Nếu bạn tham gia bất kỳ cuộc trò chuyện nào về bảng tính, khả năng cao là bạn sẽ chứng kiến cuộc tranh luận bất tận giữa Excel và Google Sheets. Mỗi bên đều tin rằng mình đã chọn công cụ ưu việt hơn. Nhưng sự thật là, cả hai đều đúng một nửa và sai một nửa. Việc lựa chọn cực đoan giữa hai công cụ mạnh mẽ này đang khiến nhiều người mất đi cơ hội tối ưu hiệu suất làm việc và đôi khi, còn gây tốn kém hơn bạn nghĩ.
Lựa Chọn Sai Lầm Giữa Excel Và Google Sheets Đang Khiến Bạn Tốn Kém Như Thế Nào?
Mỗi công cụ được thiết kế để vượt trội ở những nhiệm vụ khác nhau, và nguyên tắc này hoàn toàn đúng với Excel và Google Sheets. Cố chấp chỉ gắn bó với một trong hai, trong khi bạn thực sự cần cả hai, sẽ “ngốn” thời gian, giới hạn tiềm năng và khiến công việc trở nên khó khăn hơn đáng kể.
Hãy hình dung bạn đang cố gắng chạy một mô hình tài chính đồ sộ với hàng ngàn hàng dữ liệu trong Google Sheets. Một công việc lẽ ra chỉ mất 30 phút lại biến thành cơn ác mộng ba giờ đồng hồ với tình trạng giật lag liên tục và các công thức liên tục bị lỗi. Đó là những gì xảy ra khi bạn ép Sheets làm những việc mà Excel có thể xử lý tốt hơn. Ngược lại, nếu bạn đang cộng tác với năm đồng nghiệp trên một dự án và gửi một tệp Excel cho mọi người, đột nhiên ai cũng hỏi: “Chờ đã, chúng ta đang dùng phiên bản nào vậy?”
Công thức tương quan ngân sách quảng cáo TV trong Excel để phân tích dữ liệu hiệu quả
Tất nhiên, Google Sheets là công cụ miễn phí, nhưng sự miễn phí này có thể trở nên “đắt đỏ” khi bạn phải trả thêm chi phí phần mềm, chi phí đào tạo, hoặc tệ nhất là chi phí cơ hội của hàng giờ lãng phí để vật lộn với một công cụ không thực sự phù hợp với mục tiêu bạn đang cố gắng đạt được. Bên cạnh chi phí, còn có vấn đề bảo mật. Đôi khi, bạn cần giữ dữ liệu nhạy cảm hoàn toàn tránh xa đám mây, và Excel rõ ràng là lựa chọn ưu tiên trong trường hợp này.
Thành thạo Excel không chỉ là một kỹ năng “có thì tốt”. Hầu hết mọi vị trí trong lĩnh vực tài chính, tư vấn và phân tích dữ liệu đều yêu cầu bạn phải am hiểu các tính năng nâng cao của Excel. Bỏ qua nó, bạn đang tự giới hạn cơ hội nghề nghiệp của mình. Tuy nhiên, việc bỏ qua Google Sheets cũng rủi ro không kém.
Excel: Vô Địch Trong Các Tác Vụ Nặng Đô và Yêu Cầu Độ Chính Xác Cao
Khi bạn cần xử lý các con số nghiêm túc, Excel vẫn là nhà vô địch không thể tranh cãi. Danh tiếng của nó như một tiêu chuẩn ngành không chỉ là chiêu trò tiếp thị; Excel thực sự được xây dựng để thực hiện các công việc nặng nhọc mà các công cụ khác sẽ phải “oằn mình” dưới áp lực.
Điển hình là mô hình dữ liệu nâng cao, nơi Excel dẫn đầu. Power Pivot trong Excel cho phép bạn xây dựng các mô hình dữ liệu mạnh mẽ, xác định mối quan hệ giữa các bảng khổng lồ và sử dụng công thức DAX (Data Analysis Expressions) cho các phép tính phức tạp. Bạn có thể “cắt lát” và “xắt nhỏ” dữ liệu đa chiều trực tiếp trong bảng Pivot ở quy mô mà Google Sheets sẽ phải “giơ tay đầu hàng”. Nếu bạn đang làm việc với các mô hình tài chính hoặc tập dữ liệu phức tạp, đây là những công cụ thiết yếu gần như không thể tái tạo ở nơi nào khác.
