Trong thế giới tài liệu kỹ thuật số, bảng biểu đóng vai trò không thể thiếu trong việc tổ chức và trình bày thông tin một cách rõ ràng, mạch lạc. Tuy nhiên, việc tạo một bảng cơ bản trong Microsoft Word chỉ là bước khởi đầu. Để thực sự nâng tầm tài liệu của bạn lên một đẳng cấp chuyên nghiệp, việc nắm vững các kỹ thuật định dạng và tối ưu hóa bảng biểu là cực kỳ quan trọng. Bài viết này sẽ đi sâu vào 10 mẹo hữu ích, giúp bạn biến những bảng biểu đơn giản thành các thành phần trực quan ấn tượng và hiệu quả, tối ưu hóa quá trình làm việc của bạn trên Word.
1. Đặt Vị Trí Bảng Chính Xác
Việc đặt bảng đúng vị trí là chìa khóa để tạo nên một tài liệu hoàn chỉnh và chuyên nghiệp. Microsoft Word cung cấp tính năng “Thuộc tính Bảng” (Table Properties) để bạn dễ dàng quản lý vị trí và căn chỉnh của bảng.
Để truy cập, nhấp chuột phải vào bảng và chọn Thuộc tính Bảng (Table Properties) từ menu ngữ cảnh. Hộp thoại này cho phép bạn điều chỉnh kích thước, căn chỉnh, lề và cách ngắt dòng văn bản của bảng theo nhu cầu.
Theo mặc định, Word căn bảng theo lề trái. Nếu bạn muốn căn giữa bảng, hãy vào tab Bảng (Table) và chọn tùy chọn Căn giữa (Center) trong phần Căn chỉnh (Alignment). Bạn cũng có thể điều chỉnh khoảng cách của bảng so với lề trái bằng tùy chọn Thụt lề từ trái (Indent from Left).
Hộp thoại Thuộc tính Bảng trong Word
Việc định vị bảng so với văn bản xung quanh cũng rất dễ dàng. Đơn giản chỉ cần kéo bảng bằng biểu tượng tay cầm ở góc trên bên trái để di chuyển. Khi đó, Word sẽ tự động điều chỉnh cách ngắt dòng văn bản từ Không (None) sang Xung quanh (Around). Để kiểm soát chi tiết hơn, bạn có thể sử dụng hộp thoại Định vị Bảng (Table Positioning) trong Thuộc tính Bảng để chỉ định khoảng cách từ văn bản xung quanh cho mỗi cạnh của bảng.
Nếu bảng có liên quan chặt chẽ đến một đoạn văn bản cụ thể, hãy bật tùy chọn Di chuyển cùng Văn bản (Move with Text). Điều này đảm bảo bảng sẽ giữ vị trí thẳng hàng với đoạn văn bản tương ứng, ngay cả khi văn bản bị dịch chuyển.
2. Sử Dụng Thước Kẻ Để Điều Chỉnh Kích Thước
Để có quyền kiểm soát chính xác kích thước của hàng và cột trong bảng, việc sử dụng thước kẻ trong Word là một phương pháp hiệu quả. Đây là một mẹo tuyệt vời để nâng cao vẻ ngoài của các bảng trong tài liệu của bạn.
Để thực hiện, di chuyển chuột qua đường viền của bảng. Khi con trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều, hãy nhấp và giữ đường viền đồng thời nhấn phím ALT. Sau đó, kéo các hàng hoặc cột để điều chỉnh chúng theo kích thước mong muốn của bạn. Kỹ thuật này cho phép bạn đạt được sự điều chỉnh kích thước chính xác đến từng pixel.
3. Phân Phối Đều Hàng Và Cột
Bạn muốn tạo một bảng với các hàng và cột được phân phối đều? Tin tốt là bạn không cần phải điều chỉnh từng hàng hoặc cột theo cách thủ công.
Chỉ cần chọn toàn bộ bảng và chuyển đến tab Bố cục Bảng (Table Layout). Trong nhóm Kích thước Ô (Cell Size), nhấp vào Phân phối Hàng (Distribute Rows) hoặc Phân phối Cột (Distribute Columns), và Word sẽ tự động điều chỉnh các hàng hoặc cột để đảm bảo khoảng cách bằng nhau, mang lại vẻ ngoài cân đối và chuyên nghiệp cho bảng của bạn.
