Bạn có cần một con dao đa năng Thụy Sĩ khi một lưỡi dao đơn lẻ cũng có thể hoàn thành công việc một cách hoàn hảo? Trong nhiều năm, tôi đã phụ thuộc vào sự kết hợp của các ứng dụng bên thứ ba phức tạp để quản lý năng suất cá nhân, tin rằng các ứng dụng tích hợp sẵn của Apple quá cơ bản. Nhưng sau khi quyết định tập trung hoàn toàn vào bộ ứng dụng năng suất của Apple, tôi chỉ ước mình đã làm điều đó sớm hơn. thuthuatmobile.net nhận thấy rằng việc tận dụng tối đa hệ sinh thái Apple có thể là chìa khóa để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn.
Vấn Đề Với Các Công Cụ Năng Suất Bên Thứ Ba
Tôi luôn tìm kiếm các công cụ năng suất tốt nhất để giúp tôi luôn ngăn nắp và tập trung. Trong những năm qua, tôi đã thử mọi thứ từ Notion và OmniFocus đến Obsidian và Todoist. Mặc dù mỗi công cụ này đều có những điểm mạnh riêng, tôi cuối cùng nhận ra rằng tất cả chúng đều chia sẻ những thách thức gây khó chịu tương tự.
Đầu tiên, nhiều ứng dụng bên thứ ba đi kèm với vô số tính năng – nhiều đến mức chúng có thể trở nên quá tải. Mặc dù những “chuông và còi” này thoạt nhìn có vẻ hấp dẫn, chúng cũng đi kèm với một đường cong học tập dốc. Tôi đã dành hàng giờ để tùy chỉnh bảng điều khiển, thiết lập quy trình làm việc và học cách sử dụng các tính năng nâng cao, chỉ để nhận ra rằng tôi không cần một nửa trong số đó.
Thứ hai, ngay cả khi hầu hết các công cụ này đều đồng bộ hóa lên đám mây, chúng không phải lúc nào cũng giao tiếp tốt với nhau hoặc với các công cụ khác mà tôi sử dụng hàng ngày. Điều này dẫn đến các quy trình làm việc bị ngắt kết nối và rất nhiều công việc thủ công để giữ mọi thứ được cập nhật.
Mặt khác, các ứng dụng năng suất của Apple đã được thiết kế một cách có chủ đích để đơn giản và tích hợp liền mạch. Không có bộ tính năng quá tải hay đường cong học tập dốc. Thay vào đó, chúng tập trung vào việc làm tốt một vài điều và tích hợp mượt mà, dẫn đến trải nghiệm trôi chảy, kết nối hơn, cho phép tôi tập trung vào công việc chứ không phải vào các công cụ của mình.
Lời Nhắc (Reminders): Quản Lý Tác Vụ Đầy Bất Ngờ
Thoạt nhìn, ứng dụng Lời nhắc (Reminders) của Apple có vẻ như là một danh sách việc cần làm cơ bản – tuyệt vời cho việc mua sắm hàng tạp hóa và những nhắc nhở nhanh. Mặc dù đúng là Reminders không có nhiều tính năng như các “ông lớn” quản lý dự án như OmniFocus, nhưng chính xác đó lại là điều khiến nó trở nên hiệu quả.
Reminders tạo ra sự cân bằng hoàn hảo giữa sự đơn giản và tính năng, và khả năng tích hợp liền mạch với các ứng dụng Apple khác đã khiến nó trở thành một phần không thể thiếu trong hệ thống năng suất của tôi.
Giao diện ứng dụng Lời nhắc (Reminders) hiển thị tác vụ đánh giá tuần
Reminders tập trung vào những điều cốt yếu – mọi thứ đều nằm chính xác ở nơi bạn cần, không có sự phức tạp không cần thiết hay tùy chỉnh vô tận. Điều này giúp việc tổ chức danh sách việc cần làm trong Reminders trở nên dễ dàng. Ví dụ, một trong những tính năng bị đánh giá thấp nhất của Reminders là khả năng xử lý cả những việc cần làm đơn giản và các dự án phức tạp. Bạn có thể chia nhỏ các dự án lớn thành các tác vụ nhỏ hơn và thậm chí tạo các tác vụ phụ trong các tác vụ đó.
Nhắc nhở dựa trên vị trí là một tính năng đơn giản nhưng hiệu quả khác, cho phép bạn đặt cảnh báo kích hoạt khi bạn đến một địa điểm cụ thể. Chẳng hạn, bạn có thể đặt lời nhắc tưới cây ngay khi về đến nhà.
Tôi cũng sử dụng Danh sách thông minh (Smart Lists) trong Reminders để tự động hóa việc tổ chức tác vụ. Thay vì sắp xếp thủ công các lời nhắc vào các danh sách khác nhau, Smart Lists tự động nhóm các tác vụ dựa trên các tiêu chí như ngày, mức độ ưu tiên, thời gian hoặc vị trí.
Ghi Chú (Notes): Trung Tâm Kiến Thức Cá Nhân
Apple Notes là một trong những ứng dụng ghi chú tốt nhất cho người dùng Apple. Mặc dù nhiều người dùng chuyên nghiệp có thể cảm thấy rằng ứng dụng Notes vẫn thiếu một số tính năng quan trọng, nhưng lợi ích của nó vẫn vượt trội hơn những hạn chế, đặc biệt đối với những người trong hệ sinh thái Apple. Thay vì chuyển sang một ứng dụng khác, tôi sử dụng ProNotes để nâng tầm ứng dụng Notes trên máy Mac của mình.
