Đôi khi, chỉ nghĩ đến vô số nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm đã đủ khiến tôi choáng ngợp, dẫn đến việc căng thẳng tột độ hoặc lãng phí hàng giờ liền chỉ để xem “thêm một tập nữa” trên Netflix. Đó là lý do vì sao tôi luôn cố gắng lên kế hoạch từng phút trong ngày của mình. May mắn thay, tôi đã tìm thấy một công cụ AI có thể thực hiện công việc này tốt hơn nhiều so với khả năng của tôi.
Reclaim.ai: Giải pháp AI thông minh cho lịch trình của bạn
Thay vì tốn thời gian tự sắp xếp tất cả các nhiệm vụ vào lịch, tôi để Reclaim.ai xử lý. Reclaim.ai là một công cụ lập lịch và quản lý thời gian có sự hỗ trợ của Trí tuệ Nhân tạo (AI), đồng bộ hóa với Google Calendar và tự động tổ chức các nhiệm vụ dựa trên mức độ ưu tiên cùng với thời gian biểu của tôi.
Reclaim.ai thực hiện tất cả những điều này đồng thời đảm bảo không có nhiệm vụ nào bị chồng chéo hoặc được lên lịch trong những khoảng thời gian tôi đã tự khóa hoặc khi Reclaim.ai đã dành thời gian cho các nhiệm vụ khác. Nếu một nhiệm vụ có ưu tiên cao hơn phát sinh, Reclaim.ai sẽ tự động sắp xếp lại các nhiệm vụ đã lên lịch trước đó và ưu tiên các nhiệm vụ có thời hạn sắp đến hoặc những công việc còn nhiều thời gian thực hiện.
Giao diện Reclaim.ai hiển thị trình lập kế hoạch và danh sách công việc
Ví dụ, tôi có những nhiệm vụ không thể thương lượng như các buổi học đã được chặn trên lịch. Khi tôi thêm các nhiệm vụ vào Reclaim.ai, nó sẽ xem xét điều này và tránh lên lịch bất kỳ công việc nào trong những khoảng thời gian đó—trừ khi tôi xóa chúng khỏi lịch hoặc có những khoảng nghỉ giữa các buổi học.
1. Tự động sắp xếp nhiệm vụ theo ưu tiên và khả dụng
Một trong những tính năng yêu thích của tôi khi sử dụng Reclaim.ai để lập lịch là nó cho phép tôi phân tách các tác vụ và chia chúng thành các phần nhỏ hơn, có thể trải rộng trong nhiều ngày. Chẳng hạn, tôi sắp có kỳ thi cuối kỳ và ước tính mình sẽ cần dành khoảng 40 giờ để ôn luyện ngoài giờ học chính khóa.
Thay vì tự đặt thời gian thủ công trên lịch cho đến tuần thi cuối kỳ, tôi chỉ cần vào Reclaim.ai, tạo một nhiệm vụ có tên “Chuẩn bị thi cuối kỳ” và đặt thời lượng là 40 giờ. Tôi đã chọn tùy chọn Split Up (chia nhỏ) nhiệm vụ để Reclaim.ai sẽ phân bổ nó qua nhiều ngày.
Tạo nhiệm vụ mới "Finals Preparation" trên Reclaim.ai và cài đặt chia nhỏ
Sau đó, tôi thêm thời lượng tối thiểu và tối đa, quy định số lượng ít nhất và nhiều nhất tôi có thể dành để học trong một buổi. Cuối cùng, tôi đặt ngày đến hạn là ngày đầu tiên của kỳ thi cuối kỳ. Trong vòng vài phút, Reclaim.ai đã tự động lên lịch các buổi học của tôi trên toàn bộ lịch, mà tôi không cần phải làm gì cả!
Nếu thời gian eo hẹp và tôi có các nhiệm vụ kém quan trọng hơn đã được chặn, Reclaim.ai sẽ điều chỉnh chúng để đảm bảo tôi hoàn thành việc chuẩn bị trước “ngày đến hạn” mà tôi đã đặt.
2. Tự động điều chỉnh và sắp xếp lại lịch trình linh hoạt
Mặc dù tôi rất muốn sống trong một thế giới mà tôi hoàn thành mọi nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm mỗi ngày, nhưng cuộc sống luôn có những điều bất ngờ xảy ra, và điều đó đơn giản là không thực tế. Một tính năng làm cho Reclaim.ai nổi bật so với nhiều ứng dụng lập lịch khác là khả năng tự động sắp xếp lại các nhiệm vụ nếu tôi bỏ lỡ chúng hoặc nếu có thay đổi trong lịch trình hoặc ưu tiên của tôi.
Như tôi đã đề cập, nếu một nhiệm vụ quan trọng hơn xuất hiện và làm thay đổi ưu tiên của tôi, Reclaim.ai sẽ tự động sắp xếp lại nhiệm vụ bị bỏ lỡ. Điều này đảm bảo không có gì bị bỏ sót, giữ cho các nhiệm vụ của tôi đi đúng hướng mà không cần bất kỳ nỗ lực nào từ phía tôi.
