Trong thế giới công nghệ phát triển không ngừng, việc tối ưu hóa năng suất làm việc luôn là một chủ đề nóng hổi. Chúng ta thường xuyên bắt gặp những “mẹo năng suất” (productivity hacks) được quảng bá rầm rộ, hứa hẹn sẽ thay đổi hoàn toàn cách chúng ta làm việc. Tuy nhiên, qua kinh nghiệm thực tế của đội ngũ Thuthuatmobile.net, không phải mọi phương pháp đều phù hợp với tất cả mọi người. Nhiều thủ thuật năng suất có vẻ chỉ tốt khi nằm trên trang sách hơn là được áp dụng vào đời sống hàng ngày. Bài viết này sẽ đi sâu vào phân tích những phương pháp phổ biến mà chúng tôi đã thử nghiệm và những lý do chúng có thể không phải là “chân ái” của bạn.
1. Time-Blocking và Timeboxing: Khi Lịch Trình Quá Cứng Nhắc
Time-blocking là một trong những kỹ thuật năng suất được nhắc đến nhiều nhất, và cũng là phương pháp đầu tiên mà chúng tôi thử nghiệm. Tuy nhiên, thành thật mà nói, đây là một trải nghiệm thất bại hoàn toàn. Chúng tôi đã đối mặt với nhiều nhược điểm của một lịch trình quá cứng nhắc, điển hình là cảm giác liên tục bị quá tải. Mọi thứ dường như phải diễn ra hoàn hảo; chỉ cần lệch vài phút, toàn bộ lịch trình sẽ bị ảnh hưởng, dẫn đến tình trạng tồn đọng công việc.
Lịch trình làm việc Time-Blocking với cuộc họp đã được lên lịch
Sau đó, chúng tôi chuyển sang thử nghiệm Timeboxing. Kỹ thuật này tương tự Time-blocking nhưng thay vì phân bổ thời gian cho một nhiệm vụ cụ thể, bạn dành thời gian cho một loại công việc nhất định. Ví dụ, chúng tôi dành một khoảng thời gian cho “công việc tự do” nói chung, thay vì chỉ định cho một dự án của khách hàng cụ thể nào đó. Mặc dù có phần tốt hơn, chúng tôi vẫn không thích cảm giác bị giới hạn theo cách này. Mặc dù vẫn duy trì số giờ làm việc cố định mỗi ngày, một lịch trình linh hoạt hơn đã giúp chúng tôi hoàn thành nhiều việc hơn và cảm thấy hài lòng hơn đáng kể.
2. Kỹ Thuật Pomodoro: Khoảng Thời Gian Quá Ngắn Ngủi?
Kỹ thuật Pomodoro thường yêu cầu làm việc 25 phút, sau đó nghỉ ngắn. Chúng tôi nhận thấy cần phải có những khoảng nghỉ ngơi giữa giờ làm việc trên máy tính, bởi vì việc nhìn chằm chằm vào màn hình liên tục trong sáu giờ khiến chúng tôi không thể tập trung vào cuối ngày. Tuy nhiên, kỹ thuật Pomodoro theo nghĩa thông thường lại không mang lại hiệu quả mong muốn.
Vấn đề chính của chúng tôi với chiến thuật này là 25 phút không đủ thời gian để hoàn thành một công việc có ý nghĩa. Với thời gian đó, chúng tôi mới chỉ bắt đầu làm quen với nhiệm vụ. Sự ngắt quãng liên tục khiến chúng tôi trở nên khó chịu và bực bội. Để khắc phục nhược điểm của kỹ thuật Pomodoro, chúng tôi đã điều chỉnh bằng cách nghỉ giải lao mỗi giờ (hoặc khi viết được 1.000 từ). Nếu bạn định thử kỹ thuật này, chúng tôi khuyên bạn nên tăng thời gian làm việc nếu bạn dễ bị trì hoãn.
