Trong thế giới công nghệ năng suất hiện đại, Notion đã khẳng định vị thế như một công cụ đa năng, đặc biệt được ưa chuộng cho các phiên brainstorming và tổ chức ý tưởng. Với khả năng tùy biến mạnh mẽ, Notion trở thành lựa chọn hàng đầu của nhiều cá nhân và doanh nghiệp. Gần đây, Microsoft Loop xuất hiện như một đối thủ tiềm năng, đặc biệt hấp dẫn với những ai đã “nhúng sâu” vào hệ sinh thái của Microsoft. Tuy nhiên, sau một thời gian trải nghiệm và so sánh, có thể thấy Microsoft Loop vẫn còn một chặng đường dài để bắt kịp Notion, đặc biệt trong lĩnh vực động não sáng tạo.
1. Thiếu Trang Lồng (Nested Pages) – Hạn Chế Cấu Trúc Ý Tưởng Sâu Sắc
Brainstorming hiệu quả thường đòi hỏi khả năng cấu trúc ý tưởng theo hệ thống phân cấp, cho phép người dùng ghi lại các ý tưởng phụ trong các ý tưởng chính. Cách tiếp cận phân lớp này giúp đơn giản hóa các chủ đề phức tạp, đồng thời giữ cho chúng được sắp xếp và dễ điều hướng. Thiếu tính năng trang lồng, Loop gây khó khăn trong việc đạt được chiều sâu cần thiết cho các buổi brainstorming phức tạp, nơi sự liên kết và phân cấp ý tưởng là chìa khóa.
Các trang lồng cho phép tổ chức linh hoạt, phân lớp, lý tưởng cho các buổi động não phức tạp trong Notion. Các thành phần trên trang của Loop, như bảng và danh sách (mà Notion cũng có), lại quá cứng nhắc cho mục đích này. Với các trang con của Notion, bạn có thể dễ dàng phân chia ý tưởng, từ đó nuôi dưỡng sự sáng tạo và làm rõ các khái niệm.
2. Thư Viện Mẫu (Templates) Hạn Chế Đáng Kể
Một buổi brainstorming có thể diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ hơn rất nhiều khi có một mẫu sẵn làm kim chỉ nam cho quá trình tư duy. Điều này giúp loại bỏ cảm giác choáng ngợp khi đối mặt với một trang trắng, cho phép bạn tập trung trực tiếp vào việc phát triển ý tưởng mà không cần lo lắng về cấu trúc hay định dạng.
Cả Notion và Loop đều cung cấp các mẫu cho nhiều kịch bản khác nhau, nhưng trong khi Notion có hơn 30.000 mẫu, Loop chỉ có vài chục. Lý do lớn nhất khiến Notion có nhiều mẫu đến vậy là nhờ có chợ mẫu (marketplace) riêng, điều mà Loop vẫn chưa có. Tại đây, bạn có thể tìm thấy các mẫu được tạo bởi đội ngũ Notion và cả người dùng, đảm bảo bạn có thể tìm thấy hầu hết mọi thứ cần thiết cho các buổi brainstorming, từ sơ đồ tư duy (mind maps), bảng tâm trạng (mood boards) đến công cụ theo dõi ý tưởng.
Trang thư viện mẫu phong phú của Notion hỗ trợ brainstorming hiệu quả
3. Khả Năng Nhúng (Embeds) Kém Đa Dạng
Notion cho phép bạn nhúng nhiều loại nội dung khác nhau vào các trang của mình, bao gồm bài đăng X (trước đây là tweet), thiết kế Figma, tệp Google Drive, sơ đồ tư duy Lucid Chart và các ghim Pinterest. Những nội dung nhúng này nâng cao khả năng brainstorming bằng cách cho phép bạn thêm các công cụ hỗ trợ trực quan từ nhiều nguồn khác nhau. Loop còn hạn chế về mặt này; các nội dung nhúng không được hỗ trợ như bài đăng X và ghim Pinterest chỉ hiển thị dưới dạng các liên kết cơ bản, không tương tác được.
Khả năng nhúng ghim Pinterest trực tiếp vào Notion giúp làm giàu nội dung ý tưởng
4. Tính Năng Tự Động Hóa (Automation) Còn Cơ Bản
Cả Loop và Notion đều cung cấp các tính năng tự động hóa được tích hợp sẵn để tối ưu hóa quá trình brainstorming. Các tự động hóa này có thể hỗ trợ tổ chức ý tưởng, gửi thông báo và đồng bộ hóa với các ứng dụng bên ngoài. Chúng hoạt động dựa trên các quy tắc để kích hoạt hành động khi một sự kiện cụ thể xảy ra.
