Bạn đã bao giờ ước rằng chiếc PC của mình có thể tự động xử lý những tác vụ lặp đi lặp lại hàng ngày chưa? Với Power Automate tích hợp sẵn trong Windows 11, điều này hoàn toàn có thể trở thành hiện thực, giúp máy tính làm việc thay bạn và nâng cao đáng kể năng suất. Là một chuyên gia tại thuthuatmobile.net, tôi đã áp dụng Power Automate để tự động hóa các hoạt động thường nhật, từ đó giải phóng thời gian và tối ưu hóa quy trình làm việc. Hãy cùng khám phá 5 thủ thuật tự động hóa PC hiệu quả mà tôi đã triển khai để biến chiếc máy tính của mình thành một trợ lý đắc lực.
1. Dọn dẹp Màn hình Desktop Tự động Mỗi Ngày
Mặc dù có nhiều phương pháp lưu trữ tệp tin hiệu quả hơn, màn hình desktop của tôi thường xuyên biến thành bãi đáp cho ảnh chụp màn hình, tài liệu và các tệp ngẫu nhiên suốt cả ngày, dẫn đến tình trạng lộn xộn khó kiểm soát. Để khắc phục vấn đề này, tôi đã tạo một luồng Power Automate giúp tự động sắp xếp các tệp trên desktop vào các thư mục được chỉ định chỉ với một cú nhấp chuột.
Luồng này được lên lịch chạy hàng ngày vào một thời điểm nhất định (sử dụng Windows Task Scheduler), di chuyển các tệp đến thư mục tương ứng dựa trên loại tệp. Ví dụ, tất cả các tệp .docx, .xlsx và .pdf sẽ được chuyển vào thư mục Documents; các tệp hình ảnh như .jpg và .png sẽ di chuyển vào thư mục Images; còn các tệp lối tắt .lnk sẽ được chuyển đến thư mục Shortcuts.
Việc thiết lập luồng này khá đơn giản nhờ giao diện thân thiện của Power Automate. Đầu tiên, bạn cần mở ứng dụng Power Automate for desktop và chọn New flow. Đặt tên cho luồng của bạn thật mô tả, chẳng hạn như “Desktop Cleanup”, rồi nhấp vào Create. Bạn sẽ được đưa đến bảng điều khiển chính của luồng. Tại đây, hãy sao chép và dán đoạn script sau vào khu vực luồng chính, sau đó nhấp save.
Folder.GetSpecialFolder SpecialFolder: Folder.SpecialFolder.DesktopDirectory SpecialFolderPath=> SpecialFolderPathIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\Shortcuts''') THENELSE Folder.Create FolderPath: $'''C:\Users\PC\Desktop''' FolderName: $'''Shortcuts''' Folder=> NewFolderENDFolder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.lnk;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> FilesFile.Move Files: Files Destination: $'''%SpecialFolderPath%\Shortcuts''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedFilesIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\Images''') THENELSE Folder.Create FolderPath: $'''C:\Users\PC\Desktop''' FolderName: $'''Images''' Folder=> NewFolderENDFolder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.jpg;*.png;*.webp;*.gif;*.bmp;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> ImagesFile.Move Files: Images Destination: $'''%SpecialFolderPath%\Images''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedImagesIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\Documents''') THENELSE Folder.Create FolderPath: $'''C:\Users\PC\Desktop''' FolderName: $'''Documents''' Folder=> NewFolderENDFolder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.pdf;*.doc;*.docs;*.xlsx;*.xls;*.csv;*.ppt;*.pptx;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> DocumentsFile.Move Files: Documents Destination: $'''%SpecialFolderPath%\Documents''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedDocuments Bạn có thể lên lịch để luồng này chạy tự động bằng cách sử dụng Windows Task Scheduler.
2. Kiểm soát Phiên bản Tài liệu với Tự động hóa OneDrive
Kiểm soát phiên bản không chỉ dành riêng cho các nhà phát triển; đó là một công cụ cứu cánh cho bất kỳ ai làm việc với các tệp thường xuyên được cập nhật. Trước đây, tôi rất khó theo dõi các bản sửa đổi tài liệu, thường xuyên kết thúc với nhiều phiên bản rải rác trong các thư mục khác nhau. Power Automate và OneDrive đã giúp tôi giải quyết vấn đề này.
Tôi đã thiết lập một luồng tự động sao lưu các tài liệu quan trọng của mình, bao gồm các tệp PDF và bảng tính, lên OneDrive mỗi khi chúng được sửa đổi. Luồng này giám sát các thư mục cụ thể để phát hiện thay đổi và đồng bộ hóa các tệp đã cập nhật vào các thư mục tương ứng trên đám mây.
Điều này đảm bảo rằng tôi luôn có một bản sao lưu tài liệu quan trọng của mình được cập nhật liên tục trên đám mây, giúp dễ dàng truy cập các phiên bản trước đó khi cần. Nó giống như có một trợ lý cá nhân liên tục giữ an toàn và sắp xếp các tệp của tôi mà không cần tôi phải động tay. Để thiết lập luồng này, bạn phải đăng nhập vào tài khoản OneDrive của mình trên trình duyệt.
Ngoài ra, tôi cũng đã cấu hình các phiên bản được đánh dấu thời gian trong OneDrive, cho phép tôi theo dõi các thay đổi theo thời gian. Nếu tôi vô tình ghi đè lên một tệp hoặc cần tham khảo một phiên bản cũ hơn, tôi có thể nhanh chóng truy xuất nó từ lịch sử phiên bản của OneDrive.
