Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, Microsoft Excel đã trở thành một công cụ không thể thiếu cho hàng triệu người, từ sinh viên, nhân viên văn phòng cho đến các chuyên gia dữ liệu. Tuy nhiên, không phải ai cũng tận dụng hết tiềm năng của nó, đặc biệt là việc sử dụng các phím tắt Excel. Tôi đã từng loay hoay với những bảng tính khổng lồ, cảm thấy tốn rất nhiều thời gian cho những thao tác lặp đi lặp lại. Nhưng kể từ khi dần dần tích lũy kiến thức về các phím tắt và thủ thuật Excel, hiệu suất làm việc của tôi đã tăng lên đáng kể. Một khi bạn đã quen với việc tích hợp những phím tắt này vào quy trình làm việc hàng ngày, thực sự không có lý do gì để quay lại cách làm cũ. Bài viết này của thuthuatmobile.net sẽ tổng hợp những phím tắt Excel thiết yếu, giúp bạn làm chủ bảng tính và làm việc nhanh hơn bao giờ hết.
6 Phím Tắt Điều Hướng Giúp Di Chuyển Nhanh Trong Bảng Tính
Việc di chuyển trong các bảng tính lớn từng là một cực hình, tốn rất nhiều thời gian để cuộn trang hay nhấp chuột. Với các phím tắt điều hướng Excel, bạn có thể nhảy đến chính xác vị trí mình cần chỉ trong tích tắc. Phím mũi tên là công cụ cơ bản, nhưng đôi khi chúng có thể gặp sự cố không hoạt động. Trong trường hợp đó, bạn có thể tìm kiếm các giải pháp khắc phục vấn đề phím mũi tên không hoạt động trong Excel để đảm bảo trải nghiệm liền mạch.
Dưới đây là các phím tắt điều hướng mà mọi người dùng Excel nên biết:
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Chuyển đến ô đầu tiên của trang tính (A1) | Ctrl + Home |
| Chuyển đến ô cuối cùng có dữ liệu được sử dụng | Ctrl + End |
| Di chuyển đến rìa dữ liệu theo bất kỳ hướng nào | Ctrl + Mũi tên |
| Chuyển đến một ô hoặc vùng cụ thể | Ctrl + G hoặc F5 |
| Di chuyển đến đầu hàng hiện tại | Home |
| Chuyển đổi giữa các trang tính | Ctrl + Page Up/Down |
| Chuyển đến đầu cột hiện tại | Ctrl + Mũi tên lên |
| Chuyển đến cuối cột hiện tại | Ctrl + Mũi tên xuống |
Những phím tắt này cực kỳ hữu ích khi làm việc với các bộ dữ liệu kéo dài hàng trăm hoặc hàng nghìn dòng. Cụ thể, phím tắt Ctrl + End xứng đáng được nhắc đến đặc biệt vì nó ngay lập tức đưa bạn đến ô cuối cùng có chứa dữ liệu, giúp bạn nhanh chóng đánh giá kích thước bộ dữ liệu của mình. Nếu Ctrl + End đưa bạn đi xa hơn dự kiến, có thể có định dạng ẩn trong các ô trống; hãy xóa định dạng ở những khu vực đó để khắc phục.
5 Phím Tắt Lựa Chọn Dữ Liệu Nhanh
Việc chọn các vùng dữ liệu thủ công có thể rất tẻ nhạt, đặc biệt khi xử lý các bộ dữ liệu lớn. Các phím tắt lựa chọn này loại bỏ nhu cầu kéo chuột qua hàng trăm ô. Phím Shift sẽ trở thành người bạn thân thiết nhất của bạn để mở rộng vùng chọn. Giữ phím này trong khi sử dụng bất kỳ phím tắt điều hướng nào, và bạn sẽ chọn tất cả mọi thứ giữa điểm bắt đầu và điểm đến của mình.
Các phím tắt chọn dữ liệu giúp bạn tăng tốc độ làm việc:
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Chọn toàn bộ hàng | Shift + Space |
| Chọn toàn bộ cột | Ctrl + Space |
| Chọn toàn bộ trang tính | Ctrl + A |
| Chọn đến cuối dữ liệu theo bất kỳ hướng nào | Ctrl + Shift + Mũi tên |
| Mở rộng vùng chọn một ô | Shift + Mũi tên |
| Chọn từ ô hiện tại đến đầu trang tính | Ctrl + Shift + Home |
| Chọn từ ô hiện tại đến cuối trang tính | Ctrl + Shift + End |
Những phím tắt này hoạt động hoàn hảo khi bạn cần chọn dữ liệu dựa trên tiêu chí nhất định hoặc áp dụng định dạng cho các vùng cụ thể. Khi chọn nhiều vùng không liền kề, hãy giữ phím Ctrl trong khi nhấp vào từng vùng bổ sung. Kỹ thuật này hoạt động với cả chuột và phím tắt, mang lại sự linh hoạt tối đa.
