Bạn có lo lắng rằng các thư mời hay bản tin gửi hàng loạt của mình sẽ bị bỏ sót hoặc thiếu đi sự cá nhân hóa, khiến chúng trở nên máy móc? Với Mail Merge – tính năng trộn thư mạnh mẽ – bạn có thể dễ dàng gửi hàng loạt thông điệp cá nhân hóa chỉ trong vài phút. Đây là giải pháp tối ưu cho những ai muốn tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo sự chuyên nghiệp và kết nối chặt chẽ với người nhận, dù là gửi thư mời sự kiện, bản tin, hay thông báo quan trọng. Mail Merge không chỉ giúp bạn truyền tải thông điệp một cách hiệu quả mà còn khẳng định sự chỉn chu trong mọi chiến dịch truyền thông của mình.
Mail Merge Là Gì?
Mail Merge, hay còn gọi là trộn thư, là một tính năng cho phép bạn gửi các thông điệp được cá nhân hóa đến một nhóm lớn người nhận cùng lúc. Thay vì phải soạn thảo và chỉnh sửa từng bức thư hay email riêng lẻ, bạn chỉ cần chuẩn bị một mẫu thông điệp chung (email, thư từ, bản tin) và một nguồn dữ liệu chứa thông tin chi tiết của từng người nhận. Sau đó, công cụ Mail Merge sẽ tự động điền các thông tin cá nhân hóa này vào mẫu, tạo ra các thông điệp riêng biệt cho mỗi người.
Tôi thường xuyên sử dụng Mail Merge khi cần liên hệ với nhiều người cùng một lúc nhưng vẫn muốn gọi tên họ và bao gồm các thông tin cụ thể, liên quan đến từng cá nhân. Đây là một hệ thống tự động giúp tùy chỉnh mẫu email của bạn với tên, địa chỉ hoặc bất kỳ dữ liệu nào khác mà bạn muốn đưa vào.
Một quy trình Mail Merge thường kết hợp ba yếu tố chính:
- Tài liệu Chính (Main Document): Đây là mẫu thư, email hoặc tài liệu bạn muốn gửi (thường là trong Microsoft Word).
- Nguồn Dữ Liệu (Data Source): Đây là nơi chứa các thông tin chi tiết của người nhận, ví dụ như tên, địa chỉ email, số điện thoại, hoặc các số liệu cụ thể. Nguồn dữ liệu phổ biến là bảng tính Excel, Google Sheets hoặc danh bạ Outlook.
- Công Cụ Mail Merge (Mail Merge Tool): Đây là tính năng tích hợp trong Microsoft Word hoặc các tiện ích bổ sung của bên thứ ba trong Gmail.
Bằng cách khớp các trường giữ chỗ trong tài liệu chính (ví dụ: <<Tên>>) với các trường tương ứng trong nguồn dữ liệu của bạn (ví dụ: cột “Tên” trong Excel), công cụ sẽ tự động gửi các email cá nhân hóa, trông giống như được thiết kế riêng cho từng người nhận.
Chuẩn Bị Dữ Liệu Cho Mail Merge Hiệu Quả
Bất kể bạn sử dụng nguồn dữ liệu nào, tôi nhận ra tầm quan trọng của việc tạo ra dữ liệu sạch sẽ, được tổ chức tốt. Nếu danh sách liên hệ của bạn không đầy đủ hoặc lộn xộn, dù quy trình Mail Merge có tốt đến đâu, email của bạn vẫn có thể gặp lỗi hoặc thiếu thông tin. Vì vậy, hãy đầu tư thời gian chuẩn bị dữ liệu một lần và sử dụng nó nhiều lần.
- Xác định các trường thông tin chính: Quyết định những thông tin bạn cần để cá nhân hóa email của mình. Thông thường, bao gồm tên, họ, địa chỉ email và có thể là địa điểm hoặc chi tiết đơn hàng gần đây.
- Tạo một tệp Excel và thêm dữ liệu: Sử dụng các tiêu đề cột cho mỗi loại dữ liệu. Ví dụ:
HoTenEmailCongTyDienThoai
- Làm sạch bảng tính của bạn: Loại bỏ mọi khoảng trắng thừa hoặc lỗi định dạng, và xác minh tất cả các địa chỉ email đều chính xác. Một nguồn dữ liệu gọn gàng, nhất quán sẽ giúp quá trình diễn ra suôn sẻ.