Quy trình tạo bảng Pivot trong Excel để tổng hợp và phân tích dữ liệu
Tiếp theo là khả năng tự động hóa. Các macro VBA của Excel có thể biến các quy trình làm việc nhiều bước, nhàm chán thành các thao tác chỉ với một cú nhấp chuột. Bạn có thể loại bỏ lỗi do con người và làm cho các quy trình phức tạp trở nên dễ tiếp cận với bất kỳ ai trong nhóm của mình, ngay cả những người không biết lập trình. Google Sheets có Apps Script, nhưng nó không mang lại sức mạnh tự động hóa liền mạch tương tự, đặc biệt khi bạn cần kết nối môi trường máy tính để bàn và đám mây.
Ngay cả các tính năng cơ bản của Excel cũng được thiết kế cho quy mô lớn. Các bảng Pivot của nó xử lý các tập dữ liệu khổng lồ mà không gặp trở ngại, cung cấp các tùy chọn nhóm và tính toán nâng cao vẫn nhanh như chớp trong khi Google Sheets sẽ ì ạch. Một khi bạn đạt đến vài ngàn hàng, Sheets thường trở nên chậm chạp và không đáng tin cậy (đúng lúc bạn cần hiệu suất nhất).
Khả năng tạo biểu đồ của Excel cũng ở một đẳng cấp khác. Mặc dù Sheets có thể tạo ra các biểu đồ khá tốt, nhưng công cụ trực quan hóa của Excel tạo ra các sản phẩm chất lượng chuyên nghiệp với khả năng tùy chỉnh và định dạng chính xác mà các nhóm tài chính và giám đốc điều hành thực sự muốn thấy trong các bản trình bày.
Google Sheets: Lên Ngôi Nhờ Khả Năng Cộng Tác Đỉnh Cao
Khi Google xây dựng Sheets, họ đã hoàn toàn hình dung lại một bảng tính có thể trở thành gì trong thời đại Internet—hoạt động trên nền tảng đám mây, miễn phí và có thể truy cập ở mọi nơi bạn có kết nối, cùng với khả năng cộng tác theo thời gian thực. Google không chỉ cố gắng sao chép Excel với các tính năng chia sẻ tốt hơn.
Bật tính năng xuống dòng văn bản (text wrap) trong Microsoft Excel để hiển thị nội dung tối ưu
Excel được tạo ra cho một người dùng trên một máy tính. Các tính năng cộng tác của nó, ngay cả với Microsoft 365 và OneDrive, vẫn mang lại cảm giác “chắp vá” vì chúng thực sự là vậy. Nhiều người có thể chỉnh sửa một bảng tính Google Sheets đồng thời mà không gặp xung đột phiên bản. Bình luận được hiển thị ngay lập tức và theo chuỗi. Lịch sử sửa đổi diễn ra tự động để bạn có thể xem chính xác ai đã thay đổi gì và khi nào. Sau đó, bạn có thể khôi phục bất kỳ phiên bản nào trước đó chỉ với một cú nhấp chuột.
Mặc dù Excel đã bắt kịp đáng kể với tính năng đồng tác giả trên đám mây thông qua OneDrive và SharePoint, nhưng nó vẫn mang lại cảm giác như tính năng cộng tác được “gắn thêm” vào một ứng dụng máy tính để bàn. Bạn cần thiết lập, đào tạo và kỷ luật tổ chức phù hợp để tránh xung đột và khóa tệp. Google Sheets chỉ đơn giản là hoạt động, ngay lập tức, cho mọi người.
