Mỗi buổi sáng là một khởi đầu mới. Nhưng giống như thư mục khởi động trên máy tính, tôi không muốn bị đè nặng bởi quá nhiều thứ khởi chạy trong tâm trí phân tán của mình. Việc lên kế hoạch từ đêm hôm trước giúp tôi có lợi thế dẫn đầu và bắt tay vào công việc ngay lập tức.
Tại Sao Lập Kế Hoạch Buổi Tối Giúp Tăng Vọt Động Lực?
Cảm giác uể oải sau khi thức dậy cho thấy bộ não của chúng ta chưa sẵn sàng cho việc ra quyết định nặng nề. Lập kế hoạch từ đêm hôm trước khai thác một thủ thuật tinh thần mạnh mẽ: những lợi ích tinh tế của giấc ngủ. Trong khi chúng ta ngủ, tiềm thức xử lý các ưu tiên cho ngày hôm sau, giúp chúng ta hiệu quả hơn trong một số tác vụ nhận thức nhất định. Điều này giống như một vận động viên vào vị trí trước khi tiếng súng hiệu lệnh bắt đầu.
Thay vì loay hoay với danh sách việc cần làm bên tách cà phê, tôi biết chính xác mình phải bắt đầu từ đâu. Tôi không cho phép bộ não có cơ hội tranh luận về nhiệm vụ đầu tiên; nó đã được quyết định. Sự rõ ràng giúp giảm ma sát và thúc đẩy sự tập trung ngay lập tức.
Bạn không nhất thiết phải nhìn vào điện thoại hoặc bật máy tính, nhưng các công cụ kỹ thuật số có thể giúp việc này dễ dàng hơn. Tôi đã thử nghiệm sử dụng ChatGPT để thiết lập một thói quen buổi sáng. Gần đây, tôi đã chuyển bài tập này sang buổi tối hôm trước.
Mô phỏng ChatGPT hỗ trợ lập lịch và quản lý công việc hàng ngày
Thói quen này có thể giúp bạn tiết kiệm 15 đến 30 phút suy nghĩ buổi sáng và chuyển năng lượng đó vào công việc hiệu quả. Nhưng bạn không nhất thiết phải tuân theo hệ thống của tôi. Thói quen lập kế hoạch hiện tại của bạn vẫn có thể hoạt động hiệu quả – chỉ cần thử nghiệm nó vào đêm hôm trước và xem liệu nó có giúp ích không. Bạn cũng có thể sử dụng những lợi ích tuyệt vời của giấy cho danh sách việc cần làm và tránh xa màn hình.
Lập Kế Hoạch Buổi Sáng: Cạm Bẫy Của Sự Trì Hoãn Và Làm Việc Phản Ứng
Lập kế hoạch vào buổi sáng thường che giấu sự trì hoãn dưới vỏ bọc năng suất. Ý chí thường thấp nhất ngay sau khi thức dậy. Đối mặt với một hộp thư đến tràn ngập, Slack liên tục kêu bíp, hoặc một danh sách công việc khổng lồ, không rõ ràng cảm thấy thật choáng ngợp. Bộ não của chúng ta không còn biết ranh giới giữa thế giới thực và kỹ thuật số nữa, vì vậy chúng ta trì hoãn.
Bạn có thể nói, “Tôi sẽ kiểm tra email nhanh thôi,” và đột nhiên 45 phút biến mất vào việc phản ứng theo lịch trình của người khác thay vì của chính bạn. Hoặc bạn bị kẹt nhìn chằm chằm vào một danh sách công việc đáng sợ và đầu hàng những việc dễ hơn như sắp xếp màn hình máy tính.
Lập kế hoạch buổi sáng thường biến thành công việc phản ứng. Các thông báo và yêu cầu khẩn cấp chiếm đoạt sự tập trung trước khi bạn kịp sắp xếp các ưu tiên của mình.
Một số công cụ kỹ thuật số tôi sử dụng đã làm tình hình tệ hơn theo nhiều cách khác nhau:
- Bão thông báo: Email và các ứng dụng nhắn tin như WhatsApp làm tôi ngập tràn các tin nhắn chưa đọc, làm chệch hướng sự tập trung trước khi tôi có thể ngồi xuống lập kế hoạch trong ngày.
- Cái bẫy của danh sách bất tận: Mở một danh sách công việc lớn, chưa được sắp xếp trong Asana mà không có ưu tiên rõ ràng gây ra sự tê liệt.
- Tìm kiếm ngữ cảnh: Cố gắng nhớ tại sao tôi thêm các nhiệm vụ hoặc tài liệu quan trọng nằm ở đâu.
Lập kế hoạch vào buổi tối hoạt động như một liều thuốc an thần chống lại điều này. Tôi có thể chủ động thiết lập ngày của mình, trước khi sự hỗn loạn và phiền nhiễu kỹ thuật số tràn đến.
Hướng Dẫn Thực Tế Lập Kế Hoạch Ngày Từ Đêm Hôm Trước (Sử Dụng Công Cụ Kỹ Thuật Số)
Bắt đầu thật đơn giản. Sử dụng cấu trúc chung để xây dựng nghi thức buổi tối của riêng bạn, duy trì trong khoảng 5 đến 10 phút. Hãy nhớ rằng, các công cụ không quan trọng bằng hệ thống hoặc thói quen.
