đó tốn thời gian, quá tải và hầu như không mang lại kết quả.
Mặt khác, phân nhóm thời gian giúp tôi giữ vững thực tế. Các nhiệm vụ thường mất nhiều thời gian hơn tôi gán cho chúng và có giới hạn về số lượng hoạt động tôi có thể đảm nhận trong một ngày. Việc tập trung năng lượng vào các nhiệm vụ quan trọng nhất có ý nghĩa hơn là dàn trải sức lực ra nhiều công việc.
Với phân nhóm công việc, tôi hiểu rõ hơn về một ngày điển hình diễn ra như thế nào, và tôi có thể đặt các ưu tiên của mình hiệu quả hơn. Tôi sử dụng Microsoft To-Do và Google Calendar, nhưng có một vài công cụ quản lý thời gian khác cũng có thể hữu ích.
Bất chấp những gì Cal Newport và các chuyên gia năng suất khác nói, việc lên lịch từng phút trong thời gian của bạn sẽ không phù hợp với tất cả mọi người, đặc biệt là những người cảm thấy lo lắng khi nhìn vào một lịch trình Time Blocking kín mít. Với phân nhóm công việc, dễ dàng bị cuốn vào công việc mà không cần phải xem bao nhiêu phút đã trôi qua và còn bao nhiêu thời gian, đây chắc chắn là cách tôi thích làm việc.
Phân nhóm công việc là một công cụ đáng kinh ngạc trong kho vũ khí năng suất của tôi, nhưng nó cũng không phù hợp với mọi phong cách làm việc. Đã có những lúc phân nhóm công việc không hữu ích đến vậy. Tuy nhiên, sức mạnh của phân nhóm công việc nằm ở tính linh hoạt và khả năng thích ứng của nó. Bạn có thể điều chỉnh mọi thứ cho đến khi bạn có một hệ thống phù hợp với mình.