Lợi thế tích hợp cũng rất lớn. Quyền chia sẻ của Sheets đồng bộ hóa với tài khoản Google của bạn, giúp việc quản lý quyền truy cập trở nên trực quan cho các nhóm đã sử dụng Gmail, Drive và Lịch. Với nhiều người, Sheets giống như một phần mở rộng tự nhiên của các ứng dụng họ sử dụng hàng ngày và không giống như một công cụ khác cần học. Ai mà không có tài khoản Google, đặc biệt nếu họ sử dụng thiết bị Android?
Bên cạnh đó, việc chỉnh sửa đa thiết bị tốt hơn trên Sheets. Mặc dù các ứng dụng di động của Excel đã cải thiện đáng kể, Google Sheets được thiết kế ngay từ đầu để hoạt động tốt như nhau trên laptop, điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn. Bạn có thể thực hiện các chỉnh sửa quan trọng trong khi di chuyển, chia sẻ cập nhật nhanh chóng từ một cuộc họp khách hàng và liền mạch tiếp tục công việc trên máy tính để bàn của mình.
Giải Pháp Tối Ưu: Tận Dụng Sức Mạnh Của Cả Excel Và Google Sheets
Thay vì chọn phe trong cuộc chiến bảng tính này, cách tiếp cận thông minh hơn là kết hợp cả hai dựa trên những gì từng tình huống thực sự yêu cầu.
Mũi tên chỉ hướng từ Google Sheets đến Excel, thể hiện khả năng di chuyển dữ liệu giữa hai nền tảng
Bắt đầu với Google Sheets khi cộng tác là trọng tâm hàng đầu. Sử dụng nó cho các buổi động não, thu thập yêu cầu, theo dõi tiến độ hoặc bất kỳ tài liệu chia sẻ nào yêu cầu cập nhật liên tục từ nhiều người. Nhưng khi đến lúc đi sâu vào các con số, hãy khởi động Excel. Mô hình tài chính, phân tích thống kê, tính toán kỹ thuật hoặc xử lý các tập dữ liệu khổng lồ, phức tạp là nơi sức mạnh tính toán của Excel phát huy.
Trình chỉnh sửa biểu đồ trong Google Sheets, cho phép tùy chỉnh các đồ thị một cách linh hoạt
Điều tuyệt vời là một khi quá trình phân tích chuyên sâu của bạn hoàn tất, bạn có thể đưa những thông tin chi tiết đó trở lại Google Sheets. Bằng cách này, bạn sẽ không cần tất cả mọi người trong nhóm phải có đăng ký Microsoft 365 đầy đủ. Thông thường, chỉ cần một người—chuyên gia Excel—có gói Microsoft 365 cơ bản nhất bao gồm Excel cho web là đủ.
Mặc dù phiên bản web có một số giới hạn so với ứng dụng máy tính để bàn, nhưng nó đủ mạnh cho hầu hết các tác vụ phân tích. Họ có thể xử lý mô hình nâng cao và sau đó chia sẻ kết quả đơn giản hóa trở lại Google Sheets để mọi người cùng cộng tác tự do.
Chiến lược hai công cụ này cũng giúp quy trình làm việc của bạn “tương lai hóa”. Google Sheets tiếp tục mở rộng khả năng phân tích và tích hợp với các công cụ dữ liệu nghiêm túc như BigQuery. Trong khi đó, Excel tiếp tục đầu tư vào tính năng đồng tác giả theo thời gian thực, tích hợp đám mây và khả năng truy cập di động. Bằng cách thành thạo cả hai, bạn tự định vị mình để nắm bắt những cải tiến tốt nhất từ cả hai phía.
Dễ Dàng Di Chuyển Dữ Liệu Giữa Excel Và Google Sheets
Mối lo ngại lớn nhất khi sử dụng cả Excel và Google Sheets là bị mắc kẹt trong các “hầm chứa” dữ liệu riêng biệt. Nhưng việc di chuyển dữ liệu giữa chúng dễ dàng hơn bạn nghĩ.
Hãy bắt đầu với cách tiếp cận đơn giản nhất, cũng là cách tôi thường sử dụng nhiều nhất. Tải một tệp Excel lên Google Drive và bạn có thể chuyển đổi nó sang định dạng Google Sheets ngay tại đó.