Công cụ này cũng cho phép bạn chọn xem bạn muốn các nhiệm vụ tự động bắt đầu khi được lên lịch hay bắt đầu thủ công.
Cài đặt tự động bắt đầu và quản lý tác vụ đã hoàn thành trên Reclaim.ai
Nếu bạn chọn tùy chọn đầu tiên, Reclaim.ai giả định rằng bạn đã bắt đầu nhiệm vụ vào thời gian đã định. Với tùy chọn thứ hai được bật, bạn cần nhấn nút Start (Bắt đầu) theo cách thủ công trước khi bắt đầu một nhiệm vụ. Nếu bạn không làm vậy, Reclaim.ai sẽ cho rằng bạn đã bỏ lỡ nó và sắp xếp lại. Tôi đã bật tùy chọn thứ hai, và nó thực sự hữu ích.
3. Đảm bảo thời gian nghỉ ngơi, ngăn ngừa kiệt sức
Một điều mà tôi không tự hào cho lắm là thói quen đặt quá nhiều lịch trình và không để lại bất kỳ khoảng trống nào cho việc nghỉ ngơi. Tôi thường lấp đầy mọi phút trong ngày, nghĩ rằng mình có thể hoàn thành mọi nhiệm vụ với cùng một động lực, mà không cần nghỉ ngơi. Nhưng thú thật, ai mà chẳng biết điều đó là không thể?
Tôi đã tích cực cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống và dần nhận ra rằng, việc cố gắng làm việc không ngừng nghỉ có thể giúp tôi duy trì hiệu suất trong nửa đầu ngày, nhưng về lâu dài thì không bền vững. Đây là lúc Reclaim.ai phát huy tác dụng. Nó tự động thêm các khoảng nghỉ giữa các nhiệm vụ, ngăn chúng bị lên lịch liên tục.
Cài đặt thời gian nghỉ đệm (buffer time) của Reclaim.ai
Bạn có thể chọn thời gian nghỉ từ 15 phút đến một giờ (hoặc không nghỉ chút nào). Tôi đã đặt là 30 phút trước mỗi nhiệm vụ. Reclaim.ai cũng thêm “Thời gian giảm căng thẳng” (Decompression Time) sau các cuộc họp, mặc dù tôi không thường xuyên sử dụng tính năng này vì tôi hiếm khi tham dự các cuộc họp.
4. Theo dõi chính xác thời gian được sử dụng
Một trong những cách tốt nhất để cải thiện năng suất là theo dõi thời gian của bạn đã đi đâu. Reclaim.ai cung cấp một loạt các số liệu thống kê trong ba khoảng thời gian: 2 tuần gần nhất, 4 tuần gần nhất và 12 tuần gần nhất. Trong phần phân tích My Time (Thời gian của tôi), nó phân loại thời gian của bạn thành Di chuyển, Công việc chuyên sâu (Deep work) và Công việc bề nổi (Shallow work).
Nó cũng cho thấy bạn dành bao nhiêu thời gian cho Thói quen & Nhiệm vụ (Habits & Tasks) trong cùng khoảng thời gian đó. Ngoài ra, Reclaim.ai theo dõi thời gian trung bình bạn dành cho các cuộc họp bên ngoài, cuộc họp một-đối-một và cuộc họp nhóm. Phần yêu thích của tôi là mục Cân bằng công việc-cuộc sống (Work-life balance), nơi nêu bật số giờ cá nhân trung bình, số giờ nghỉ phép và số giờ làm việc ngoài giờ làm việc bình thường.
Thống kê thói quen, nhiệm vụ và cân bằng công việc-cuộc sống của bạn trên Reclaim.ai
Mỗi khi kiểm tra, tôi lại nhận ra mình thực sự cần phải điều chỉnh lại lịch trình ngủ của mình! Những số liệu thống kê này cũng giúp tôi xác định các khuôn mẫu, chẳng hạn như liệu tôi có đang dành quá nhiều thời gian cho công việc bề nổi và cần dành thêm thời gian tập trung cho công việc chuyên sâu hay không.
Kết luận
Cá nhân tôi tin rằng Reclaim.ai là một trong những công cụ đã thay đổi cuộc sống của tôi theo hướng tốt đẹp hơn. Nó chắc chắn đã giảm số giờ tôi phải vật lộn sắp xếp lại các sự kiện trên lịch và cho phép tôi đảm bảo thời gian của mình được dành cho những điều thực sự quan trọng. Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý thời gian AI thông minh để tối ưu hóa năng suất và duy trì cân bằng cuộc sống, Reclaim.ai chắc chắn là một lựa chọn đáng cân nhắc.
Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về Reclaim.ai hoặc các công cụ quản lý thời gian yêu thích của bạn dưới phần bình luận nhé!