Về mặt này, các tự động hóa dựa trên bảng của Loop còn khá cơ bản, khi các trigger (điều kiện kích hoạt) chỉ mang tính điều kiện và bạn chỉ có thể thêm một trigger duy nhất cho mỗi quy tắc. Các hành động cũng bị giới hạn trong việc gửi thông báo qua Teams hoặc email.
Ngược lại, các tự động hóa dựa trên cơ sở dữ liệu (database-based) của Notion mạnh mẽ hơn nhiều. Chúng cho phép bạn thêm các quy tắc được kích hoạt khi các điều kiện nhất định được đáp ứng hoặc theo tần suất, và bạn có thể thêm nhiều quy tắc vào một lần thiết lập. Các tự động hóa này có thể thực hiện các hành động như gửi thông báo đến Slack, Gmail hoặc Outlook, chỉnh sửa trang hoặc kích hoạt webhook cho các công cụ như Zapier.
Tạo tự động hóa Gmail trong Notion để nâng cao hiệu suất làm việc
Khả năng kích hoạt webhook đặc biệt quan trọng. Notion thực hiện điều này một cách tự nhiên, cho phép bạn xây dựng các quy trình làm việc bên ngoài. Với Loop, bạn sẽ phải tích hợp nó với Power Automate để làm được điều đó. Điều này không chỉ là một bước bổ sung mà còn phù hợp hơn với những người cảm thấy thoải mái khi ở trong hệ sinh thái của Microsoft.
5. Chi Phí AI Brainstorming Đắt Đỏ Hơn
Trí tuệ nhân tạo (AI) đã trở thành một công cụ brainstorming thiết yếu đối với nhiều người, vì nó có thể tăng tốc đáng kể quá trình này. Bạn có thể sử dụng AI để tạo hoặc phát triển ý tưởng ngay lập tức. AI thậm chí có thể giúp bạn vượt qua tình trạng bí ý tưởng hoặc cảm giác choáng ngợp khi đối mặt với một trang trắng (tương tự như các mẫu sẵn có).
Bạn có thể sử dụng Loop với Copilot, trợ lý AI của Microsoft, nhưng bạn sẽ cần trả 20 USD mỗi tháng cho gói đăng ký Copilot Pro. Đây là một mức giá khó chấp nhận, ngay cả đối với một người yêu thích các sản phẩm của Microsoft. Bạn cũng cần một gói đăng ký riêng để sử dụng Notion AI trong các trang của Notion, nhưng mức giá này phải chăng hơn nhiều, chỉ 10 USD mỗi tháng.
Giao diện gợi ý AI của Notion giúp người dùng nhanh chóng tạo ý tưởng
6. Cộng Đồng Người Dùng (Community) Chưa Phát Triển
Sự hỗ trợ từ cộng đồng của Loop thua xa Notion, đơn giản vì Notion đã có nhiều thời gian hơn để xây dựng cộng đồng của mình. Notion ra mắt vào năm 2016, trong khi Loop ra mắt vào năm 2023, điều này mang lại cho Notion lợi thế 7 năm đầu. Khoảng thời gian này là hàng năm trời các mẫu, mẹo và hướng dẫn được chia sẻ trên YouTube, các nền tảng mạng xã hội và các diễn đàn chuyên dụng.
Điều này biến Notion thành nền tảng lý tưởng để tìm kiếm các tài nguyên liên quan đến brainstorming. Cộng đồng của Loop vẫn còn sơ khai, với nội dung do người dùng tạo còn hạn chế và ít tài nguyên hơn. Với Loop, bạn sẽ chủ yếu phải dựa vào tài liệu và kênh hỗ trợ chính thức của Microsoft để được hướng dẫn trong khi cộng đồng của nó tiếp tục phát triển.
Tại thời điểm hiện tại, Loop còn thiếu tính linh hoạt và sự hỗ trợ mà Notion có. Điều này là hợp lý bởi Loop là một công cụ tương đối mới và có mục đích chính khác biệt so với Notion. Tuy nhiên, ngay cả khi xét riêng về khả năng brainstorming, những tính năng bổ sung mà Notion sở hữu vẫn tạo nên sự khác biệt lớn.
Bạn nghĩ sao về cuộc chiến công cụ năng suất này và công cụ nào bạn tin tưởng cho các buổi động não của mình? Hãy để lại bình luận phía dưới và chia sẻ ý kiến của bạn!