Tùy chọn Phân phối Cột trong Microsoft Word
4. Thay Đổi Bố Cục Và Giao Diện Bảng
Sau khi bảng của bạn đã được định vị và các hàng, cột đã được điều chỉnh, bạn có thể tiếp tục nâng cao bố cục và giao diện để phù hợp với phong cách tài liệu của mình.
Bạn có thể chuyển đến tab Thiết kế Bảng (Table Design) và sử dụng công cụ Tô bóng (Shading) để thêm màu nền vào từng ô, hàng hoặc cột. Trong cùng tab, menu Kiểu Bảng (Table Styles) cung cấp nhiều kiểu thiết kế sẵn, giúp áp dụng nhanh chóng định dạng thống nhất cho toàn bộ bảng của bạn, từ đó tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính thẩm mỹ.
Công cụ Tô bóng trong tab Thiết kế Bảng của Word
5. Chuyển Đổi Văn Bản Thành Bảng (Và Ngược Lại)
Bạn không phải lúc nào cũng cần tạo bảng từ đầu. Word cho phép bạn nhanh chóng chuyển đổi văn bản hiện có thành bảng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể.
Để làm điều này, chọn dữ liệu không có cấu trúc bảng trong tài liệu của bạn và đi tới Chèn (Insert) > Bảng (Table) > Chuyển văn bản thành bảng (Convert Text to Table). Word sẽ tự động phân tích các ký tự phân tách văn bản để xác định số lượng hàng và cột, sau đó định dạng nội dung thành bảng.
Nếu bảng không hiển thị như mong đợi, bạn có thể sử dụng hộp thoại Chuyển văn bản thành bảng để chỉ định cách Word nên tách dữ liệu thành hàng và cột. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi nhập dữ liệu từ các tệp CSV hoặc TXT vào một bảng đã được định dạng.
Tùy chọn Chuyển văn bản thành bảng trong MS Word
Nếu ai đó yêu cầu dữ liệu ở định dạng giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (CSV) hoặc định dạng phân tách khác, bạn có thể chuyển đổi bảng trở lại thành văn bản. Để thực hiện, chọn toàn bộ bảng bằng cách nhấp vào biểu tượng “di chuyển” phía trên bảng. Sau đó, đi tới Công cụ Bảng (Table Tools) > Bố cục (Layout) và nhấp vào tùy chọn Chuyển đổi thành Văn bản (Convert to Text) trong nhóm Dữ liệu (Data).
6. Tự Động Đánh Số Thứ Tự Cột
Mặc dù Microsoft Excel có tính năng tự động điền số thứ tự một cách dễ dàng, nhưng Microsoft Word lại không có tính năng tích hợp tương tự cho bảng. Tuy nhiên, nếu bạn muốn nhanh chóng tạo một cột số thứ tự trong bảng của mình, điều này vẫn có thể thực hiện một cách đơn giản.
Đầu tiên, hãy tạo một cột mới cho các số thứ tự nếu chưa có. Chọn cột bằng cách đặt chuột lên đầu cột. Sau đó, đi tới Trang chủ (Home) > Đoạn văn (Paragraph) và nhấp vào nút Đánh số thứ tự (Numbering). Word sẽ tự động tạo một chuỗi số trong cột đã chọn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán.
Chèn số thứ tự vào bảng Word
7. “Đóng Băng” Kích Thước Bảng
Các bảng trong Microsoft Word thường tự động điều chỉnh kích thước để phù hợp với dữ liệu mới được thêm vào. Tuy nhiên, có những trường hợp bạn không muốn bảng thay đổi kích thước, ngay cả khi dữ liệu được bổ sung. Trong những tình huống như vậy, bạn có thể “đóng băng” kích thước của các ô.
Để làm điều này, trước tiên hãy chỉ định kích thước cố định cho các ô bằng cách điều hướng đến Thuộc tính Bảng (Table Properties) > Hàng (Row). Sau đó, nhập một giá trị vào hộp Chiều cao cố định (Specify height) và chọn Chính xác (Exactly) từ danh sách thả xuống cho chiều cao hàng.