3. Xây Dựng “Bộ Não Thứ Hai” (Building a Second Brain): Liệu Có Cần Thiết Phức Tạp Đến Thế?
Cách đây vài năm, khi đang trong giai đoạn tìm kiếm các phương pháp năng suất đột phá, chúng tôi đã biết đến cuốn sách “Building a Second Brain” của Tiago Forte. Mặc dù rất thích những lời khuyên của Forte trên YouTube, nhưng phương pháp “bộ não thứ hai” lại không phù hợp với chúng tôi. Thay vì đơn giản hóa cuộc sống, nó lại khiến chúng tôi cảm thấy quá tải và thậm chí không thể đọc hết cuốn sách.
Chúng tôi cũng đã thử một số ứng dụng được thiết kế để xây dựng “bộ não thứ hai”, nhưng điều này cũng không giúp ích gì. Không lâu sau đó, chúng tôi khám phá ra meme “Just Use Apple Notes” (Chỉ cần dùng Apple Notes), điều này đã tóm gọn khá chính xác cảm nhận của chúng tôi vào thời điểm đó. Thành thật mà nói, chúng tôi nghĩ rằng việc xây dựng “bộ não thứ hai” là một ý tưởng tuyệt vời nếu bạn là một nhà nghiên cứu hoặc làm việc trong lĩnh vực học thuật. Tuy nhiên, chúng tôi không nghĩ rằng nhu cầu cá nhân của mình đòi hỏi một hệ thống phức tạp đến vậy.
4. “Ăn Con Ếch” (Eating the Frog): Áp Dụng Đúng Lúc, Đúng Việc
Kỹ thuật “Ăn con ếch” là việc hoàn thành nhiệm vụ khó khăn nhất trong ngày trước tiên. Ý tưởng là một khi bạn đã làm xong việc mà mình không thích nhất, phần còn lại của ngày sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Chúng tôi từng luôn cố gắng “ăn con ếch”, nhưng nó chỉ hiệu quả khoảng một nửa số lần.
Chúng tôi đã dành thời gian suy nghĩ về lý do tại sao lại như vậy, và nhận ra rằng “ăn con ếch” chỉ hiệu quả nếu đó là một dự án cá nhân hoặc một việc chúng tôi yêu thích. Tuy nhiên, nếu chúng tôi không thích một việc gì đó, chúng tôi thấy tốt hơn là nên hoàn thành những việc khác trước và gạch bỏ chúng khỏi danh sách công việc. Sau đó, chúng tôi có thể tập trung vào nhiệm vụ khó hơn mà không bị phân tâm. Việc trở nên tối giản hơn và chỉ thực hiện các nhiệm vụ thực sự tạo ra giá trị đã giúp chúng tôi không cần đến kỹ thuật này. Ví dụ, chúng tôi chỉ kiểm tra email hai lần mỗi ngày. Hơn nữa, chúng tôi cố tình đặt ít việc hơn vào danh sách cần làm; nếu mọi giờ đều bị lấp đầy, chúng tôi sẽ nhanh chóng bị kiệt sức.
5. Ma Trận Eisenhower: Phân Loại Dẫn Đến Trì Hoãn?
Bạn có thể chuẩn bị danh sách công việc cần làm bằng Ma Trận Eisenhower bằng cách chia các nhiệm vụ thành bốn phần: Làm ngay, Làm sau, Ủy thác, và Loại bỏ. Mặc dù ý tưởng này rất tuyệt vời, chúng tôi đã dành quá nhiều thời gian để phân vân xem nhiệm vụ nên thuộc loại nào và kết quả là hoàn thành rất ít việc. Đối với chúng tôi, đó lại là một cách để trì hoãn.
Cài đặt mức độ ưu tiên nhiệm vụ trong ứng dụng Todoist
Tương tự như “Ăn con ếch”, chúng tôi thấy dễ dàng hơn khi xác định các nhiệm vụ nhất quán sẽ giúp chúng tôi đạt được mục tiêu. Ví dụ, đối với một người làm tự do, những việc tạo ra giá trị là viết, biên tập, liên hệ khách hàng và xây dựng mối quan hệ. Mọi thứ khác đều là “có thì tốt” chứ không phải là điều cần thiết.