Hầu hết các định dạng và công thức của bạn sẽ được chuyển đổi tự động. Việc quay lại cũng liền mạch không kém. Chỉ cần tải xuống bất kỳ Google Sheet nào dưới dạng tệp Excel (.xlsx) trực tiếp từ menu Tệp để bạn có thể mở nó bằng Excel.
Ảnh chụp màn hình hiển thị các định dạng tệp khác nhau mà bạn có thể tải xuống bảng tính Google Sheets qua thanh File
Tất nhiên, một số tính năng nâng cao không hoàn hảo khi chuyển đổi. Các macro VBA phức tạp, một số loại biểu đồ hoặc mô hình Power Pivot có thể không chuyển đổi sạch sẽ. Tương tự, các yếu tố dành riêng cho Google Sheets như Apps Script hoặc một số công thức tùy chỉnh sẽ không hoạt động hoàn toàn trong Excel. Thật tốt khi biết trước những giới hạn đó, nhưng đối với hầu hết công việc hàng ngày, việc chuyển đổi hoạt động rất tốt.
Để đạt được khả năng tương thích tối đa, bạn có thể cân nhắc sử dụng định dạng CSV, mặc dù đây không phải là một tùy chọn mà tôi thực sự sử dụng. Cả Excel và Google Sheets đều hỗ trợ tệp CSV (Comma-Separated Values). CSV loại bỏ tất cả các định dạng phức tạp và chỉ trình bày dữ liệu thô trong một bảng. Nó hoàn hảo khi bạn muốn một cách sạch sẽ, đáng tin cậy để chuyển dữ liệu giữa hai công cụ. Chỉ cần nhớ rằng CSV không lưu trữ công thức hoặc định dạng, vì vậy bạn sẽ muốn kiểm tra kỹ các thứ như dấu phân cách và ký tự đặc biệt trong quá trình nhập.
Lưu trữ đám mây cũng có thể giúp ích. Bạn có thể xem (và chỉnh sửa nhẹ) một tệp Excel nằm trong Google Drive mà không cần chuyển đổi hoàn toàn. Trong khi đó, các tệp trong OneDrive mở mượt mà trong Excel Online từ bất kỳ trình duyệt nào. Điều này mang lại cho bạn sự linh hoạt để bắt đầu công việc trên điện thoại trong Sheets, tiếp tục trên laptop trong Excel và chia sẻ kết quả cuối cùng trở lại thông qua Sheets. Nếu bạn muốn một cái gì đó liền mạch hơn nữa, Power Query của Excel hỗ trợ kết nối trực tiếp với Google Sheets. Điều này có nghĩa là bạn có thể lấy dữ liệu trực tiếp từ một Google Sheet thẳng vào Excel mà không cần xuất hoặc nhập tệp thủ công.
Nếu nhóm của bạn liên tục di chuyển dữ liệu giữa các nền tảng, các công cụ như Zapier hoặc Make có thể xử lý các công việc nặng nhọc một cách tự động. Thiết lập một quy trình làm việc trong đó các cập nhật cho một Google Sheet cộng tác sẽ kích hoạt các cập nhật cho tệp phân tích Excel chính của bạn, hoặc ngược lại. Điều này là quá mức cần thiết cho việc sử dụng không thường xuyên, nhưng nếu bạn thực hiện công việc này hàng tuần, tự động hóa sẽ nhanh chóng mang lại lợi ích.
Tương lai không thuộc về người dùng Excel hay người dùng Google Sheets. Nó thuộc về những người nhận ra rằng hai công cụ này có thể trông giống nhau, nhưng mỗi công cụ đều có những điểm mạnh độc đáo tỏa sáng trong các tình huống khác nhau. Trong khi những người khác lãng phí thời gian trong “cuộc chiến bảng tính”, bạn sẽ bận rộn giải quyết vấn đề và mang lại kết quả. Đó là một vị trí khá tốt để ở.
