Sao lưu dữ liệu không cần phải là một công việc phức tạp hay tốn thời gian. Tất cả những gì bạn cần làm là thiết lập các hệ thống phù hợp; một khi đã hoàn tất, bạn có thể yên tâm với cuộc sống mà không phải quá bận tâm về các bản sao lưu của mình. Việc bảo vệ thông tin cá nhân và công việc là vô cùng quan trọng trong thời đại số, và bài viết này sẽ chỉ cho bạn những phương pháp sao lưu dữ liệu hiệu quả nhất, đảm bảo an toàn cho mọi thông tin quý giá.
1. Kích Hoạt Sao Lưu Tự Động cho Phần Mềm Đám Mây
Sao lưu tự động là cách dễ nhất để đảm bảo dữ liệu của bạn luôn được cập nhật. Bằng cách này, bạn không bị áp lực phải nhớ những gì mình cần làm mỗi ngày.
Thiết lập sao lưu iCloud tự động trên iPad
Nhiều công cụ cho phép bạn thiết lập sao lưu tự động. Ví dụ, tôi thiết lập iPad của mình tự động cập nhật bộ nhớ iCloud. Trong khi đó, các công cụ dựa trên nền tảng đám mây—như Notion hay Google Drive—sẽ đồng bộ hóa mọi thứ trên các thiết bị của bạn mà không cần bạn phải can thiệp.
Một số dịch vụ lưu trữ đám mây hàng đầu, chẳng hạn như Dropbox, bao gồm tính năng sao lưu tự động trong các gói trả phí. Những gói đăng ký này hoàn toàn xứng đáng với số tiền bỏ ra nếu bạn muốn tự động hóa càng nhiều càng tốt việc bảo vệ dữ liệu của mình.
2. Thiết Lập Nhắc Nhở Sao Lưu Định Kỳ
Đôi khi, bạn có thể không có quyền truy cập vào một công cụ đám mây cho phép sao lưu mọi thứ. Bạn cũng có thể sở hữu một ổ cứng di động (HDD) nhưng không sử dụng dịch vụ đăng ký nào để sao lưu các tập tin máy tính của mình một cách tự động. Trong những trường hợp này, bạn nên thiết lập nhắc nhở sao lưu định kỳ.
Bạn có thể sử dụng nhiều ứng dụng nhắc nhở đơn giản để đảm bảo mình sao lưu các tập tin và thư mục. Các ứng dụng này sẽ gửi thông báo đẩy, và sau vài tuần, việc nhớ sao lưu dữ liệu của bạn có thể sẽ trở thành thói quen.
3. Sao Lưu Đồng Thời Vào Hai Ổ Đĩa Riêng Biệt
Tùy thuộc vào loại dữ liệu bạn đang sao lưu, bạn có thể muốn sử dụng hai ổ đĩa riêng biệt. Ví dụ, tôi thực hiện công việc chụp ảnh chuyên nghiệp; việc chỉ dựa vào một ổ cứng là rất rủi ro. Mọi ổ đĩa đều có thể hỏng vào một thời điểm nào đó, và do đó, việc có thêm một bản sao lưu vật lý là một ý tưởng hay.
Các ổ đĩa gắn ngoài cùng với một chiếc iPad
Mặc dù ổ đĩa ngoài có vẻ đắt đỏ, số tiền bạn chi trả không hề cao bằng chi phí mất các tài liệu quan trọng. Hãy tưởng tượng, ví dụ, nếu bạn phải bắt đầu lại luận văn của mình vì nó nằm trên một ổ đĩa mà bạn không còn truy cập được.
Sau khi đã mua ổ đĩa thứ hai, hãy sao chép và dán các tập tin của bạn vào cả hai ổ đĩa cùng một lúc. Bạn có thể để quá trình này chạy ngầm trong khi bạn làm việc khác.
4. Sử Dụng Ứng Dụng Sao Lưu Chuyên Dụng
Bên cạnh việc kích hoạt sao lưu tự động cho phần mềm đám mây cụ thể, bạn có thể mua các công cụ của bên thứ ba để lưu trữ toàn bộ dữ liệu thiết bị của mình mà không cần làm gì thêm. Ví dụ bao gồm Handy Backup và Apotide. Với các chương trình này, bạn có thể thiết lập lịch trình sao lưu.