“Brain Dump” – Xả Toàn Bộ Ý Tưởng
Giải tỏa tâm trí bằng cách ghi lại những suy nghĩ hoặc nhiệm vụ rời rạc.
Bạn có thể sử dụng các ứng dụng như Apple Notes, Google Keep, hoặc Evernote để ghi chú nhanh. Nếu muốn, ghi lại suy nghĩ của bạn dưới dạng nhật ký giọng nói là một thử nghiệm đáng giá để tiết kiệm thời gian.
Rà Soát & Ưu Tiên
Mở trình quản lý tác vụ chính của bạn. Đó có thể là bất kỳ ứng dụng phổ biến nào bạn chọn như Todoist, Microsoft To Do, hoặc TickTick.
Rà soát các ghi chú mới, danh sách công việc của bạn và lịch ngày mai. Sau đó, chọn Nhiệm vụ Quan trọng Nhất (MIT) của bạn và đánh dấu rõ ràng. Tôi gọi đó là Điểm nhấn hàng ngày của tôi, và tôi phân loại nó là thứ gì đó Khẩn cấp, Hài lòng, hoặc Vui vẻ.
Biểu đồ "Điểm nhấn hàng ngày" (My Daily Highlight) trong Google Sheets để ưu tiên công việc quan trọng
Hạn chế các nhiệm vụ hàng ngày khác của bạn từ 3 đến 5 mục quan trọng để giảm bớt sự choáng ngợp. Sử dụng danh sách “Một lúc nào đó” hoặc trì hoãn các nhiệm vụ ít khẩn cấp hơn.
Phân Bổ Thời Gian (Time Blocking)
Sử dụng các ứng dụng phổ biến như Google Calendar, Fantastical, Apple Calendar, hoặc Motion. Kéo hoặc nhập các nhiệm vụ vào lịch của bạn với các khung thời gian thực tế, bao gồm cả thời gian đệm. Luôn lên lịch cho công việc, nghỉ giải lao, tập thể dục và bữa trưa. Coi chúng như những cuộc hẹn.
Tô màu cho các nhiệm vụ để dễ dàng tham khảo trực quan (ví dụ: màu xanh lam cho công việc chuyên sâu, màu xanh lá cây cho cuộc họp, màu cam cho nghỉ ngơi, v.v.).
Nếu Time Blocking không phù hợp với bạn, hãy thử Task Batching. Tôi liên tục chuyển đổi giữa hai phương pháp này vì mỗi ngày và mỗi nhiệm vụ không phải lúc nào cũng giống nhau.
Chuẩn Bị Không Gian Làm Việc Cho Ngày Mai
Đóng các tab và ứng dụng bạn sẽ không cần vào ngày mai.
Mở các tài liệu hoặc công cụ chính liên quan đến các nhiệm vụ đầu tiên của bạn và lưu các liên kết vào lịch hoặc ghi chú nhiệm vụ của bạn. Nếu tôi đang viết một bài báo, tôi đánh dấu chúng vào một thư mục tạm thời có tên “Bắt đầu từ đây.”
Khi bạn bắt đầu các nhiệm vụ quan trọng của mình, hãy kích hoạt Chế độ Tập trung (Focus Modes) (iOS/macOS) hoặc Digital Wellbeing/Không Làm Phiền (Do Not Disturb) (Android) để tắt tiếng các phiền nhiễu trong suốt thời gian làm việc.
Chế độ Tập trung (Focus Mode) trên điện thoại Android giúp hạn chế xao nhãng kỹ thuật số
Tôi đề cập đến công việc kỹ thuật số ở đây. Những lời khuyên này áp dụng cho mọi thứ. Ví dụ, nếu bạn đi tập gym vào buổi sáng, hãy chuẩn bị đồ đạc từ đêm hôm trước.
Kiểm Tra Lại & Cam Kết
Quét lịch và các nhiệm vụ của bạn để đảm bảo kế hoạch của bạn tập trung và thực tế. Đóng các ứng dụng gây xao nhãng và cam kết về mặt tinh thần với ứng dụng năng suất tối thượng mà tất cả chúng ta đều có – đồng hồ.
Kết Luận
Lập kế hoạch vào buổi tối không chỉ là việc viết một danh sách việc cần làm, mà đó là một thói quen chiến lược. Sử dụng các công cụ kỹ thuật số để ghi lại, ưu tiên, lên lịch và chuẩn bị trước khi ngủ giúp bộ não của chúng ta có đủ thời gian để hình dung ngày hôm sau. Hơn nữa, hãy nhớ rằng nếu có những sự kiện bất ngờ xảy ra, bạn luôn có thể lập kế hoạch vi mô và thay đổi mọi thứ. Bạn sẽ đổi sự choáng ngợp lấy sự rõ ràng, và sự căng thẳng buổi sáng bằng động lực tràn đầy.
Hãy bắt đầu thói quen này ngay hôm nay và chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới!