Chọn Công Cụ Mail Merge Phù Hợp
Khi nói đến các công cụ Mail Merge, tôi thường sử dụng bộ ứng dụng Microsoft 365 (Word, Excel và Outlook) vì các tính năng mạnh mẽ và khả năng tích hợp liền mạch. Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng Gmail và Google Sheets cho các công việc trộn thư nhanh hoặc khi làm việc trên các dự án cộng tác nhỏ trên nền tảng của Google.
Các công cụ Mail Merge khác nhau cung cấp các tính năng và mức độ phức tạp đa dạng. Tôi khuyên bạn nên chọn công cụ phù hợp với quy trình làm việc, kích thước danh sách gửi thư và sở thích cá nhân của bạn. Nếu bạn cần các tính năng nâng cao như phân tích chi tiết, lên lịch hoặc tự động hóa, hãy cân nhắc các nền tảng chuyên biệt như Mailchimp cho bản tin.
Hướng Dẫn Tạo Mail Merge Với Excel và Word (Qua Outlook)
Microsoft Word mang lại nhiều quyền kiểm soát đối với Mail Merge thông qua tab Mailings, bao gồm cả một trình hướng dẫn Mail Merge. Tuy nhiên, tôi sẽ hướng dẫn cách tiếp cận đơn giản hơn với các tùy chọn trên tab Mailings.
Chuẩn Bị Dữ Liệu Chi Tiết
Hãy dành công sức để tạo và duy trì một bảng tính Excel chứa dữ liệu liên hệ của bạn. Và quan trọng là, hãy sao lưu nó ở một nơi an toàn.
Dữ liệu Excel mẫu được tổ chức rõ ràng cho quá trình Mail Merge
Dưới đây là một số mẹo để chuẩn bị và định dạng bảng tính đúng cách:
- Nếu dữ liệu của bạn đã có trong Excel, bạn có thể chuẩn bị trực tiếp. Nếu đó là tệp .txt hoặc .csv, bạn cần nhập nó vào Excel và chuẩn bị.
- Đảm bảo mỗi cột có một tiêu đề rõ ràng (ví dụ:
Ten,Ho,Email). - Là một phương pháp tốt nhất, tên cột trong bảng tính nên khớp với tên trường Mail Merge. Ngoài ra, bạn cần có các cột riêng biệt cho tên và họ để có thể gọi tên người nhận một cách cá nhân.
- Định dạng các cột chứa dữ liệu số, vì chúng có thể khá phức tạp. Ví dụ, mã ZIP/mã bưu điện phải được định dạng là văn bản để giữ lại bất kỳ số 0 đứng đầu nào (ví dụ: 00499). Hãy định dạng chúng dưới dạng văn bản trước khi nhập.
- Trong mẫu Word, đặt ký hiệu thích hợp cho tiền tệ hoặc phần trăm trước hoặc sau một trường trộn. Nếu không có chúng, bất kỳ con số nào cũng có thể không có ý nghĩa đối với người nhận.
Nếu bạn đang tìm kiếm dữ liệu mẫu để thực hành Mail Merge, các ví dụ ở đây có thể được tạo trên các trang web như Mockaroo và Generate Data.
Bắt Đầu Mail Merge Trong Microsoft Word
Soạn thảo nội dung email trong Microsoft Word và lưu tài liệu trên máy tính dưới dạng một mẫu để sử dụng trong tương lai. Có nhiều kịch bản Mail Merge khác nhau. Ví dụ, bạn có thể cần gửi tệp đính kèm với mỗi email hoặc gửi dữ liệu kinh doanh khác nhau cho mỗi người nhận theo vai trò của họ. Các phương pháp phức tạp hơn cũng có thể được bao gồm với Rules (Mailings > Write & Insert Fields group > Rules).
- Tạo hoặc mở tài liệu Word bạn muốn sử dụng cho Mail Merge.
- Nhấp vào tab Mailings trên thanh ribbon.
- Chọn Start Mail Merge > E-mail Messages từ menu thả xuống.
Giao diện Microsoft Word với tab Mailings đang chọn mục Start Mail Merge cho email
Bây giờ, hãy viết nội dung email của bạn vào tài liệu trống. Để trống những chỗ bạn muốn chèn thông tin cá nhân hóa. Word sẽ chèn các trường trộn từ nguồn dữ liệu của bạn vào đây.
