Bạn có bao giờ cảm thấy danh sách công việc (to-do list) của mình chỉ chất đống như những “đài kỷ niệm của sự tội lỗi” mà không thực sự lý giải được tại sao một việc được hoàn thành, hay không? Nhiều người dùng công nghệ hiện đại, dù sở hữu vô vàn ứng dụng và công cụ, vẫn đối mặt với thách thức này. Bài viết này, được chia sẻ từ kinh nghiệm thực tế của chúng tôi tại thuthuatmobile.net, sẽ giới thiệu một hệ thống quản lý năng suất đột phá, vượt xa to-do list truyền thống, bằng cách kết hợp hai phương pháp ghi nhật ký hiệu quả: Bullet Journal và Interstitial Journaling. Mục tiêu của chúng tôi là giúp bạn không chỉ hoàn thành công việc mà còn hiểu rõ hơn về cách bạn làm việc, từ đó tối ưu năng suất và quản lý thời gian cá nhân một cách hiệu quả nhất trên thiết bị di động của mình.
Tại Sao Nhật Ký (Journaling) Lại Vượt Trội Hơn To-Do List Truyền Thống?
Trong nhiều năm, việc cố gắng duy trì các to-do list thường khiến tôi cảm thấy quá tải hoặc không hoàn chỉnh vào giữa ngày. Việc gạch bỏ một mục mang lại sự hài lòng nhất thời, nhưng nó không thể ghi lại được những ưu tiên hay suy nghĩ đang thay đổi của tôi. Tôi cần một hệ thống không chỉ liệt kê các nhiệm vụ; một thứ gì đó có thể kết hợp lập kế hoạch với ngữ cảnh, sự phản ánh, ý tưởng và theo dõi tiến độ.
Ghi nhật ký (journaling) mang lại trải nghiệm phong phú hơn nhiều. Thay vì những danh sách kiểm tra tĩnh, journaling cho phép tôi kết nối các nhiệm vụ với bối cảnh và những hiểu biết cá nhân. Cách tiếp cận này giúp giảm lo lắng và tăng cường sự tập trung. Tôi nhận thấy rằng khi tôi ghi nhật ký, tôi tự nhiên nắm bắt các nhiệm vụ như một phần của dòng chảy công việc hàng ngày, thay vì coi chúng là các mục hành động biệt lập. Đó là lúc to-do list truyền thống bắt đầu trở nên kém hữu ích hơn.
Hệ Thống Năng Suất Của Tôi: Kết Hợp Bullet Journaling và Interstitial Journaling
Hệ thống năng suất của tôi tại thuthuatmobile.net đã được cải tiến dựa trên sự kết hợp giữa hai kỹ thuật ghi nhật ký: Bullet Journaling và Interstitial Journaling.
Bullet Journaling: Quản Lý Nhiệm Vụ Linh Hoạt
Bullet Journaling, được thiết kế bởi Ryder Carroll, sử dụng phương pháp ghi chép nhanh (rapid logging). Bạn chỉ cần viết những ghi chú ngắn gọn, súc tích kết hợp với các ký hiệu để theo dõi nhiệm vụ, sự kiện và ghi chú một cách linh hoạt. Đây là phương pháp tuyệt vời để nắm bắt các công việc hàng ngày, đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành và lên lịch. Điều tôi yêu thích ở nó là khả năng thích ứng cao. Tôi có thể dễ dàng di chuyển các nhiệm vụ chưa hoàn thành hoặc làm nổi bật các ưu tiên.
Minh họa khái niệm rapid logging và các ký hiệu cơ bản trong phương pháp Bullet Journal.
Interstitial Journaling: Kết Nối Giữa Các Nhiệm Vụ
Interstitial Journaling lấp đầy khoảng trống giữa các nhiệm vụ và sự kiện. Đây là một thực hành ghi lại những suy nghĩ, phản ánh, thách thức hoặc ghi chú tiến độ ngay khi chúng xuất hiện trong suốt cả ngày. Loại ghi nhật ký này kết nối giữa việc lập kế hoạch và thực thi. Nó cho phép tôi xử lý cảm xúc hoặc ý tưởng liên quan đến công việc mà không làm gián đoạn dòng chảy. Hơn nữa, nó làm nổi bật những yếu tố gây cản trở như sự sụt giảm năng lượng hoặc những khoảnh khắc làm việc sâu, mà thường bị bỏ qua trên một to-do list thông thường. Một điều thú vị là Bullet Journal đã bao gồm mục “Notes”, bạn hoàn toàn có thể sử dụng mục này để ghi lại những suy nghĩ “giữa các nhiệm vụ” của mình. Hãy chú ý những khoảnh khắc bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác hoặc khi bạn nghỉ ngơi.
