Trí tuệ nhân tạo (AI) đang thay đổi cách chúng ta tương tác và làm việc, đặc biệt là trong giao tiếp email. AI có thể giúp bạn soạn thảo email chỉ trong vài giây, tăng đáng kể hiệu suất công việc. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn nên phụ thuộc hoàn toàn vào AI trong mọi trường hợp. Một số email cần sự tự động hóa, nhưng số khác lại đòi hỏi sự tinh tế và chạm cá nhân từ con người. Việc hiểu rõ khi nào nên để AI “cầm lái” và khi nào bạn cần tự tay gõ từng chữ sẽ tạo nên sự khác biệt lớn trong hiệu quả giao tiếp của bạn.
I. Khi nào AI là trợ thủ đắc lực cho việc viết email?
AI có thể trở thành một công cụ cực kỳ hữu ích, giúp bạn giải quyết gánh nặng email hàng ngày và tối ưu hóa thời gian.
1. Với các email đơn giản, mang tính chất hậu cần
Đối với những email mang tính chất đơn giản, thông báo nhanh hoặc sắp xếp lịch trình, việc sử dụng AI để soạn thảo phản hồi là hoàn toàn phù hợp. Nếu nội dung bạn cần truyền tải không yêu cầu sự sáng tạo hay tư duy phản biện sâu sắc, AI sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà không ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra.
Ví dụ, bạn có thể đưa ra một yêu cầu đơn giản như: “Viết một email phản hồi ngắn gọn, chuyên nghiệp cho email dưới đây và đề xuất cuộc họp vào 11 giờ sáng” khi cần phối hợp một cuộc họp đơn giản.
2. Khi hộp thư đến của bạn quá tải
Hộp thư email của bạn có thể tràn ngập các câu hỏi từ đồng nghiệp, đối tác và bạn cần phản hồi tất cả chúng. Mặc dù chúng tôi thường khuyến nghị tránh AI cho những nội dung đòi hỏi tính độc đáo, nhưng việc sử dụng AI như một công cụ hỗ trợ trong quá trình soạn thảo phản hồi có thể giảm bớt gánh nặng viết lách.
Chẳng hạn, bạn có thể viết các điểm chính trong email dưới dạng gạch đầu dòng, sau đó yêu cầu ChatGPT biến những điểm đó thành một email hoàn chỉnh, mạch lạc.
ChatGPT minh họa cách biến các gạch đầu dòng thành email hoàn chỉnh để tiết kiệm thời gian
Bên cạnh việc soạn thảo, AI cũng có thể hỗ trợ bạn trong việc đọc và quản lý số lượng email khổng lồ. Trong Outlook, Copilot cung cấp nhiều công cụ giúp bạn xem xét email nhanh chóng. Ngoài ra, nhiều công cụ AI khác như Grammarly và Sanebox cũng có thể hỗ trợ hiệu quả việc quản lý hộp thư đến của bạn.
3. Tinh chỉnh và hoàn thiện nội dung email nháp
Khi bạn gặp bế tắc trong việc viết một email, các công cụ AI như ChatGPT có thể bổ sung ý tưởng và hỗ trợ quá trình soạn thảo. Bạn có thể dán bản nháp email của mình và yêu cầu AI chỉnh sửa, gợi ý thêm ý tưởng, hoặc viết lại email theo phong cách chuyên nghiệp hơn.
Sử dụng các công cụ AI theo cách này không thay thế hoàn toàn ý tưởng gốc của bạn mà chỉ giúp bạn tinh chỉnh và hoàn thiện chúng.
II. Những trường hợp bạn không nên giao phó hoàn toàn cho AI
Mặc dù AI có nhiều lợi ích, nhưng có những tình huống mà sự can thiệp của con người là không thể thay thế.
1. Khi email đòi hỏi sự sáng tạo và tư duy phản biện cá nhân
AI thường không phải là lựa chọn tối ưu khi email yêu cầu sự sáng tạo và tư duy phản biện của riêng bạn. Việc sao chép một email nhận được và yêu cầu ChatGPT viết phản hồi có thể hữu ích trong các giao tiếp đơn giản, nhưng khi bạn cần cung cấp ý kiến có giá trị hoặc đóng góp ý nghĩa vào một vấn đề, việc giao phó hoàn toàn cho AI thường là không khôn ngoan.
Quản lý, đồng nghiệp hay bạn bè của bạn muốn biết suy nghĩ của bạn, không phải suy nghĩ của ChatGPT. AI vẫn có thể là công cụ hỗ trợ tuyệt vời, nhưng nó không thể thay thế sự sáng tạo của con người.
2. Khi bạn không có đủ thời gian để chỉnh sửa kết quả từ AI
Các mô hình ngôn ngữ AI có xu hướng tạo ra nội dung dài dòng và lặp đi lặp lại. Trừ khi bạn là một “phù thủy” trong kỹ thuật prompt engineering hoặc cung cấp rất nhiều chi tiết trong yêu cầu để có kết quả tốt hơn, bạn gần như luôn phải chỉnh sửa đầu ra của ChatGPT. Blaise Pascal đã từng nói nổi tiếng rằng: “Nếu tôi có nhiều thời gian hơn, tôi đã viết một lá thư ngắn hơn,” và điều này cũng đúng với việc viết lách bằng AI.
Nếu bạn để ý, ngoài việc gợi ý chỉnh sửa, tất cả các ví dụ prompt chúng tôi tạo ra đều bao gồm từ “ngắn gọn” hoặc “súc tích” ở đâu đó. Điều này cho thấy sự khác biệt mà một chút tinh chỉnh prompt có thể tạo ra, như minh họa qua phiên bản thông thường và phiên bản “ngắn gọn” của cùng một prompt.
Ngay cả khi đã yêu cầu “ngắn gọn”, kết quả vẫn có thể khá chung chung và cần được chỉnh sửa đáng kể để có tính độc đáo và súc tích hơn. Tương tự, nếu tổ chức của bạn sử dụng công cụ kiểm tra AI hoặc cấm sử dụng AI, bạn có thể cần tránh hoàn toàn việc dùng AI. Mặc dù có thể bạn sẽ bị gắn cờ nhầm là sử dụng AI vì nhiều lý do, ngay cả khi bạn không dùng nó.
3. Tránh để AI gây thiếu tôn trọng người nhận
Khi bạn sử dụng AI để viết email, nội dung mà bạn chỉ mất vài giây để ra lệnh có thể khiến người nhận mất nhiều phút để đọc. Đã có lúc, tôi nhận được email từ đồng nghiệp mà tôi có thể nhận ra rõ ràng rằng họ đã dùng AI tạo sinh. Tôi cảm thấy vô cùng khó chịu với những đoạn văn bản dài dòng, lặp lại đó, khi biết rằng mình có lẽ đã tốn nhiều thời gian đọc email hơn họ dùng để viết.
Các công cụ AI có thể giúp bạn tận dụng thời gian để tăng năng suất, nhưng đừng quên tôn trọng thời gian của người khác khi sử dụng ChatGPT để viết.
Một nguyên tắc chung khi cân nhắc sử dụng AI cho email và các hình thức giao tiếp khác là: “Tôi có đang thiếu tôn trọng thời gian của người khác khi dùng AI không?”
AI có lẽ không thiếu tôn trọng thời gian của người nhận khi bạn dùng nó để viết các email đơn giản, phát triển dàn ý, hoặc như một công cụ hỗ trợ viết lách. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng AI chỉ vì bạn không muốn tự mình viết một phản hồi mạch lạc, thì có lẽ bạn không nên dùng AI. Đôi khi, tốt hơn là không nói gì cả.