3. Tự động Chuyển đổi Định dạng File để Tiết kiệm Thời gian
Làm việc với các tệp có định dạng khác nhau có thể gây đau đầu, đặc biệt là khi phải chuyển đổi chúng thủ công. Tôi đã mất rất nhiều thời gian vào những tác vụ chuyển đổi tẻ nhạt này cho đến khi tôi bắt đầu sử dụng Power Automate.
Ứng dụng Power Automate desktop có sẵn một số luồng chuyển đổi tệp tích hợp. Nó sẽ giám sát một thư mục được chỉ định để tìm các tệp mới. Bất cứ khi nào một tệp được thêm vào – cho dù đó là tài liệu Word hay bản trình bày PowerPoint – luồng sẽ tự động chuyển đổi nó sang định dạng mong muốn của tôi, chẳng hạn như PDF.
Sau khi chuyển đổi, luồng sẽ di chuyển các tệp đã xử lý vào các thư mục cụ thể dựa trên loại và mục đích của chúng, giúp mọi thứ được tổ chức và dễ tìm. Tuy nhiên, yếu tố thực sự giúp tiết kiệm thời gian là bước cuối cùng: luồng tự động chia sẻ các tệp đã chuyển đổi qua email bằng Outlook. Không còn phải đính kèm thủ công hay loay hoay với đường dẫn tệp nữa. Chỉ cần thiết lập một lần và quên đi.
4. Power Automate Giúp Cân bằng Công việc và Cuộc sống
Duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống có thể là một thách thức lớn khi công việc và cuộc sống cá nhân chỉ cách nhau một cú nhấp chuột. Rất dễ bị cuốn vào các tác vụ công việc ngoài giờ quy định. Đây chính là lúc bạn cần đến sự kết hợp giữa Power Automate và Windows Task Scheduler.
Tôi đã tạo một luồng đóng các ứng dụng liên quan đến công việc như Outlook, Teams và VPN của công ty vào một thời điểm nhất định mỗi tối. Điều này giúp tôi ngắt kết nối tinh thần khỏi công việc và tận hưởng thời gian cá nhân mà không bị cám dỗ liên tục kiểm tra công việc. Luồng được kích hoạt bởi một tác vụ đã được lên lịch trong Windows Task Scheduler, đảm bảo nó chạy nhất quán vào thời điểm được chỉ định.
Tôi đã tạo luồng này bằng cách sử dụng tính năng ghi lại (record feature) trong Power Automate Desktop. Đầu tiên, tôi mở các ứng dụng muốn đóng và bắt đầu ghi lại một luồng mới. Sau đó, tôi tự đóng từng ứng dụng trong khi Power Automate ghi lại các hành động của tôi. Sau khi dừng ghi, tôi đã có một luồng cơ bản có thể tái tạo lại quy trình đóng ứng dụng của mình. Tiếp theo, tôi chỉnh sửa luồng đã ghi để thêm phần xử lý lỗi, đảm bảo luồng có thể xử lý các trường hợp như ứng dụng không được mở.
Vào cuối tuần, tôi có một luồng tương tự kích hoạt chế độ “không làm việc” nghiêm ngặt hơn. Chế độ này tự động bật trả lời tự động “vắng mặt” (out-of-office reply) trong Outlook, giúp ranh giới giữa công việc và giải trí không còn bị mờ nhạt.
5. Tự động hóa Lịch trình Cá nhân với Power Automate
Quản lý một lịch trình bận rộn đôi khi có thể giống như một công việc toàn thời gian. Tuy nhiên, tôi sử dụng Power Automate để tự động tạo các mục “to-do” từ các sự kiện trong lịch của mình. Ngay sau khi một cuộc họp mới được lên lịch, một nhiệm vụ tương ứng sẽ được thêm vào danh sách việc cần làm của tôi, giúp tôi không bao giờ quên chuẩn bị.
Sự tự động hóa này được thực hiện bởi phiên bản web của Power Automate (không phải ứng dụng desktop), tích hợp với các ứng dụng Office 365 như Outlook và To Do.
Các mẫu tự động hóa dựa trên lịch có sẵn trong ứng dụng web Power Automate giúp quản lý công việc hiệu quả.
Trang web của Power Automate cung cấp nhiều mẫu dựng sẵn đa dạng cho các quy trình làm việc phổ biến, giúp việc bắt đầu trở nên dễ dàng hơn. Tất nhiên, bạn sẽ cần đăng nhập vào các ứng dụng của mình và cấp các quyền cần thiết, nhưng một khi đã thiết lập, các luồng này có thể giúp bạn tiết kiệm vô số giờ làm việc.
Kết luận
Power Automate là một công cụ cực kỳ hữu ích trong thói quen hàng ngày của tôi, đơn giản hóa các tác vụ và giúp tôi tiết kiệm hàng giờ quý báu. Bằng cách tự động hóa những khía cạnh tẻ nhạt và tốn thời gian trong công việc, tôi có thể tập trung vào những điều thực sự quan trọng. Nếu bạn đang tìm cách tối ưu hóa năng suất, quản lý thời gian hiệu quả hơn và biến chiếc PC Windows 11 của mình thành một trợ lý đa năng, Power Automate chắc chắn là một công cụ đáng để khám phá. Hãy thử nghiệm những thủ thuật này và chia sẻ trải nghiệm của bạn với cộng đồng thuthuatmobile.net nhé!
