Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, hộp thư đến (Inbox) của bạn có thể nhanh chóng trở thành một mớ hỗn độn nếu không được quản lý hiệu quả. Với hàng trăm email đổ về mỗi ngày, từ thư quảng cáo, bản tin, thông báo công việc cho đến thư rác, việc kiểm soát chúng trở thành một thách thức lớn. Tình trạng này không chỉ gây lãng phí thời gian mà còn làm giảm khả năng tập trung, ảnh hưởng đến năng suất làm việc của bạn.
Khái niệm “Inbox Zero” không chỉ là việc giữ hộp thư đến trống rỗng; đó là một triết lý làm việc giúp bạn kiểm soát hoàn toàn luồng email, thay vì bị chúng chi phối. Đạt được “Inbox Zero” đồng nghĩa với việc bạn có thể xử lý các email cần hành động ngay lập tức, lưu trữ những thông tin quan trọng và loại bỏ những thứ không cần thiết một cách nhanh chóng, từ đó giải phóng tâm trí để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Microsoft Outlook, một trong những nền tảng quản lý email phổ biến nhất hiện nay, cung cấp các tính năng mạnh mẽ để giúp bạn sắp xếp, lọc và xử lý email một cách thông minh. Bài viết này, dựa trên kinh nghiệm thực tế của các chuyên gia, sẽ hướng dẫn bạn 6 thủ thuật thiết lập quy tắc (rules) trong Outlook để tự động hóa quy trình quản lý email, giúp bạn đạt được “Inbox Zero” một cách hiệu quả và bền vững. Điều này sẽ giúp hộp thư của bạn luôn gọn gàng, có tổ chức và tập trung vào các tác vụ cần thiết.
Lưu ý rằng Microsoft cung cấp bốn trải nghiệm Outlook khác nhau: New Outlook, Classic Outlook, Outlook trên web, và Outlook.com. Các hướng dẫn trong bài viết này mang tính chỉ dẫn chung, một số điều hướng hoặc yếu tố trên màn hình có thể hơi khác biệt tùy thuộc vào phiên bản Outlook bạn đang sử dụng.
1. Chuyển Thư Báo Tin Tức Và Quảng Cáo Sang Thư Mục Riêng
Bạn đang tập trung cao độ vào công việc và bỗng nhiên hộp thư đến “ting” một tiếng với tiêu đề bắt mắt như “Giảm 30% – Chỉ hôm nay!”. Ngay cả khi bạn không mở, nó vẫn thu hút sự chú ý của bạn trong một tích tắc. Nhân số lần đó lên mười hoặc hai mươi email tương tự, nhiều email trong số đó không mong muốn, và bạn sẽ thấy sự tập trung của mình bị tiêu hao nghiêm trọng.
Các bản tin, cập nhật sản phẩm và email khuyến mãi có thể cung cấp thông tin hữu ích nhưng thường không mang tính khẩn cấp. Chúng cũng làm tắc nghẽn hộp thư đến, khiến bạn khó tập trung vào các tin nhắn quan trọng.
Màn hình thiết lập quy tắc mới trong Microsoft Outlook để lọc thư quảng cáo và tin tức.
Quy tắc trong Outlook cho phép bạn lọc email dựa trên từ khóa hoặc địa chỉ người gửi để chuyển chúng ra khỏi hộp thư chính của bạn. Điều này giúp giảm thiểu sự phân tâm và giúp bạn tập trung vào các cuộc giao tiếp cần hành động.
- Trong Outlook, truy cập vào Cài đặt (Settings).
- Trong cửa sổ mở ra, nhấp vào Thư (Mail) ở ngăn bên trái, sau đó nhấp vào Quy tắc (Rules).
- Nhấp vào Thêm quy tắc mới (Add new rule).
- Trong trường được đánh số 1, hãy đặt tên dễ nhận biết cho quy tắc của bạn. Ví dụ: “Lọc thư Quảng cáo”.
- Trong trường được đánh số 2, bạn cần thêm các điều kiện cho quy tắc. Bạn có thể chọn Từ (From) trong menu thả xuống và sau đó thêm các địa chỉ người gửi đã biết của các bản tin và thư quảng cáo.
- Ngoài ra, bạn có thể chọn tùy chọn Tiêu đề hoặc nội dung bao gồm (Subject or body includes) từ menu thả xuống và sau đó chỉ định các từ khóa thường có trong các email này, chẳng hạn như hủy đăng ký, ưu đãi đặc biệt, khuyến mãi, giảm giá, v.v.