Tiếp theo, chuyển đến tab Bảng (Table), nhấp vào nút Tùy chọn (Options), và bỏ chọn hộp kiểm Tự động điều chỉnh kích thước để vừa với nội dung (Automatically Resize to Fit Contents). Nhấp OK hai lần để thoát khỏi hộp thoại Thuộc tính Bảng.
Hộp thoại Thuộc tính Bảng trong Word
Thao tác này cũng giúp giải quyết vấn đề khi chèn một hình ảnh vào ô, ngăn không cho ô mở rộng để chứa hình ảnh. Nếu hình ảnh lớn hơn không gian có sẵn, nó sẽ được cắt để vừa với ô, đảm bảo bố cục bảng không bị phá vỡ.
8. Chuyển Đổi Hàng Thành Cột Trong Bảng
Đôi khi, bạn có thể cần chuyển đổi hàng thành cột và ngược lại. Ví dụ, khi số lượng cột vượt quá lề trang. Quá trình này được gọi là chuyển vị (transposition).
Thật không may, Word không có tính năng tích hợp để chuyển vị bảng. Để khắc phục điều này, bạn có thể sao chép bảng của mình vào Microsoft Excel, nơi bạn có thể dễ dàng chuyển đổi hàng thành cột. Sau khi hoàn tất, bạn có thể sao chép và dán bảng trở lại vào Microsoft Word, giữ nguyên định dạng và dữ liệu đã được chuyển vị.
Tùy chọn Transpose trong Excel
9. Dán Bảng Excel Hoàn Hảo Vào Gmail
Theo mặc định, Gmail không giữ nguyên định dạng bảng tính khi bạn dán dữ liệu từ Microsoft Excel trực tiếp vào email. Để gửi dữ liệu dạng bảng qua email mà không cần đính kèm riêng, bạn có thể sử dụng Microsoft Word như một cầu nối.
Đầu tiên, sao chép bảng Microsoft Excel và dán vào một tài liệu Microsoft Word, đảm bảo rằng định dạng nguồn được giữ lại. Sau đó, sao chép bảng từ Microsoft Word và dán vào nội dung thư Gmail của bạn.
Phương pháp này đảm bảo rằng bảng của bạn giữ được giao diện gọn gàng, có tổ chức, giúp người nhận dễ dàng xem dữ liệu trực tiếp trong nội dung email mà không cần mở bất kỳ tệp đính kèm nào.
Bảng Word trong thư nháp Gmail
10. Tái Sử Dụng Bảng Để Tiết Kiệm Thời Gian
Việc định dạng bảng trong Word có thể tốn thời gian, nhưng bạn không cần phải lặp lại quá trình này mỗi lần. Nếu bạn thường xuyên sử dụng một mẫu bảng cụ thể, Word cho phép bạn lưu nó để sử dụng trong tương lai.
Khi bảng của bạn đã sẵn sàng, hãy đi tới tab Chèn (Insert), sau đó chọn Thành phần Nhanh (Quick Parts) > Lưu vùng chọn vào Bộ sưu tập Thành phần Nhanh (Save Selection to Quick Part Gallery) từ nhóm Văn bản (Text). Sau khi lưu bảng vào Thư viện Thành phần Nhanh, bạn có thể dễ dàng tái sử dụng nó bằng cách nhấp vào tùy chọn Thành phần Nhanh và chọn bảng đã lưu từ thư viện.
Lưu bảng vào Thư viện Thành phần Nhanh trong Word
Những mẹo định dạng được liệt kê ở trên là hoàn hảo cho bất kỳ ai thường xuyên sử dụng bảng để tổ chức thông tin trong Microsoft Word. Bằng cách áp dụng các kỹ thuật này, bạn có thể tạo ra những bảng không chỉ hữu ích mà còn hấp dẫn về mặt hình ảnh và dễ đọc. Đừng ngần ngại thử chúng để nâng tầm kỹ năng làm việc với bảng trong Word của bạn lên một cấp độ mới! Hãy chia sẻ những mẹo yêu thích của bạn hoặc bất kỳ thủ thuật bổ sung nào về bảng Word mà bạn biết trong phần bình luận bên dưới nhé!
