Bạn đã bao giờ làm việc tại nhà và tự hỏi liệu công ty có thể biết bạn đang làm việc từ đâu không? Gần đây, tôi có chuyến đi khắp Mexico, nhưng trước khi lên đường, tôi muốn tìm hiểu chính xác những gì công ty có thể thấy – và liệu họ có thể biết tôi đang làm việc từ bãi biển thay vì văn phòng hay không. Câu trả lời là có, và có nhiều cách hơn bạn nghĩ.
Theo dõi địa chỉ IP khi đăng nhập vào mạng công ty
Bất kỳ công ty nào có bộ phận IT đều có khả năng ghi lại mọi địa chỉ IP đăng nhập vào mạng lưới của họ. Địa chỉ IP của bạn có liên kết với vị trí địa lý, và mặc dù không phải lúc nào cũng chính xác tuyệt đối, nó có thể cho thấy khu vực chung mà bạn đang kết nối từ đó. Các tập đoàn lớn chắc chắn sẽ theo dõi địa chỉ IP, đặc biệt là những công ty xử lý thông tin nhạy cảm.
Giao diện website hiển thị vị trí địa chỉ IP của người dùng trên bản đồ
Các công ty nhỏ hơn có thể có các chương trình để kiểm tra nơi người dùng đang đăng nhập, nhưng có thể không có quy trình bảo mật mạng để kiểm tra chi tiết từng địa chỉ IP.
Nếu bạn muốn ẩn địa chỉ IP công khai của mình ở bất cứ đâu, bạn cần sử dụng Mạng riêng ảo (VPN). Một VPN sẽ che giấu địa chỉ IP của bạn và làm cho nó xuất hiện như thể đang đến từ máy chủ của công ty VPN. Nếu bạn không được phép làm việc ở nước ngoài, bạn có thể làm cho địa chỉ IP của mình xuất hiện như thể đang đến từ quốc gia của bạn; Hoa Kỳ thường có rất nhiều máy chủ VPN trải khắp đất nước, vì vậy bạn thậm chí có thể tìm thấy một máy chủ ở thành phố (hoặc ít nhất là tiểu bang) của mình.
Tuy nhiên, nếu bạn chọn phương pháp này, hãy kiểm tra xem VPN có hoạt động trước khi biến mình thành một digital nomad thực thụ. Một số dịch vụ VPN tốt hơn những dịch vụ khác. Bạn không muốn bị phát hiện khi đang tận hưởng trên bãi biển!
Giám sát qua các ứng dụng họp và cộng tác (Zoom, Microsoft Teams)
Tôi có thể không kết nối trực tiếp vào mạng công ty, nhưng việc đăng nhập vào các cuộc họp Zoom là điều bắt buộc. Mặc dù hầu hết quản trị viên Zoom có thể không quan tâm người tham gia cuộc họp đăng nhập từ đâu, nhưng một quản trị viên nghi ngờ muốn đảm bảo người tham gia đang làm việc tại nhà có thể sẽ chú ý.
Màn hình cuộc họp Zoom với ba người tham gia và thanh công cụ AI Companion bên phải
Các quản trị viên Zoom có thể dễ dàng xem địa chỉ IP công khai của mọi người dùng đăng nhập vào cuộc họp. Việc truy cập thông tin này dễ dàng như vào bảng điều khiển và tìm liên kết “IP Usage”.
Tình hình tương tự cũng xảy ra với các công cụ cộng tác tại nơi làm việc khác như Microsoft Teams. Quản trị viên mạng có thể thấy địa chỉ IP của bạn khi bạn kết nối với Microsoft Teams của công ty.
Các chương trình giám sát nhân viên (Employee Monitoring Programs)
Bạn có thể không biết, nhưng có thể có một số chương trình đang chạy ẩn trên máy tính của bạn, thu thập một lượng lớn dữ liệu. Nếu bạn đang sử dụng máy tính xách tay của công ty, gần như chắc chắn có phần mềm này hoạt động ngầm, thu thập các thông tin như:
- Mức độ sử dụng máy tính
- Năng suất làm việc
- Và tất nhiên, cả vị trí của bạn
Có một vài loại dữ liệu đang được thu thập có thể báo động cho sếp của bạn rằng có điều gì đó không ổn. Những thông tin như lịch sử duyệt web, nội dung email, thao tác gõ phím (keystrokes), ghi lại màn hình, thời gian dành cho các tác vụ cụ thể và vị trí đều có thể báo hiệu rằng bạn không ở nơi mà bạn nên làm những gì bạn nên làm. Ngay cả khi công ty của bạn không ngạc nhiên khi bạn dường như truy cập mạng ở thành phố bạn đang sinh sống trước khi bất ngờ xuất hiện ở Mexico, họ có thể trở nên nghi ngờ khi kết hợp thực tế rằng bạn có vẻ tương đối không hoạt động với các truy vấn gần đây của bạn về nhà hàng ngon nhất để ghé thăm ở Cancun.