Nếu bạn sử dụng máy tính Apple, bạn có thể dùng Time Machine để sao lưu các phiên bản trước của máy tính. Tuy nhiên, tại thời điểm tháng 3 năm 2025, bạn không thể lên lịch sao lưu. Người dùng Windows có thể sử dụng Windows Backup để sao lưu dữ liệu, trong khi có nhiều tùy chọn sao lưu dữ liệu khác nhau dành cho người dùng Linux.
Cửa sổ và menu thả xuống của Time Machine trên máy Mac
Nhiều ứng dụng sao lưu cung cấp bản dùng thử miễn phí trước khi bạn quyết định mua. Vì vậy, bạn có thể thử từng ứng dụng để tìm ra lựa chọn tốt nhất cho mình.
5. Áp Dụng Quy Tắc Sao Lưu 3-2-1
Các doanh nghiệp thường áp dụng quy tắc 3-2-1, nhưng đây cũng là một phương pháp sao lưu dữ liệu tốt cho mục đích cá nhân. Khi thực hiện quy tắc này, bạn sẽ tạo ra ba bản sao dữ liệu của mình và sao lưu chúng trên hai loại lưu trữ (ví dụ: ổ cứng và phần mềm đám mây).
Ổ cứng ngoài được cắm vào máy tính
Sau đó, bạn sẽ chuyển một bản sao vật lý đến một địa điểm khác. Điều này không nhất thiết phải áp dụng cho mục đích cá nhân, nhưng bạn có thể để một bản sao ở nơi khác trong nhà nếu lo lắng về việc mất ổ cứng chính của mình.
Bạn có thể sao lưu dữ liệu của mình vào nhiều công cụ lưu trữ đám mây, bao gồm các lựa chọn thay thế cho Dropbox và Google Drive. Ngoài ra còn có nhiều ổ cứng ngoài tuyệt vời; hãy đảm bảo chọn một thiết bị bền bỉ.
6. Tách Biệt Tài Khoản Cá Nhân và Công Việc
Bạn sẽ không (hoặc ít nhất là không nên) sử dụng cùng một địa chỉ email cho công việc/học tập và mục đích cá nhân. Mọi thứ sẽ nhanh chóng trở nên lộn xộn, phải không? Điều tương tự cũng áp dụng cho việc sao lưu dữ liệu của bạn.
Thiết lập một tài khoản sao lưu cá nhân và chuyên nghiệp chỉ mất vài phút. Google Drive là một lựa chọn dễ dàng và miễn phí, và bạn có thêm ưu điểm là nhận được 15GB miễn phí với mỗi tài khoản. Bạn sẽ không cần phải trả tiền cho một tài khoản lưu trữ đám mây bổ sung khi thực hiện điều này.
7. Mua Thêm Dung Lượng Lưu Trữ Đám Mây
Trừ khi bạn sử dụng Google Drive, cung cấp 15GB dung lượng lưu trữ miễn phí, việc sao lưu dữ liệu của bạn vào một công cụ lưu trữ đám mây miễn phí có thể nhanh chóng trở nên mệt mỏi vì dung lượng hạn chế của chúng. Nhiều công cụ, chẳng hạn như iCloud, chỉ cung cấp 5GB; những công cụ khác (ví dụ: Dropbox) chỉ cung cấp cho bạn 2GB. Thực tế, ngay cả 15GB của Google Drive cũng không đủ dùng lâu dài.
Mặc dù việc dọn dẹp không gian lưu trữ là lý tưởng để giữ các tập tin của bạn được sắp xếp, nhưng việc mua thêm dung lượng lưu trữ đám mây là tốt hơn nếu bạn gặp tình huống khó xử khi phải xóa các tập tin cần thiết. Hầu hết các giải pháp đều khá phải chăng—ví dụ, 50GB iCloud+ có giá 0,99 USD/tháng.
Nhiều công cụ cho phép bạn lưu trữ nhiều hơn nữa với một số gói của họ. Ví dụ, Dropbox Plus cung cấp 2TB với giá 9,99 USD/tháng.
Các tệp được lưu trữ trong Dropbox với gói trả phí
Sao lưu các tập tin và thư mục quan trọng của bạn mất ít thời gian hơn bạn nghĩ, và bạn có thể tự động hóa phần lớn quy trình. Đầu tư vào một công cụ lên lịch sao lưu là một điểm khởi đầu lý tưởng, và bạn cũng nên xem xét việc áp dụng các quy tắc đơn giản để lưu nhiều bản sao. Hãy bắt đầu bảo vệ dữ liệu của bạn ngay hôm nay để tránh những rủi ro không đáng có!
