Trong thời đại số, những bức ảnh không chỉ là kỷ niệm mà còn là tài sản vô giá, chứa đựng vô vàn câu chuyện và cảm xúc. Thế nhưng, việc quản lý và sao lưu chúng lại thường bị xem nhẹ, dẫn đến những mất mát không thể bù đắp. Tôi từng nghĩ mình đã có đủ bản sao lưu, mình còn nhiều thời gian. Nhưng chỉ vài sai lầm tưởng chừng nhỏ nhặt đã khiến tôi đánh mất hàng nghìn bức ảnh không thể tìm lại được. Là một chuyên gia từ thuthuatmobile.net, tôi thấu hiểu nỗi lo này và muốn chia sẻ những kinh nghiệm xương máu để giúp bạn tránh được những rủi ro tương tự. Nếu bạn quan tâm đến những bức ảnh mình chụp, hãy đọc kỹ bài viết này trước khi quá muộn. Bài viết sẽ chỉ ra 10 sai lầm phổ biến nhất và cách khắc phục hiệu quả, giúp bạn bảo vệ an toàn khoảnh khắc kỹ thuật số của mình.
1. Không lưu trữ nhiều bản sao ảnh
Tôi từng có thói quen chỉ lưu ảnh ở một nơi duy nhất, trừ khi cần dùng cho một mục đích cụ thể. Ví dụ, ảnh từ máy ảnh thường chỉ nằm trên ổ cứng ngoài của tôi cho đến khi tôi muốn đăng lên Instagram, lúc đó tôi mới chuyển chúng sang điện thoại thông minh.
Việc không giữ nhiều bản sao là một rủi ro lớn và đã gây ra hậu quả nhiều lần. Chẳng hạn, vào năm 2023, tôi làm rơi ổ cứng ngoài (HDD) xuống sàn. Ổ đĩa ngay lập tức ngừng hoạt động, và tôi đã mất ảnh từ nhiều chuyến đi.
Hiện tại, tôi luôn giữ ít nhất hai bản sao ảnh. Ngoài ổ cứng ngoài, tôi còn lưu trữ ảnh trên Dropbox và/hoặc iCloud. Google Photos cũng là một lựa chọn đáng cân nhắc, cùng với một số giải pháp lưu trữ đám mây tập trung vào quyền riêng tư khác mà thuthuatmobile.net đã giới thiệu.
2. Không tạo thư mục con rõ ràng cho ảnh
Trước đây, tôi thường chỉ tổ chức ảnh thành ba thư mục chính: “Chưa Chỉnh Sửa”, “Cần Chỉnh Sửa Photoshop”, và “Đã Chỉnh Sửa”.
Mặc dù ban đầu có vẻ hữu ích, nhưng tôi bắt đầu gặp khó khăn khi số lượng ảnh ngày càng nhiều. Việc đưa tất cả ảnh đã chỉnh sửa vào cùng một thư mục khiến tôi cảm thấy quá tải; đôi khi, việc xóa hết và bắt đầu lại còn dễ dàng hơn là sắp xếp lại chúng.
Bây giờ, tôi tạo các thư mục con khi cần thiết. Ví dụ, tôi tạo thư mục theo tháng cho các chủ đề và địa điểm thường xuyên chụp ảnh. Nếu cần, tôi tạo các thư mục cho từng tuần và các buổi chụp ảnh cụ thể.
Sắp xếp thư mục ảnh trên máy tính theo chủ đề và thời gian
3. Chỉ giữ một định dạng tệp ảnh duy nhất
Mặc dù JPEG là định dạng tệp ảnh mặc định, việc không sử dụng các định dạng khác có thể gây ra vấn đề. Ví dụ, ảnh JPEG đôi khi không đủ chất lượng khi tôi muốn bán chúng.
Thư mục chứa các tệp ảnh định dạng PSD trên ổ cứng
Ngày nay, tôi giữ các bức ảnh quan trọng ở ít nhất hai định dạng tệp. TIFF là định dạng tốt cho những bức ảnh tôi muốn bán dưới dạng poster, và lưu ảnh dưới dạng JPEG 2000 là lý tưởng cho các tệp không mất dữ liệu (lossless). Tôi sử dụng PSD nếu tôi biết rằng mình sẽ chỉnh sửa trong Photoshop sau này.