Mẫu thư Mail Merge trong Word với các trường cá nhân hóa như <<FirstName>>
Tiếp theo, đã đến lúc lấy dữ liệu từ Excel.
- Nhấp vào Select Recipients > Use an Existing List.
- Duyệt đến tệp Excel nguồn và nhấp vào Open trong hộp thoại để chọn nó.
- Nếu bạn chưa có danh sách gửi thư, bạn có thể tạo một danh sách từ tùy chọn Type a New List trong menu thả xuống.
- Chọn File > Save.
- Ở bất cứ đâu bạn muốn thông tin cá nhân hóa (như tên của ai đó), nhấp vào Insert Merge Field.
- Chọn tiêu đề cột Excel liên quan.
- Trên tab Mailings, nhấp vào Preview Results.
- Sử dụng các nút mũi tên để xem trước các người nhận khác nhau.
Xác minh rằng tên, công ty và các trường khác xuất hiện chính xác trong nội dung thư. Bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn Check for Errors để phát hiện các trường trống. Các trường như <<FirstName>> đảm bảo người nhận thấy tên của họ thay vì một lời chào chung chung. Bạn cũng có thể tự động hóa kiểu tên và lời chào bằng tùy chọn Greeting Line trong nhóm Write & Insert Fields.
Gửi Email Đã Trộn Qua Outlook
Nếu bản xem trước của bạn hiển thị kết quả nhất quán, tất cả những gì còn lại là chuyển giao giai đoạn cuối cùng cho Outlook.
- Nhấp vào Finish & Merge > Send Email Messages.
- Chỉ định các trường sau trong tùy chọn Merge to Email:
- To field (Trường “Đến”): Chọn cột Excel chứa địa chỉ email người nhận (ví dụ: “Email”).
- Subject line (Dòng chủ đề): Thêm văn bản chủ đề mong muốn của bạn vào đây (bạn không thể chèn trường Mail Merge vào đây trong Mail Merge cơ bản của Word).
- Mail format (Định dạng thư): Chọn HTML để có một email được định dạng đẹp mắt.
- Nhấn OK, và Word sẽ chuyển giao từng email cá nhân hóa cho Outlook.
- Mở Outlook để xác nhận các tin nhắn đang ở trong Hộp thư đi (Outbox) hoặc Thư đã gửi (Sent) của bạn.
Cửa sổ Finish & Merge trong Word để hoàn tất gửi email cá nhân hóa qua Outlook
Nếu bạn có danh sách lớn, hãy cân nhắc gửi email theo từng đợt để phát hiện và sửa chữa mọi lỗi. Một số nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử cũng áp đặt giới hạn gửi, hạn chế số lượng email bạn có thể gửi trong một giờ hoặc một ngày.
Tạo Mail Merge Với Gmail & Google Sheets
Gmail và Google Sheets cũng là một phương pháp thay thế hiệu quả cho Mail Merge. Mặc dù Gmail không có khả năng Mail Merge tích hợp sẵn, bạn có thể đạt được kết quả tương tự bằng cách sử dụng Google Sheets và một số tiện ích bổ sung Mail Merge tuyệt vời.
Quy trình này liên quan đến việc lưu trữ dữ liệu trong Google Sheets và gửi email bằng một tiện ích mở rộng của Chrome như Mail Merge. Lưu ý rằng nhiều tiện ích bổ sung không yêu cầu đăng ký Google Workspace. Chúng hoạt động trong phiên bản Gmail miễn phí nhưng có thể có các tính năng hoặc giới hạn về số lượng cụ thể.
Mail Merge vẫn là một trong những phương pháp tôi thường dùng để gửi số lượng lớn email được cá nhân hóa. Mail Merge không chỉ dành cho email công việc. Bạn có thể sử dụng nó tại nhà để gửi lời chúc mừng ngày lễ, thực hiện tiếp cận cộng đồng hoặc liên lạc với giáo viên và học sinh. Bước quan trọng là phân đoạn dữ liệu của bạn với một mẫu được soạn thảo tốt. Ngoài ra, hãy làm theo các mẹo trên và cân nhắc múi giờ nếu bạn có danh sách liên hệ toàn cầu.