- Trong trường được đánh số 3, thêm hành động sẽ xảy ra khi các điều kiện đã chỉ định ở trên được đáp ứng.
- Chọn Di chuyển đến (Move to) và sau đó thêm thư mục mà tất cả các email này sẽ được chuyển đến.
Tùy chọn, bạn cũng có thể Thêm ngoại lệ (Add an exception) nếu bạn muốn loại trừ email từ một người gửi cụ thể hoặc với các từ khóa nhất định. Nên chọn tùy chọn Chạy quy tắc ngay bây giờ (Run rule now) để quy tắc được xử lý không chỉ trên email đến mà còn trên các tin nhắn email hiện có trong hộp thư đến. Nhấp vào Lưu (Save) để hoàn tất.
Thông thường, tốt nhất là nên kết hợp các điều kiện hoặc tạo nhiều quy tắc nhắm mục tiêu các loại bản tin và chương trình khuyến mãi khác nhau để đạt được độ chính xác cao hơn. Những email này thường chiếm một phần lớn lượng thư đến, và do đó, đây có lẽ là quy tắc có tác động mạnh nhất để dọn dẹp hộp thư đến của bạn. Nó cũng cho phép bạn xử lý hàng loạt các email ít quan trọng hơn vào thời điểm phù hợp với bạn, thay vì để chúng liên tục làm gián đoạn công việc của bạn.
Tuy nhiên, quy tắc này có nguy cơ bỏ lỡ thông tin nhạy cảm về thời gian nếu bạn không kiểm tra thư mục được chỉ định đủ thường xuyên. Nếu bạn không bao giờ kiểm tra nó, nó sẽ chỉ trở thành một bãi chứa kỹ thuật số.
2. Gắn Cờ Email Từ Danh Bạ Quan Trọng Để Ưu Tiên Xử Lý Ngay Lập Tức
Một số email – như một câu hỏi từ khách hàng, một tin nhắn khẩn cấp từ sếp của bạn, hoặc một cảnh báo trang web bị lỗi từ dịch vụ lưu trữ của bạn – đòi hỏi phản hồi ngay lập tức. Bạn có thể thiết lập một quy tắc Outlook để ưu tiên các email yêu cầu hành động ngay lập tức trong khi ngăn chúng bị lạc trong mớ hỗn độn.
Tất cả những gì bạn cần làm là tạo một quy tắc áp dụng cho các email nhận được từ các địa chỉ hoặc tên miền cụ thể. Để chỉ định điều kiện, chọn Đánh dấu với tầm quan trọng (Mark with importance) trong menu thả xuống, và sau đó chỉ định tầm quan trọng là Cao (High), Bình thường (Normal), hoặc Thấp (Low). Hoặc bạn có thể chọn tùy chọn Phân loại (Categorize) để chỉ định một màu danh mục làm cho các email đó nổi bật về mặt hình ảnh trong hộp thư đến của bạn.
Cài đặt quy tắc gắn cờ hoặc phân loại email quan trọng trong Outlook để dễ dàng nhận biết.
Một số người cũng thích sử dụng tùy chọn Ghim lên đầu (Pin to top) để các email quan trọng cần được xử lý được xếp chồng lên đầu hộp thư đến của bạn. Không phải tất cả các email đều được tạo ra như nhau. Giao tiếp từ quản lý hoặc khách hàng quan trọng, các liên hệ chính hoặc báo cáo trực tiếp, hoặc bất kỳ cảnh báo email nào bạn đã đăng ký thường đòi hỏi sự chú ý nhanh hơn hoặc ưu tiên cao hơn. Quy tắc này tự động gắn cờ các email đến này và giúp bạn ưu tiên các phản hồi của mình một cách hiệu quả.
Hãy lưu ý rằng việc gắn cờ quá mức có thể dẫn đến tình trạng “báo động giả”. Nếu bạn thêm quá nhiều người hoặc sử dụng quy tắc này cho cả những người gửi bán quan trọng, sự khẩn cấp trực quan sẽ bị giảm đi. Hãy chọn lọc và xem lại danh sách của bạn hàng quý.