Để xem liệu công ty của bạn có sử dụng các chương trình này hay không, bạn có thể xem xét mở và tìm kiếm các phần mềm giám sát nhân viên phổ biến như Hubstaff hoặc ActivTrak trong Trình quản lý tác vụ (Task Manager) hoặc Giám sát hoạt động (Activity Monitor) của máy tính.
Đọc tin nhắn và hoạt động trên mạng xã hội
Kín miệng là vàng. Bạn có thể thực hiện mọi biện pháp phòng ngừa trên thế giới, nhưng nếu đồng nghiệp của bạn tiết lộ thông tin trên Slack hoặc Teams thì mọi thứ đều vô ích. Nếu bạn có ý định ra khỏi thành phố mà không có sự cho phép của công ty, tốt nhất là nên nói với càng ít người càng tốt. Ngay cả khi bạn đang trò chuyện qua tin nhắn trực tiếp, quản trị viên vẫn có thể truy cập các tin nhắn này.
Giao diện kênh công khai Slack hiển thị các cuộc trò chuyện và luồng tin nhắn
Ngoài việc không nói với bất kỳ ai trong văn phòng, tốt nhất là tránh đăng bài lên mạng xã hội. Tôi biết điều này có thể khó, nhưng nếu bạn muốn có việc làm khi trở về sau kỳ nghỉ làm việc từ xa, tốt nhất là nên kiềm chế không đăng bất kỳ bức ảnh tự sướng nào của bạn trong bộ đồ tắm.
Quản lý thiết bị di động (MDM – Mobile Device Management)
Công ty của bạn có thể có hàng nghìn thiết bị trong kho của mình. Với sự gia tăng của hình thức làm việc từ xa, có khả năng họ đang dựa vào hệ thống Quản lý thiết bị di động (MDM) để theo dõi tất cả các thiết bị này. Để kiểm kê, quản lý và bảo vệ các thiết bị này, công ty của bạn có thể đang sử dụng MDM.
Quản trị viên IT của bạn có thể nhận được cảnh báo khi một tài sản của công ty xuất hiện từ một khu vực đáng ngờ. Nếu công ty không có hoạt động kinh doanh gì ở Mexico, nhưng thiết bị của bạn lại nằm cách văn phòng 2.000 dặm, nó có thể bị gắn cờ là bị đánh cắp và bị khóa.
Các dấu hiệu “lộ tẩy” không cần công cụ kỹ thuật
Quản lý của tôi sẽ nhận ra điều gì đó không ổn nếu tôi sống ở Connecticut nhưng lại có cây cọ ở phía sau trong cuộc gọi Zoom. Trước khi bật camera, hãy đảm bảo làm mờ hoặc sử dụng nền ảo. Công ty của bạn có thể không cần sử dụng các công cụ phức tạp để tìm ra bạn đang làm việc ở nước ngoài. Đừng để nền Zoom hoặc lựa chọn trang phục của bạn tiết lộ vị trí!
Kết luận:
Việc làm việc từ xa mang lại sự linh hoạt đáng kể, nhưng điều quan trọng là phải hiểu rõ cách thức mà công ty có thể giám sát vị trí và hoạt động của bạn. Từ việc theo dõi địa chỉ IP khi bạn đăng nhập vào mạng hay các ứng dụng như Zoom, cho đến các phần mềm giám sát tinh vi và hệ thống MDM, công nghệ ngày càng giúp các nhà quản lý nắm bắt thông tin. Ngay cả những chi tiết nhỏ nhặt như phông nền cuộc gọi video hay các tin nhắn với đồng nghiệp cũng có thể vô tình tiết lộ vị trí của bạn.
Để bảo vệ quyền riêng tư cá nhân khi làm việc từ xa, bạn cần phải chủ động và thận trọng. Việc sử dụng VPN để che giấu IP, kiểm tra các phần mềm giám sát, và đặc biệt là cẩn trọng trong các cuộc trò chuyện nội bộ cũng như trên mạng xã hội là những biện pháp cần thiết. Hãy luôn nhớ rằng sự minh bạch với công ty về vị trí làm việc là lựa chọn an toàn nhất.
Bạn có chia sẻ kinh nghiệm nào về việc làm việc từ xa và quyền riêng tư không? Hãy để lại bình luận phía dưới!