4 Phím Tắt Định Dạng Chuyên Nghiệp
Các bảng tính được định dạng tốt tạo ra sự khác biệt đáng kể trong cách dữ liệu của bạn được nhìn nhận. Việc học các phím tắt định dạng văn bản cơ bản là rất đáng giá để nhấn mạnh dữ liệu quan trọng, vì các tiêu đề in đậm và ghi chú in nghiêng có thể biến một bảng tính đơn giản thành một tài liệu trông chuyên nghiệp.
Ví dụ áp dụng định dạng có điều kiện trên bảng tính Excel, minh họa cách làm nổi bật dữ liệu quan trọng bằng màu sắc
Các phím tắt định dạng sau đây giúp bạn nhanh chóng chỉnh sửa công việc của mình mà không cần phải tìm kiếm trong các menu ribbon:
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Áp dụng định dạng in đậm | Ctrl + B |
| Áp dụng định dạng in nghiêng | Ctrl + I |
| Áp dụng định dạng gạch chân | Ctrl + U |
| Định dạng tiền tệ | Ctrl + Shift + $ (Dollar) |
| Định dạng phần trăm | Ctrl + Shift + % (Percent) |
| Thêm viền xung quanh vùng chọn | Ctrl + Shift + & (Ampersand) |
| Xóa viền | Ctrl + Shift + _ (Underscore) |
| Mở hộp thoại Format Cells | Ctrl + 1 |
| Tăng cỡ chữ | Ctrl + Shift + > (Greater than) |
| Giảm cỡ chữ | Ctrl + Shift + < (Less than) |
| Sao chép chỉ định dạng | Alt + Ctrl + C |
| Dán chỉ định dạng | Alt + Ctrl + V |
Hộp thoại Format Cells (Ctrl + 1) là một phím tắt mạnh mẽ, vì nó cho phép bạn truy cập mọi tùy chọn định dạng có sẵn. Phím tắt này tiết kiệm vô số lần nhấp chuột khi bạn cần kiểm soát chính xác các định dạng số, căn chỉnh hoặc giao diện ô. Bạn có thể sử dụng Alt + Ctrl + C và Alt + Ctrl + V để sao chép định dạng từ một ô và áp dụng nó cho các ô khác một cách nhanh chóng, giúp duy trì sự nhất quán trên toàn bộ bảng tính.
3 Phím Tắt Thao Tác Công Thức Nhanh
Hiểu các công thức Excel là điểm khởi đầu, nhưng biết cách làm việc với chúng một cách hiệu quả mới là nơi bạn thực sự tăng năng suất.
Hình ảnh minh họa một công thức cộng cơ bản trong Excel, hiển thị ô chứa công thức và kết quả tính toán
Làm việc với các công thức trở nên nhanh hơn nhiều khi bạn biết các tổ hợp phím tắt phù hợp. Những phím tắt này loại bỏ quá trình tẻ nhạt của việc nhấp qua các menu hoặc gõ thủ công các hàm lặp đi lặp lại.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Chèn công thức AutoSum | Alt + = (Equals) |
| Sửa công thức trong ô đang hoạt động | F2 |
| Chuyển đổi tham chiếu tuyệt đối/tương đối | F4 |
| Chèn ngày hiện tại | Ctrl + ; (Semicolon) |
| Chèn thời gian hiện tại | Ctrl + Shift + ; (Semicolon) |
| Tính toán lại tất cả các trang tính | F9 |
| Hiển thị/ẩn tất cả công thức | Ctrl + ` (Grave accent) |
| Điền công thức xuống | Ctrl + D |
| Điền công thức sang phải | Ctrl + R |
| Hủy nhập công thức | Esc |
Phím F4 đặc biệt hữu ích khi xây dựng công thức; nó cho phép bạn chuyển đổi giữa các loại tham chiếu khác nhau ($A$1, A$1, $A1, A1) mà không cần gõ thủ công. Điều này tiết kiệm thời gian khi tạo các công thức phức tạp cần tham chiếu hỗn hợp. Nếu bạn nhấn Ctrl + ` (dấu huyền), Excel sẽ chuyển sang chế độ xem công thức. Nếu bảng tính của bạn đột nhiên hiển thị công thức thay vì giá trị, hãy nhấn tổ hợp này một lần nữa để trở lại chế độ xem bình thường.