3. Tự Động Lưu Trữ Email Công Việc Đã Hoàn Thành
Khi bạn đã phản hồi hoặc hoàn thành một tác vụ dựa trên email, việc tự tay lưu trữ chúng có thể rất tẻ nhạt. Thay vào đó, hãy tự động hóa quy trình! Giả sử bạn đã trao đổi qua lại với một nhà cung cấp về một hóa đơn. Sau khi đã giải quyết, bạn trả lời bằng cụm từ Đã duyệt. Một quy tắc phát hiện các cụm từ kết thúc hoặc danh mục nhất định có thể chuyển nó vào thư mục Đã hoàn thành (Completed) cho bạn.
Tại nơi làm việc, nếu bạn sử dụng các công cụ quản lý dự án hoặc hệ thống ticket, bạn có thể nhận được vô số thông báo email về cập nhật, bình luận và hoàn thành tác vụ. Các email xác nhận một tác vụ đã hoàn tất hoặc một ticket đã đóng thường chỉ làm tăng sự lộn xộn. Quy tắc này đảm bảo hộp thư đến của bạn chỉ chứa các mục đang chờ xử lý trong khi tự động lưu trữ các tác vụ đã hoàn thành.
Tất cả những gì bạn cần làm là tạo một quy tắc chuyển các email đã xong vào một thư mục cụ thể. Có một vài cách để làm điều này.
Thiết lập quy tắc tự động chuyển email công việc đã hoàn thành vào thư mục lưu trữ trong Microsoft Outlook.
Có cách tiếp cận dựa trên cụm từ. Đối với quy tắc, hãy thêm các điều kiện như các cụm từ cụ thể trong nội dung như đã giải quyết, đã xong, đã hoàn thành, hoặc không cần hành động thêm và đặt hành động là di chuyển tin nhắn đến thư mục Đã hoàn thành (Completed). Ngoài ra, bạn có thể phân loại thủ công và đặt một quy tắc để di chuyển các tin nhắn thuộc một danh mục nhất định vào thư mục lưu trữ của bạn.
Một khi một tác vụ email đã hoàn thành, việc giữ nó trong hộp thư đến sẽ làm tăng sự lộn xộn trực quan. Tự động lưu trữ các email đã xong giúp duy trì sự rõ ràng trong khi vẫn giữ được hồ sơ. Quy tắc này có thể bị sai lệch nếu các cụm từ như đã hoàn thành xuất hiện trong một ngữ cảnh khác. Tốt nhất nên sử dụng nó với một loạt các bộ lọc để tránh các trường hợp dương tính giả. Bạn sẽ cần phải cảnh giác hơn một chút với quy tắc này.
4. Chuyển Hướng Email CC Sang Một Thư Mục Riêng Biệt
Trong môi trường làm việc, các thành viên trong nhóm thường CC bạn vào email để bạn nắm thông tin chứ không yêu cầu hành động trực tiếp. Bạn cũng thường được sao chép vào các bản cập nhật hoặc thông báo toàn nhóm. Việc được thông báo là hữu ích, nhưng nó lại vùi lấp các mục cần hành động thực sự của bạn dưới một biển các thông tin phụ.
Để giữ các email này tách biệt khỏi những email cần hành động, hãy tạo một quy tắc chuyển email CC vào một thư mục riêng. Bạn sẽ cần đặt điều kiện Tôi có trong danh sách CC (I’m on the cc line) với địa chỉ email của bạn và chuyển hướng các email này đến một thư mục như Email CC (CC Emails).
Cấu hình quy tắc để tự động chuyển email có bạn trong danh sách CC sang thư mục riêng trong Outlook.
Quy tắc này hoạt động tốt nhất với các ngoại lệ. Bạn có thể chọn tùy chọn Từ (From) để thêm các liên hệ chính mà bạn luôn muốn xem email CC của họ ngay lập tức. Hoặc sử dụng điều kiện Tiêu đề hoặc nội dung bao gồm (Subject or body includes) để chỉ định các từ nhất định, như “khẩn cấp” hoặc “yêu cầu hành động”, cho thấy một email được CC vẫn có thể cần sự chú ý của bạn. Và tất nhiên, nếu Tầm quan trọng (Importance) được đánh dấu là Cao (High), bạn sẽ không muốn chuyển các email CC này vì chúng có thể là ưu tiên cao.
