Nếu bạn chỉ đơn thuần sử dụng thanh tìm kiếm của Gmail để tra cứu tên người gửi hoặc dòng tiêu đề, bạn đang bỏ lỡ rất nhiều tiềm năng. Thanh tìm kiếm này ẩn chứa những tính năng mạnh mẽ hơn những gì bạn tưởng, có khả năng biến đổi cách bạn quản lý và truy cập thông tin trong hộp thư của mình.
Tại sao thanh tìm kiếm Gmail xứng đáng được công nhận hơn?
Hầu hết người dùng Gmail chỉ dừng lại ở các thao tác cơ bản. Họ nhập một cái tên, một chủ đề hoặc một từ khóa chung chung và cuộn qua các kết quả, hy vọng tìm thấy email mình cần. Phương pháp thử và sai này có thể hiệu quả, nhưng nó chậm chạp và thường gây khó chịu. Điều mà nhiều người không nhận ra là công cụ tìm kiếm của Gmail tinh vi hơn vẻ bề ngoài rất nhiều.
Giao diện thanh tìm kiếm Gmail với kết quả cơ bản cho từ khóa "interior design"
Hãy hình dung nó như một công cụ Google cá nhân dành riêng cho email của bạn. Tương tự như cách bạn có thể tìm kiếm trên web bằng các cụm từ hoặc lệnh chính xác, Gmail cung cấp các toán tử tìm kiếm nâng cao cho phép bạn đi sâu vào chính xác những gì mình đang tìm. Nó hiểu ngữ cảnh, bộ lọc, phạm vi thời gian, loại tệp, người gửi và nhiều hơn thế nữa. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn có một hộp thư đến với hàng ngàn tin nhắn tích lũy qua nhiều năm.
Ví dụ, giả sử bạn đang cố gắng tìm một hợp đồng mà sếp đã gửi vào tháng 6. Thay vì cuộn qua hàng tá email cũ, bạn có thể gõ:
from:[email protected] sau:2024/06/01 truoc:2024/07/01 filename:pdfChỉ trong vài giây, Gmail sẽ lọc hộp thư đến của bạn để hiển thị duy nhất những email từ sếp trong tháng 6 có đính kèm tệp PDF. Cách này nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn rất nhiều so với việc tìm kiếm thủ công.
Các mẹo tìm kiếm hàng ngày giúp bạn tiết kiệm thời gian
Bạn không cần phải ghi nhớ hàng chục lệnh để đạt được kết quả. Ngay cả một vài toán tử tìm kiếm cơ bản cũng có thể tạo nên sự khác biệt lớn trong thói quen hàng ngày của bạn.
Hãy thử has:attachment để tìm tất cả các email có tệp đính kèm. Thêm filename:pdf hoặc filename:xlsx để lọc theo loại tệp cụ thể. Bao gồm cả người gửi, ví dụ như from:[email protected], và bạn đã truy xuất mọi tài liệu mà khách hàng đó đã gửi mà không cần tìm kiếm thủ công.
Thanh tìm kiếm Gmail minh họa cách sử dụng toán tử "from:" và "filename:" để lọc email
Các tìm kiếm dựa trên ngày cũng rất mạnh mẽ. Sử dụng sau: (after:) và truoc: (before:) với ngày được định dạng là YYYY/MM/DD. Tìm kiếm sau:2025/01/01 truoc:2025/02/01 sẽ hiển thị mọi tin nhắn nhận được trong tháng 1. Điều này cực kỳ hữu ích để thu hẹp tìm kiếm vào các dự án, sự kiện hoặc thời hạn cụ thể.
Nếu bạn tổ chức hộp thư đến của mình bằng nhãn (labels), hãy sử dụng chúng trong các tìm kiếm với toán tử label:. Ví dụ, label:congviec hopdong sẽ hiển thị tất cả các tin nhắn được gắn nhãn “congviec” và có chứa từ “hopdong”.