2 Phím Tắt Quản Lý Dữ Liệu Hiệu Quả
Quy trình làm việc hiệu quả đòi hỏi bạn phải giữ dữ liệu của mình được tổ chức và cấu trúc tốt. Cho dù bạn đang sử dụng Excel để quản lý tài chính hay theo dõi thông tin dự án, những phím tắt này giúp duy trì cấu trúc một cách hiệu quả.
Các phím tắt quản lý này giúp bạn sắp xếp, lọc và cấu trúc thông tin mà không cần phải liên tục chuyển đổi giữa các tab ribbon.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Áp dụng AutoFilter cho vùng chọn | Ctrl + Shift + L |
| Mở hộp thoại Tìm kiếm & Thay thế | Ctrl + H |
| Chèn hàng mới phía trên hàng hiện tại | Ctrl + Shift + + (Plus) |
| Chèn cột mới ở bên trái | Ctrl + Shift + + (Plus) |
| Xóa hàng đã chọn | Ctrl + - (Minus) |
| Xóa cột đã chọn | Ctrl + - (Minus) |
| Nhóm các hàng/cột đã chọn | Alt + Shift + Mũi tên phải |
| Bỏ nhóm các hàng/cột | Alt + Shift + Mũi tên trái |
| Ẩn các hàng đã chọn | Ctrl + 9 |
| Ẩn các cột đã chọn | Ctrl + 0 |
| Bỏ ẩn các hàng | Ctrl + Shift + 9 |
| Bỏ ẩn các cột | Ctrl + Shift + 0 |
Phím tắt AutoFilter (Ctrl + Shift + L) ngay lập tức thêm các mũi tên thả xuống vào tiêu đề của bạn, giúp việc lọc dữ liệu trở nên dễ dàng. Bạn có thể kết hợp nó với Tìm kiếm & Thay thế (Ctrl + H) để nhanh chóng làm sạch và tổ chức các bộ dữ liệu lộn xộn. Khi chèn hoặc xóa hàng và cột, hãy đảm bảo bạn đã chọn toàn bộ hàng hoặc cột trước tiên, vì việc chọn một phần có thể làm gián đoạn cấu trúc dữ liệu của bạn.
10 Phím Tắt Tiết Kiệm Thời Gian Tổng Quát
Những phím tắt này giải quyết các tác vụ nhàm chán mà thường chiếm mất thời gian của bạn mà không mang lại nhiều giá trị. Mặc dù chúng có vẻ cơ bản, việc thành thạo các thao tác hàng ngày này sẽ giúp công việc trong Excel trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Sao chép vùng chọn | Ctrl + C |
| Dán | Ctrl + V |
| Cắt vùng chọn | Ctrl + X |
| Hoàn tác hành động cuối cùng | Ctrl + Z |
| Làm lại hành động cuối cùng | Ctrl + Y |
| Lưu bảng tính | Ctrl + S |
| Mở bảng tính mới | Ctrl + N |
| Mở tệp hiện có | Ctrl + O |
| Đóng bảng tính hiện tại | Ctrl + W |
| In | Ctrl + P |
| Tìm kiếm văn bản hoặc giá trị | Ctrl + F |
Phím tắt hoàn tác có lẽ là phím tắt được sử dụng nhiều nhất trong bất kỳ ứng dụng nào. Kết hợp với phím làm lại, bạn có thể thoải mái thử nghiệm, biết rằng bạn luôn có thể quay lại. Tôi thực sự khuyên bạn nên tập thói quen nhấn Ctrl + S thường xuyên khi làm việc. Đúng là các tính năng tự động lưu rất hữu ích, nhưng việc lưu thủ công đảm bảo rằng bạn không bao giờ mất công việc quan trọng trong các trường hợp gặp sự cố bất ngờ hoặc mất điện.
Những phím tắt này thực sự thay đổi cách bạn làm việc với Excel một khi chúng trở thành bản năng thứ hai. Cá nhân tôi đã bắt đầu với một vài phím tắt yêu thích và dần dần thêm nhiều hơn. Mặc dù có một quá trình học hỏi ban đầu, nhưng sự đầu tư thời gian này chắc chắn sẽ mang lại lợi ích nhanh chóng và đáng giá, giúp bạn làm chủ Excel một cách chuyên nghiệp.