4. Không có quy trình ưu tiên ảnh rõ ràng
Dù là chỉnh sửa hay lưu trữ ảnh, tôi đã học được rằng việc ưu tiên những bức ảnh quan trọng nhất sẽ dẫn đến sự tổ chức tốt hơn. Tôi từng giữ các tệp của mình một cách lộn xộn, dẫn đến lãng phí thời gian khi sau này tôi muốn tìm lại chúng.
Hiện tại, tôi rất coi trọng việc ưu tiên ảnh. Ít nhất, tôi đánh dấu những bức ảnh cần giữ là yêu thích trên iPhone của mình. Trên máy tính, tôi tổ chức ảnh một cách gọn gàng với Adobe Bridge, ứng dụng này sử dụng hệ thống xếp hạng sao. Hơn nữa, tôi sử dụng ứng dụng này để từ chối và xóa những hình ảnh mà tôi biết sẽ không sử dụng.
Hệ thống đánh giá sao trong Adobe Bridge giúp phân loại ảnh
5. Không đặt tên tệp ảnh đúng cách
Việc giữ nguyên tên tệp ảnh mặc định đã gây ra căng thẳng không cần thiết khi sau này tôi muốn tìm một bức ảnh. “DSCF1234.jpg” không phải là một thuật ngữ dễ tìm kiếm chút nào. Tìm kiếm theo ngày đôi khi là một cứu cánh, nhưng tôi không phải lúc nào cũng nhớ chính xác khi nào mình đã chụp những bức ảnh đó.
Thư mục ảnh đã được đổi tên theo cấu trúc dễ tìm kiếm
Mặc dù tôi không thể đặt tên tệp trên điện thoại, nhưng việc thay đổi chúng trên máy tính và phần mềm đám mây lại rất dễ dàng. Tôi đặt tên ảnh theo cách tôi có thể nhớ, ví dụ như “Bồ_Đào_Nha_Biển_Hoàng_Hôn_2018-06-05”. Khi đó, tôi có thể tìm kiếm trên ổ cứng hoặc nền tảng lưu trữ mà không cần phải vào đúng thư mục hoặc đoán mò.
6. Xóa phần mềm chỉnh sửa ảnh mà không sao lưu
Đôi khi tôi đã xóa phần mềm chỉnh sửa ảnh vì nhiều lý do khác nhau. Khi tôi chuyển ra nước ngoài vào năm 2020, gói đăng ký cũ của tôi không còn hoạt động trên Adobe Lightroom. Tuy nhiên, tôi không nhận ra rằng việc tạo tài khoản mới sẽ dẫn đến việc mất tất cả ảnh (và các cài đặt trước – presets) của mình.
Trong những trường hợp khác, tôi đã gỡ bỏ phần mềm chỉnh sửa vì các vấn đề về hiệu suất. Thật kinh hoàng, sau khi cài đặt lại ứng dụng, tôi nhận thấy một catalog trống rỗng.
Tôi cố gắng tránh xóa các ứng dụng của mình và thay vào đó tìm kiếm các cách khắc phục thay thế. Nhưng nếu bắt buộc phải xóa, tôi sẽ lưu tất cả các tệp vào một ổ đĩa ngoài và sau đó nhập lại ảnh vào Lightroom. Lightroom CC là một lựa chọn khác vì tất cả ảnh đều được lưu trữ trên máy chủ đám mây.
7. Dựa hoàn toàn vào ứng dụng Ảnh gốc của máy tính
Trước khi mua MacBook và truy cập iCloud, tôi đã dựa vào các ứng dụng gốc của máy tính cũ để tổ chức ảnh. Nhưng mỗi khi tôi cần xóa sạch thiết bị (điều thường xuyên xảy ra), tôi đều mất tất cả các tệp của mình. Bây giờ nhìn lại, tôi thấy mình thật ngốc nghếch vì vấn đề này hoàn toàn có thể khắc phục được dễ dàng.