Thanh công cụ định dạng của ProNotes, ứng dụng hỗ trợ Notes trên Mac
Một trong những điều tôi yêu thích nhất về Apple Notes là tốc độ truy cập thông tin. Nhờ khả năng tích hợp sâu với macOS, tôi có thể mở các ghi chú cụ thể trong Spotlight Search chỉ bằng cách gõ một từ khóa.
Tôi cũng sử dụng ứng dụng Notes trên iPhone để quét tài liệu. Dù đó là một hóa đơn, một ghi chú viết tay hay một hợp đồng, tôi đều có thể nhanh chóng quét và lưu lại. Nhờ đồng bộ hóa iCloud, nó có thể truy cập ngay lập tức trên tất cả các thiết bị Apple của tôi.
Là người thường có ý tưởng bất chợt, tôi cần một cách để ghi lại chúng nhanh chóng trước khi chúng biến mất. Tôi sử dụng Hot Corners trên máy Mac để gán một trong các góc màn hình để mở ứng dụng Notes nhanh chóng. Chỉ với một cú lướt chuột đơn giản, tôi có thể ghi lại suy nghĩ mà không làm gián đoạn quy trình làm việc của mình.
Lịch (Calendar): Người Bạn Quản Lý Thời Gian Và Lịch Hẹn
Phải thừa nhận rằng tôi không phải lúc nào cũng là một người hâm mộ Apple Calendar. Đó là lý do tại sao ban đầu tôi đã thay thế ứng dụng mặc định trên Mac bằng một giải pháp thay thế bên thứ ba có tên Fantastical. Tuy nhiên, tôi đã chuyển về sử dụng Calendar vì nó miễn phí, và kể từ đó, tôi nhận ra rằng đôi khi, sự đơn giản chính là điều bạn cần.
Ứng dụng Lịch Apple hiển thị lịch trình năng suất trên Mac
Một trong những điều tôi yêu thích nhất về Apple Calendar là cách nó xử lý nhiều lịch một cách dễ dàng. Ví dụ, tôi có các lịch riêng biệt cho các khía cạnh khác nhau trong cuộc sống, mỗi lịch được gán một màu sắc độc đáo. Sự phân biệt trực quan này giúp dễ dàng phân biệt chúng chỉ bằng một cái nhìn.
Một tính năng khác tôi yêu thích là Calendar có thể đồng bộ hóa các sự kiện từ các tài khoản lịch khác, như Google Calendar. Dù đó là một cuộc họp công việc được lên lịch bởi đồng nghiệp hay một sự kiện gia đình được chia sẻ qua Google, mọi thứ đều hiển thị ở một nơi.
Sự đơn giản của Apple Calendar tỏa sáng khi tạo sự kiện. Tôi có thể đặt lời nhắc, thêm thông tin địa điểm, người được mời, tệp đính kèm và hơn thế nữa. Nếu kế hoạch thay đổi, việc lên lịch lại cũng dễ dàng như kéo và thả các sự kiện sang một ngày khác.
Thêm một sự kiện mới cũng dễ dàng như nhấn Control-click vào ngày mong muốn và thêm các chi tiết.
Các Ứng Dụng Năng Suất Apple Hoạt Động Hiệu Quả Hơn Cùng Nhau
Các ứng dụng gốc của Apple không chỉ hữu ích khi đứng một mình – chúng còn tốt hơn nhiều khi được sử dụng cùng nhau, biến chúng thành một hệ thống năng suất gắn kết. Hãy bắt đầu với Siri, công cụ đã trở thành cách tôi ưu tiên để thêm tác vụ vào Reminders một cách nhanh chóng. Bạn cũng có thể sử dụng Siri để tạo sự kiện trong Lịch và ghi chú, bằng cách nói những câu như:
- “Nhắc tôi gọi Sarah lúc 3 giờ chiều.”
- “Tạo một ghi chú có tiêu đề “đề xuất sách”.”
- “Tạo một sự kiện họp với Paul trong Lịch vào ngày mai.”
Ngoài ra, Apple còn giúp dễ dàng kết nối thông tin giữa các công cụ này, ví dụ:
- Tôi có thể ghi lại các ghi chú cuộc họp trong Notes và ngay lập tức tạo một tác vụ trong Reminders từ ghi chú đó.
- Các tác vụ trong Reminders xuất hiện trong Calendar, cho phép tôi xem lịch trình và các việc cần làm ở một nơi.
- Nếu tôi nhận được một email về một cuộc họp, tôi có thể kéo nó từ ứng dụng Mail vào Reminders để tạo một tác vụ.
Điều này có nghĩa là các tác vụ, sự kiện và ghi chú không tồn tại trong các “hầm chứa” riêng biệt. Thay vào đó, chúng di chuyển linh hoạt giữa các ứng dụng, đảm bảo không chi tiết nào bị bỏ lỡ và năng suất được nâng cao một cách tự nhiên.
Bằng cách sử dụng các ứng dụng gốc của Apple, tôi đã cải thiện quy trình làm việc và giảm thiểu sự phân tâm. Nếu bạn đã là một phần của hệ sinh thái Apple, những ứng dụng này có thể là tất cả những gì bạn cần để cải thiện năng suất của mình. Hãy thử và chia sẻ trải nghiệm của bạn với thuthuatmobile.net nhé!
