Việc so sánh từng trang của hai tài liệu Word theo cách thủ công là một cơn ác mộng, tốn thời gian và dễ bỏ sót lỗi. May mắn thay, Microsoft Word cung cấp nhiều phương pháp hiệu quả giúp bạn dễ dàng xác định tất cả sự khác biệt giữa các văn bản, tối ưu hóa quá trình làm việc và cộng tác.
So Sánh Tài Liệu Word Bằng Tính Năng “Compare”
Tính năng so sánh tự động của Microsoft Word là công cụ mạnh mẽ, giúp làm nổi bật mọi sự khác biệt giữa hai tài liệu. Đây là cách sử dụng hiệu quả:
- Mở một tài liệu Word mới hoặc bất kỳ tài liệu nào bạn đang làm việc.
- Truy cập tab Review (Xem lại) trên thanh ribbon.
- Nhấp vào Compare (So sánh), sau đó chọn Compare (So sánh) một lần nữa từ các tùy chọn thả xuống.
- Trong cửa sổ Compare Documents (So sánh Tài liệu), chọn tài liệu bạn muốn so sánh vào trường Original document (Tài liệu gốc) và Revised document (Tài liệu đã sửa đổi).
- Bạn có thể nhấp vào nút More (Thêm) để tùy chỉnh những gì bạn muốn so sánh trong tài liệu (ví dụ: chỉ so sánh định dạng, chỉ so sánh văn bản, v.v.).
- Nhấn OK để bắt đầu quá trình so sánh tài liệu.
So sánh tài liệu trong hộp thoại Compare Documents của Microsoft Word
Sau khi hoàn tất các bước trên, Word sẽ hiển thị chế độ xem ba khung. Khung chính giữa sẽ hiển thị tài liệu đã được hợp nhất, nơi tất cả các thay đổi được làm nổi bật. Văn bản được chèn vào sẽ được gạch chân màu đỏ, trong khi văn bản đã xóa sẽ được đánh dấu bằng gạch ngang.
Hai tài liệu Word về Python được so sánh trong Microsoft Word
Ở khung bên phải, bạn sẽ thấy tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi để tham chiếu. Khung bên trái sẽ hiển thị tóm tắt tất cả các thay đổi đã được thực hiện trong tài liệu đã so sánh, chẳng hạn như văn bản được chèn hoặc xóa. Mỗi thay đổi sẽ được liệt kê theo thứ tự, và bạn có thể nhấp vào bất kỳ thay đổi nào để điều hướng trực tiếp đến phần đó để xem xét chi tiết.
Để có cái nhìn tập trung hơn, bạn có thể đóng các khung bên trái và bên phải. Sau khi đã xem xét xong các thay đổi, hãy vào File (Tệp) > Save As (Lưu dưới dạng) để lưu tài liệu so sánh, tiện cho việc sử dụng sau này.
Hợp Nhất Thay Đổi Khi So Sánh Tài Liệu Word
Khi so sánh hai tài liệu Word, việc hợp nhất các thay đổi từ một tài liệu vào tài liệu khác để tạo ra một phiên bản cuối cùng, thống nhất là rất cần thiết. Microsoft Word làm cho quá trình này trở nên cực kỳ dễ dàng.
Trong chế độ xem so sánh, bạn chỉ cần nhấp vào nút Tracking (Theo dõi) trên thanh ribbon, sau đó chọn Accept (Chấp nhận). Bạn có thể chọn Accept All Changes (Chấp nhận Tất cả Thay đổi) để tự động hợp nhất tất cả các bản sửa đổi vào tài liệu, hoặc chọn Accept and Move to Next (Chấp nhận và Chuyển sang Tiếp theo) nếu bạn muốn xem xét thủ công từng thay đổi trước khi hợp nhất.
Các tùy chọn chấp nhận hoặc từ chối thay đổi trong tài liệu Word đã so sánh
Tương tự, tùy chọn Reject (Từ chối) cho phép bạn loại bỏ bất kỳ thay đổi không mong muốn nào. Khi bạn thực hiện các thao tác này, Word sẽ tự động điều chỉnh tài liệu dựa trên lựa chọn của bạn, bằng cách kết hợp các nội dung chèn hoặc hoàn tác các nội dung đã xóa. Sau khi xem xét tất cả các thay đổi, tài liệu sẽ phản ánh phiên bản đã được hợp nhất, kết hợp nội dung gốc với các sửa đổi cần thiết.
Word cũng cho phép bạn kết hợp các tài liệu trực tiếp bằng cách vào tab Review (Xem lại), chọn Compare (So sánh) > Combine (Kết hợp), và chọn hai tài liệu bạn muốn hợp nhất.
So Sánh Tài Liệu Word Với Chế Độ Xem Song Song (“Side-by-Side View”)
Nếu bạn muốn so sánh tài liệu theo cách thủ công mà không cần sử dụng tính năng so sánh tự động của Word, tùy chọn Side by Side View (Xem Song song) là một lựa chọn tuyệt vời. Chế độ này cho phép bạn xem cả hai tài liệu cạnh nhau.
Để thực hiện, hãy mở hai tài liệu Word mà bạn muốn so sánh. Sau đó, trong một trong hai tài liệu, điều hướng đến tab View (Xem). Trong nhóm Window (Cửa sổ), nhấp vào nút View Side by Side (Xem Song song). Nếu có nhiều hơn hai tài liệu đang mở, bạn sẽ cần chỉ định tài liệu nào bạn muốn xem song song.
Khi các tài liệu đã được sắp xếp trong chế độ xem song song, bạn có thể cuộn qua chúng một cách độc lập hoặc bật tính năng Synchronous Scrolling (Cuộn đồng bộ). Với tính năng này, khi bạn cuộn một tài liệu, tài liệu kia cũng sẽ tự động cuộn đến phần tương ứng, giúp việc so sánh trực quan và dễ dàng hơn.
Việc nắm vững cách so sánh tài liệu trong Word mang lại lợi ích đáng kể, đặc biệt khi bạn cần xem xét các chỉnh sửa cộng tác hoặc theo dõi thay đổi phiên bản. Hơn nữa, nó giúp loại bỏ sự phụ thuộc vào các công cụ so sánh tài liệu trực tuyến, đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin tốt hơn.