6. Lập Kế Hoạch Tuần Chi Tiết: Thiếu Linh Hoạt Cho Người Làm Tự Do
Chúng tôi đã trải qua giai đoạn lên kế hoạch chi tiết cho toàn bộ danh sách công việc trong tuần. Mặc dù nghĩ rằng điều này sẽ giúp tập trung tốt hơn, nhưng trong thực tế, khả năng tập trung không cải thiện. Hơn nữa, chúng tôi nhận thấy việc lên kế hoạch cả tuần trước khiến chúng tôi không thể thích ứng với các tình huống thay đổi.
Điện thoại hiển thị danh sách việc cần làm cạnh sổ tay và bút ghi chú trên bàn làm việc
Vì là người làm tự do, lịch trình hàng ngày của chúng tôi không phải lúc nào cũng giống nhau. Hơn nữa, đôi khi chúng tôi cần phản ứng nhanh với một câu chuyện hoặc yêu cầu đột xuất. Cả hai điều này đều khiến chúng tôi cảm thấy căng thẳng suốt cả ngày. Chúng tôi phải chỉ ra rằng việc lập kế hoạch cả tuần có thể mang lại lợi ích đáng kể nếu bạn là sinh viên hoặc nhân viên có lịch trình cố định. Nó cũng tốt nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp với các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, bạn cần tự quyết định xem mình có thuộc các đối tượng này hay không và sau đó thử nghiệm để xem liệu bạn có thực sự hưởng lợi hay không.
7. Kỹ Thuật Triage: Đơn Giản Hóa Hay Phức Tạp Hóa?
Kỹ thuật Triage khá giống với Ma Trận Eisenhower; bạn ưu tiên các nhiệm vụ với mục tiêu tập trung vào những gì quan trọng và tiết kiệm thời gian. Nhưng trong khi chúng tôi nghĩ rằng nó có thể hiệu quả với một số người, nó lại không giúp ích nhiều cho cuộc sống hàng ngày của chúng tôi. Một lần nữa, chiến thuật này lại trở thành một hình thức trì hoãn. Để không nghe có vẻ quá kiêu ngạo, nhưng chúng tôi đã bị ám ảnh bởi năng suất đủ lâu để biết mình nên và không nên làm gì. Tất cả những gì kỹ thuật Triage mang lại là làm mọi thứ trở nên phức tạp hơn và không tiết kiệm được chút thời gian nào.
Nếu cần ưu tiên một nhiệm vụ, chúng tôi chỉ đơn giản là đánh dấu nó là khẩn cấp trên danh sách công việc trên giấy. Trước đây, chúng tôi đã thêm một điểm đánh dấu ưu tiên trong ứng dụng danh sách công việc; nhiều công cụ như TickTick và Todoist đều cho phép bạn làm điều này.
Kết Luận
Không có một “công thức vàng” nào cho năng suất có thể áp dụng cho tất cả mọi người. Qua quá trình thử nghiệm nhiều phương pháp phổ biến, chúng tôi nhận thấy rằng điều quan trọng nhất là phải tìm ra điều gì thực sự phù hợp với bản thân mình. Mặc dù một số kỹ thuật đã mang lại hiệu quả nhất định, chúng tôi cũng đã dành rất nhiều thời gian cho những chiến thuật không phù hợp với nhu cầu của mình.
Hãy nhớ rằng, năng suất không phải là việc áp dụng một cách mù quáng mọi xu hướng. Đó là về việc hiểu rõ cách bạn làm việc tốt nhất và điều chỉnh các công cụ, phương pháp để phục vụ mục tiêu của bạn. Đừng ngại thử nghiệm, nhưng cũng đừng ngần ngại từ bỏ nếu một phương pháp không mang lại giá trị thực sự.
Bạn đã thử những phương pháp năng suất nào và có kinh nghiệm gì muốn chia sẻ? Hãy để lại bình luận bên dưới và cùng Thuthuatmobile.net khám phá những thủ thuật công nghệ hữu ích khác để tối ưu hóa công việc hàng ngày của bạn!