Nếu bạn chỉ được CC, email thường mang tính tham khảo thông tin (FYI) – không yêu cầu hành động ngay lập tức. Giữ các email CC ra khỏi hộp thư chính của bạn giúp giảm bớt sự nhiễu loạn và duy trì sự tập trung vào các mục mà bạn trực tiếp chịu trách nhiệm.
Tuy nhiên, một số email được CC thực sự đòi hỏi hành động. Bạn có thể bỏ lỡ thông tin quan trọng nếu bạn cho rằng mọi email CC đều thụ động. Hơn nữa, một số người sử dụng CC không đúng cách khi họ thực sự mong đợi sự đóng góp. Do đó, chúng tôi khuyên bạn nên xem lại thư mục CC của mình vài giờ một lần, không chỉ vào cuối ngày.
5. Chặn Thư Rác (Spam) Và Email Không Mong Muốn
Bạn đã đăng ký một hội thảo trực tuyến, và bây giờ bạn nhận được các email theo dõi hàng ngày và các ưu đãi không liên quan. Bạn đã cố gắng hủy đăng ký khỏi một danh sách gửi thư, nhưng các email vẫn tiếp tục đến.
Email spam và các đăng ký không mong muốn có thể rất phiền toái. Những email này không chỉ không liên quan mà còn làm rối loạn suy nghĩ của bạn và làm mất tập trung khỏi các tác vụ có ý nghĩa. Mặc dù Outlook có bộ lọc email rác tích hợp sẵn, việc chặn rõ ràng các email spam dai dẳng và email marketing không mong muốn cung cấp một lớp bảo vệ bổ sung.
Outlook cho phép bạn chặn người gửi và lọc các loại tin nhắn cụ thể. Điều này giúp hộp thư đến của bạn sạch sẽ hơn, tiết kiệm thời gian xóa các thư không mong muốn lặp đi lặp lại và giúp giảm nguy cơ tương tác với các email lừa đảo (phishing) tiềm ẩn độc hại.
Xác định các quy tắc để lọc email chứa các từ spam phổ biến như giành giải thưởng hoặc ưu đãi có thời hạn và đặt chúng di chuyển các tin nhắn này vào thư mục Thư rác (Junk Email). Ngoài ra, mỗi khi bạn nhận được một email không mong muốn, hãy nhấp chuột phải vào email, nhấp vào Quy tắc (Rules), và sau đó nhấp vào Tạo quy tắc (Create rule). Sau đó, bạn có thể đặt Outlook chuyển tin nhắn từ người gửi này vào thư mục Thư rác – hoặc thậm chí là thư mục Mục đã xóa (Deleted Items).
Tùy chỉnh cài đặt thư rác (Junk email) và danh sách người gửi bị chặn trong Microsoft Outlook.
Ngoài ra, bạn nên thiết lập và tùy chỉnh các tùy chọn Thư rác (Junk email) trong Outlook.
- Trong Outlook, truy cập vào Cài đặt (Settings).
- Trong cửa sổ mở ra, nhấp vào Thư (Mail) ở ngăn bên trái, sau đó nhấp vào Thư rác (Junk email).
- Chọn tùy chọn ưa thích của bạn về Xử lý thư đến (Incoming mail handling) – tùy chọn Tiêu chuẩn (Standard) di chuyển các tin nhắn được xác định là thư rác vào thư mục Thư rác trong khi tùy chọn Nghiêm ngặt (Strict) chỉ gửi các tin nhắn từ người gửi và tên miền bạn đã đánh dấu là an toàn vào hộp thư đến của bạn.
- Trong phần Người gửi (Senders), bạn cũng có thể Thêm người gửi bị chặn (Add blocked sender). Điều này thêm người gửi vào danh sách Người gửi và tên miền bị chặn của bạn và các email trong tương lai từ họ sẽ đi trực tiếp vào thư mục Thư rác.
- Ngoài ra, bạn có thể chỉ định các Tùy chọn bảo mật (Security options) cũng như thêm hoặc sửa đổi người gửi an toàn.
Rủi ro lớn nhất, đặc biệt là với các quy tắc xóa hoặc cài đặt Thư rác quá mạnh, là chặn hoặc xóa các email hợp pháp. Nếu bạn quá nhiệt tình, các tin nhắn hợp pháp có thể bị xóa mà không báo trước. Luôn kiểm tra thư mục Thư rác của bạn mỗi tuần một lần để cứu bất kỳ trường hợp dương tính giả nào.