Bạn cũng có thể sử dụng dấu ngoặc kép để tìm kiếm các cụm từ chính xác. Gõ “lịch họp” đảm bảo bạn chỉ thấy các email chứa chính xác những từ đó theo đúng thứ tự. Không còn phải xem xét các đề cập không liên quan đến “lịch” hoặc “họp” nữa.
Cách kết hợp các toán tử để có kết quả tốt hơn
Một toán tử tìm kiếm duy nhất đã đủ để cho kết quả chính xác trong hầu hết các trường hợp. Tuy nhiên, việc kết hợp nhiều toán tử tìm kiếm giúp bạn nhắm đúng mục tiêu với độ chính xác tuyệt đối.
Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng tìm các bảng tính từ một đồng nghiệp tên An đã được gửi trong nửa đầu tháng 4. Bạn có thể sử dụng:
from:[email protected] sau:2024/04/01 truoc:2024/04/16 filename:xlsxTruy vấn đó sẽ chỉ trả về những email từ An trong khoảng thời gian cụ thể đó có chứa các tệp Excel.
Nếu bạn muốn tìm kiếm email từ nhiều người, bạn có thể sử dụng OR như sau:
from:[email protected] OR from:[email protected]Bạn cũng có thể loại trừ những người gửi cụ thể bằng cách sử dụng dấu trừ. Chẳng hạn, -from:[email protected] sẽ lọc bỏ các email từ địa chỉ đó.
Bạn muốn tìm các tin nhắn chưa đọc có chủ đề cụ thể từ quản lý của mình? Hãy thử:
subject:capnhat from:[email protected] is:unreadBạn càng thử nghiệm nhiều, bạn sẽ càng hiểu cách các toán tử tìm kiếm khác nhau tương tác với nhau. Và vì Gmail cho bạn kết quả tức thì, bạn có thể điều chỉnh các truy vấn của mình khi cần mà không phải chờ đợi.
Cách tạo bộ lọc tự động từ truy vấn tìm kiếm
Sau khi khám phá một truy vấn tìm kiếm cho ra chính xác kết quả bạn cần, bạn có thể muốn Gmail tự động thực hiện công việc đó cho bạn. Đó là lúc các bộ lọc phát huy tác dụng. Lọc là một thủ thuật tìm kiếm Gmail tiện lợi cho phép bạn áp dụng các hành động tự động cho các email đến khớp với các tiêu chí cụ thể.
Giao diện tạo bộ lọc tìm kiếm trong Gmail hiển thị các trường cài đặt điều kiện
Để bắt đầu, hãy nhấp vào biểu tượng bộ lọc ở cuối bên phải thanh tìm kiếm Gmail. Thao tác này sẽ mở bảng điều khiển tìm kiếm nâng cao, nơi bạn có thể điền các trường như người gửi, chủ đề, từ khóa, kích thước tệp hoặc phạm vi ngày. Bạn cũng có thể dán một truy vấn tìm kiếm mà bạn đã thử nghiệm trước đó.
Sau khi đã thiết lập tiêu chí, hãy nhấp vào “Tạo bộ lọc” ở cuối bảng điều khiển thay vì chạy tìm kiếm. Gmail sau đó sẽ hiển thị danh sách các hành động bạn có thể áp dụng cho các email khớp với tìm kiếm của bạn. Bạn có thể tự động gắn nhãn, bỏ qua hộp thư đến, lưu trữ, gắn dấu sao, chuyển tiếp đến một địa chỉ khác hoặc đánh dấu tin nhắn là đã đọc.
Bạn cũng có thể quản lý các bộ lọc bằng cách đi tới Cài đặt > Xem tất cả cài đặt > Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn. Từ đó, bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa các bộ lọc khi cần.
Thanh tìm kiếm trong Gmail không chỉ là một tiện ích. Nó là một công cụ mạnh mẽ, có thể tùy chỉnh và tìm kiếm được. Mặc dù trông đơn giản, nhưng bên trong nó thông minh hơn hầu hết mọi người nhận ra. Một khi bạn học được cú pháp, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào mình có thể xoay sở mà không có nó. Hãy bắt đầu khám phá ngay hôm nay để làm chủ hộp thư của mình!