Thay vì dựa vào máy tính, tôi tải các hình ảnh quan trọng lên một máy chủ đám mây. Rất may, máy Mac của tôi tự động làm điều này – nhưng tôi khuyên bạn không nên chỉ sử dụng ứng dụng gốc trên tất cả các hệ điều hành. Một lợi ích bổ sung là việc lưu trữ ảnh trên đám mây giúp tiết kiệm không gian lưu trữ đáng kể.
8. Không tổ chức ảnh dựa trên mục đích sử dụng
Mặc dù tôi thay đổi kích thước ảnh Instagram thành 4:5, nhưng tôi linh hoạt hơn khi đăng ảnh lên blog hoặc các phương tiện trực tuyến khác. Thế nhưng, dù cần thay đổi kích thước ảnh, tôi vẫn giữ tất cả trong cùng một thư mục.
Ngoài việc mất những bức ảnh lẽ ra rất tuyệt để chia sẻ, việc không tổ chức ảnh dựa trên mục đích sử dụng còn khiến tôi phải làm nhiều công việc thủ công hơn để tìm kiếm chúng. Tạo các thư mục có tiêu đề “Cho Instagram”, “Để chia sẻ với gia đình”, v.v., là một giải pháp đơn giản và hiệu quả.
Các thư mục được phân loại rõ ràng theo mục đích sử dụng ảnh trên ổ cứng máy tính
9. Bỏ qua việc gắn thẻ (tag) người trong ảnh
Tôi chưa bao giờ nhận ra rằng việc gắn thẻ ai đó trên Facebook lại có thể áp dụng để tổ chức ảnh ở những nơi khác. Việc tìm kiếm ảnh của mọi người còn khó hơn nữa khi chỉ dựa vào các thư mục, và tôi ước rằng mình đã thêm thẻ tên cho ảnh chân dung sớm hơn.
Nhờ tính năng Nhận diện khuôn mặt (Facial Recognition) trong ứng dụng Photos trên iPhone, tôi không cần phải tạo thẻ trên điện thoại của mình. Trên máy tính, tôi tạo thẻ theo cách tương tự như các thẻ khác (chỉ khác là tôi dùng tên người thay vì một mô tả nào đó).
10. Không sao lưu ảnh thường xuyên
Trước đây, tôi chỉ sao lưu ảnh khi việc xem các thư mục của mình trở nên quá tải. Ngoài việc tốn nhiều thời gian hơn, điều đó có nghĩa là tôi luôn có nguy cơ mất tệp. Ngay cả trên iCloud, tôi cũng tắt tính năng sao lưu tự động. Trong trường hợp có lỗi hệ thống hoặc ổ cứng bị hỏng, tôi đã mất đi ký ức của nhiều năm.
Hiện tại, tôi thực hiện sao lưu định kỳ, không ngắt quãng. Tôi bật tính năng sao lưu tự động của iCloud trên các thiết bị Apple của mình; nếu thiết bị của bạn có tính năng tương tự, tôi khuyên bạn nên sử dụng nó. Khi sử dụng Lightroom và Photoshop, tôi tải ảnh đã chỉnh sửa lên Dropbox ngay sau phiên làm việc.
Kết luận
Tổ chức ảnh mất thời gian, nhưng không nhiều bằng việc phục hồi những bức ảnh đã mất – điều đôi khi là không thể. Từ kinh nghiệm cá nhân, tôi luôn cố gắng giữ mọi thứ ngăn nắp và khoa học. Đây giờ đã trở thành một phần bình thường trong lịch trình của tôi và ít căng thẳng hơn nhiều so với việc phải sắp xếp lại mọi thứ sau này.
Việc quản lý ảnh hiệu quả không chỉ giúp bạn dễ dàng tìm thấy những khoảnh khắc đáng giá mà còn là một lớp bảo vệ vững chắc cho những kỷ niệm quý báu. Hy vọng 10 sai lầm và giải pháp từ thuthuatmobile.net sẽ giúp bạn xây dựng một quy trình quản lý ảnh cá nhân hoàn hảo. Đừng để những sai lầm nhỏ bé cướp đi những khoảnh khắc vô giá của bạn!
Bạn có những mẹo hay sai lầm nào khác muốn chia sẻ về việc tổ chức ảnh không? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