Ngoài ra, những kẻ gửi thư rác thường xuyên thay đổi địa chỉ người gửi, tên miền và dòng tiêu đề, vì vậy các quy tắc chặn thủ công có thể yêu cầu cập nhật liên tục để duy trì hiệu quả.
6. Thiết Lập Các Quy Tắc Dọn Dẹp Cuối Ngày
Đến cuối ngày làm việc, bạn đã đọc hoặc trả lời hầu hết các tin nhắn, nhưng một vài email vẫn còn đó. Chúng không cần phải nằm lại. Trước khi đăng xuất, hãy đảm bảo hộp thư đến của bạn gọn gàng bằng cách sử dụng các quy tắc dọn dẹp tự động hoặc bán tự động.
Đây thường không phải là một quy tắc tự động hoàn toàn, chạy liên tục, mà là sự kết hợp của các kỹ thuật hoặc hành động được kích hoạt thủ công. Mục tiêu là đạt được trạng thái “Inbox Zero” cuối cùng trước khi kết thúc công việc.
Ví dụ, bạn có thể định nghĩa một quy tắc di chuyển các thư đã đọc vào thư mục Lưu trữ (Archive). Sử dụng các điều kiện như Cờ (Flag) từ menu thả xuống và chọn tùy chọn Đánh dấu là đã đọc (Mark as read). Nhưng thay vì cho phép các quy tắc này chạy tự động, bạn có thể chọn chạy các quy tắc thủ công vào cuối ngày.
Giao diện quản lý các bước nhanh (Quick Steps) để tự động hóa quy trình dọn dẹp hộp thư đến trong Outlook.
Bạn cũng có thể sử dụng Các bước nhanh (Quick Steps) để tự động hóa một loạt các bước trong Outlook. Đây là một cách thực tế hơn để đạt được việc dọn dẹp cuối ngày này.
- Trong Outlook, truy cập vào Cài đặt (Settings).
- Trong cửa sổ mở ra, nhấp vào Thư (Mail) ở ngăn bên trái, sau đó nhấp vào Các bước nhanh (Quick Steps).
- Nhấp vào Thêm bước nhanh (Add quick step).
- Trong trường được đánh số 1, đặt tên dễ nhận biết cho bước. Ví dụ: “Dọn dẹp cuối ngày”.
- Trong trường được đánh số 2, thêm các hành động phổ biến mà bạn thường xuyên thực hiện vào cuối ngày. Ví dụ: “Di chuyển đến thư mục Lưu trữ”, “Đánh dấu là đã đọc”.
- Chỉ định mô tả của bước nhanh, và tùy chọn, gán một phím tắt bàn phím để thực hiện hành động nhanh hơn.
Vào cuối ngày, tất cả những gì bạn cần làm là chọn tất cả các email bạn muốn lưu trữ và kích hoạt Bước nhanh có liên quan. Một lần quét cuối cùng vào cuối ngày giúp bạn thiết lập lại và bắt đầu ngày làm việc tiếp theo với một hộp thư đến mới mẻ, không lộn xộn.
Các quy tắc này yêu cầu một số thử nghiệm và điều chỉnh. Hãy thận trọng và điều chỉnh các bộ lọc cho đến khi chúng phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Kết Luận
Các quy tắc trong Outlook cung cấp một khung làm việc mạnh mẽ để chế ngự hộp thư đến của bạn và đạt được một ngày làm việc theo triết lý “Inbox Zero”. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng đây là một hệ thống, không phải một viên đạn thần kỳ. Nó đòi hỏi thiết lập ban đầu, thỉnh thoảng điều chỉnh khi nhu cầu hoặc kiểu email của bạn thay đổi, và sự kỷ luật để kiểm tra các thư mục được chỉ định và thực hiện các thao tác dọn dẹp cuối ngày. Phần thưởng – ít căng thẳng về email hơn, tăng cường sự tập trung và thời gian phản hồi nhanh hơn – hoàn toàn xứng đáng với nỗ lực bỏ ra.
Bạn đã áp dụng thủ thuật nào để quản lý hộp thư đến của mình hiệu quả? Hãy chia sẻ những kinh nghiệm và ý kiến của bạn về các quy tắc Outlook dưới phần bình luận để cùng nhau xây dựng một cộng đồng người dùng công nghệ thông minh hơn!