Việc kết hợp hai phương pháp này mang lại cho tôi một nhật ký động hàng ngày về những gì tôi cần làm, tại sao nó quan trọng và tôi cảm thấy thế nào khi thực hiện. Nó cũng cung cấp một mảnh ghép còn thiếu mà tôi có thể xem lại bất cứ lúc nào: một câu chuyện theo trình tự thời gian giúp tôi hiểu được sự hỗn loạn của cuộc sống hàng ngày.
Cách Tôi Tích Hợp Hệ Thống Này Trên Nền Tảng Kỹ Thuật Số (Apple Notes)
Ban đầu, tôi sử dụng một cuốn sổ tay vật lý. Mặc dù những lợi ích của giấy đối với các to-do list hay việc ghi nhật ký đã được biết đến rộng rãi, nhưng nó không thực sự thực tế cho việc chỉnh sửa nhanh hoặc đồng bộ hóa trên các thiết bị. Chuyển sang kỹ thuật số đã giải quyết được vấn đề đó. Dưới đây là cách tôi tích hợp Bullet Journal và Interstitial Journaling bằng Apple Notes, công cụ ghi nhật ký yêu thích của tôi.
Thiết Lập Cấu Trúc Bullet Journal Trong Apple Notes
Thiết kế một mẫu Bullet Journal đơn giản giúp duy trì tính nhất quán. Để bắt đầu, hãy tổ chức nhật ký của bạn bằng cách tạo một thư mục chuyên dụng có tên “Bullet Journal”.
Bên trong thư mục này, hãy thiết lập các ghi chú hoặc thư mục con cho nhật ký hàng ngày, theo dõi thói quen và xem xét hàng tuần hoặc hàng tháng. Các thư mục con là tùy chọn và tùy thuộc vào bạn. Ví dụ, bạn có thể thiết lập các ghi chú trong các thư mục con cho các dự án cụ thể. Bạn có thể xem các thư mục dưới dạng thư viện, sắp xếp chúng xung quanh và tìm kiếm bất kỳ thứ gì trong đó.
Hướng dẫn tạo thư mục 'Bullet Journal' mới trong ứng dụng Apple Notes.
Sắp xếp ghi chú theo các thư mục con trong Apple Notes để quản lý dự án và theo dõi hàng tuần.
Cấu Trúc Ghi Chú Hàng Ngày Và Ghi Chú Interstitial
Một bố cục cơ bản có thể bao gồm ngày tháng, các Nhiệm vụ của ngày hôm nay, Sự kiện và không gian cho Ghi chú, nơi chứa những phản ánh interstitial của tôi. Bạn có thể tùy chỉnh mẫu này để phù hợp với nhu cầu của mình và sao chép nó hàng ngày hoặc lưu nó dưới dạng một ghi chú có thể tái sử dụng.
Tôi hiện đang thử nghiệm bằng cách thêm một “Điểm nhấn hàng ngày” (Daily Highlight) tập trung. Tôi giữ nó ở đầu danh sách và đánh dấu nó bằng một biểu tượng cảm xúc khác biệt.
Để ghi lại suy nghĩ và hiểu biết giữa các nhiệm vụ trong phần Ghi chú, tôi tạo các ghi chú mới trong suốt cả ngày. Tôi sử dụng những ghi chú này để nhanh chóng ghi lại những gì tôi đang làm, cảm giác của tôi (ví dụ: tại sao tôi lại trì hoãn), hoặc bất kỳ ý tưởng nào nảy sinh.
Ví dụ về ghi chú hàng ngày trong Bullet Journal trên Apple Notes với các nhiệm vụ được đánh dấu hoàn thành.
Tận Dụng Các Tính Năng Thông Minh Của Apple Notes
Nếu liên quan, tôi sẽ liên kết các ghi chú trong Apple Notes đến các mục Bullet Journal hoặc bất kỳ ghi chú nào khác để dễ dàng tham khảo. Chỉ cần nhập >> bên cạnh từ khóa của bạn. Bạn thậm chí có thể liên kết ngược các ghi chú với nhau. Cách tiếp cận này giúp thêm nhiều nội dung hơn trong khi ghi lại dòng chảy trong ngày của tôi. Việc xem lại chúng giúp tôi có được những manh mối về các kiểu làm việc của mình mà một to-do list đơn giản sẽ bỏ lỡ.
Bạn cũng có thể gắn thẻ các mục Sự kiện và Ghi chú bằng các thẻ như #năng_lượng_thấp, #tập_trung_cao, #mất_tập_trung. Sau đó, bạn có thể lọc chúng từ thanh tìm kiếm và khám phá bất kỳ kiểu mẫu tiềm ẩn nào.
Giao diện ghi chú Bullet Journal trong Apple Notes, minh họa cách liên kết ghi chú và sử dụng thẻ phân loại tâm trạng/trạng thái.
Apple Notes cung cấp một số tính năng hữu ích để nâng cao hệ thống ghi nhật ký này. Sử dụng danh sách kiểm tra để đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành, tạo bảng để theo dõi thói quen, và nếu bạn sử dụng iPad, hãy tận dụng tính năng viết tay bằng Apple Pencil để có cảm giác cá nhân hơn.
Bạn cũng có thể đính kèm ảnh, tài liệu hoặc bản phác thảo để làm phong phú ghi chú của mình, làm cho nhật ký trở nên tương tác và hấp dẫn hơn về mặt hình ảnh. Những tính năng này biến Apple Notes thành một công cụ linh hoạt để quản lý cả nhiệm vụ và phản ánh. Apple Notes cũng có các đường kẻ và lưới, có thể mang lại cho ghi chú của bạn cảm giác như một cuốn nhật ký vật lý. Thêm vào đó, việc khóa nhật ký sẽ tăng thêm sự riêng tư.
Hãy nhớ rằng, điều quan trọng không phải là công cụ. Mà là thói quen và hệ thống hoạt động hiệu quả cho bạn. Cả hai phương pháp ghi nhật ký này đều rất đơn giản, bạn có thể sử dụng bất kỳ công cụ kỹ thuật số nào (ngay cả Google Keep cũng đủ tốt như một cuốn nhật ký) hoặc chỉ cần giấy. Bạn chỉ cần các ký hiệu đơn giản nhưng nhất quán để theo dõi các nhiệm vụ của mình.
Mẹo Để Sử Dụng Apple Notes (Hoặc Bất Kỳ Ứng Dụng Nào) Như Một Công Cụ Nhật Ký Hiệu Quả
Nguyên tắc cốt lõi của Bullet Journal là ghi chép nhanh với các dấu đầu dòng (nhiệm vụ •, ghi chú -, sự kiện ○). Chúng rất dễ tạo trong bất kỳ ứng dụng ghi chú nào. Nếu bạn thích, bạn thậm chí có thể sử dụng biểu tượng cảm xúc.
Nhưng điều làm cho Bullet Journal nổi bật là nguyên tắc cốt lõi thứ hai: sự di chuyển có chủ đích (intentional migration).
Nguyên Tắc “Rapid Logging” và “Intentional Migration”
Vào cuối ngày (hoặc đầu ngày hôm sau), tôi sẽ xem xét kỹ lưỡng Nhật ký hàng ngày. Những gì nên được chuyển tiếp? Những gì bây giờ không liên quan? Hành động có chủ đích này ngăn chặn sự chồng chất của các nhiệm vụ và đảm bảo sự tập trung. Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình, tôi đã sử dụng một biểu tượng mũi tên đơn giản để gợi ý việc di chuyển sang mục Nhật ký hàng ngày tiếp theo. Tôi kiểm tra các Sự kiện và suy nghĩ về những hành động có thể chuyển đổi thành nhiệm vụ hoặc dự án nhỏ sau này.
Minh họa quy trình 'di chuyển có chủ đích' các nhiệm vụ chưa hoàn thành sang ngày mới trong Bullet Journal trên Apple Notes.
Cấu Trúc Ghi Chú Interstitial Chi Tiết
Tôi thường thích viết tự do các mục nhật ký interstitial của mình trong phần Ghi chú. Đây là một ý tưởng: bạn có thể thiết lập một mẫu như thế này, tuân theo mô hình chung của tôi:
- Bạn vừa làm gì.
- Mất bao lâu?
- Bạn cảm thấy thế nào (năng lượng, sự tập trung, cảm xúc).
- Bạn sắp làm gì tiếp theo (và thường là tại sao).
Các nhiệm vụ không còn là các mục riêng lẻ. Việc biến chúng thành có chủ đích giúp tôi hình dung chúng một cách rõ ràng hơn.
Bạn thậm chí không cần phải luôn gõ. Tôi thỉnh thoảng sử dụng ứng dụng Ghi chú của iPhone để ghi âm nhật ký bằng giọng nói, nhằm theo dõi sự trì hoãn của mình.
Bất kỳ phương pháp ghi nhật ký nào kết hợp việc ghi lại nhiệm vụ với ngữ cảnh, sự phản ánh và xem xét có chủ đích đều có khả năng khiến một to-do list vô nghĩa, không có ngữ cảnh trở nên lỗi thời. Mấu chốt không phải là để hệ thống trở thành một con quái vật mà nó (thay vì các nhiệm vụ) chiếm đoạt sự chú ý của bạn. Vì vậy, đối với tôi, sự nhất quán và đơn giản của hệ thống là “thủ thuật” thực sự. Hãy thử áp dụng phương pháp này và chia sẻ trải nghiệm của bạn với cộng đồng thuthuatmobile.net nhé!
