Notion đã trở thành một công cụ không thể thiếu cho hàng triệu người dùng trên toàn thế giới nhờ khả năng tùy biến và quản lý công việc linh hoạt. Phiên bản miễn phí của Notion mang lại rất nhiều giá trị, nhưng việc nâng cấp lên gói đăng ký Notion Plus có thể thực sự là một “người thay đổi cuộc chơi” (game changer). Với những cải tiến đáng kể về tính năng và hiệu suất, gói Plus không chỉ giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn “tự trả tiền” cho chính nó thông qua hiệu quả mà nó mang lại. Dưới đây là 6 lý do thuyết phục nhất để bạn cân nhắc nâng cấp lên Notion Plus, được đúc kết từ trải nghiệm thực tế của một người dùng chuyên nghiệp.
1. Tự Động Hóa Mạnh Mẽ: Quản Lý Bảng Dữ Liệu Khổng Lồ Dễ Dàng Hơn
Phần lớn quy trình làm việc của tôi trong Notion liên quan đến việc theo dõi các tác vụ với trạng thái thay đổi liên tục. Trong phiên bản miễn phí, việc này đòi hỏi phải cập nhật thủ công từng trạng thái và các trường liên quan trong bảng dữ liệu. Với tính năng tự động hóa (Automations) của Notion Plus, việc quản lý các tác vụ trở nên cực kỳ đơn giản. Chỉ cần thay đổi một trường thả xuống (drop-down field), mọi thứ khác sẽ tự động cập nhật theo.
Giao diện Notion hiển thị một dự án Asana được đồng bộ tự động, minh họa tính năng tự động hóa và quản lý bảng dữ liệu.
Ví dụ, tôi có một bảng Notion để theo dõi trạng thái của tất cả các bài viết mà tôi thực hiện. Khi tôi hoàn thành việc lên ý tưởng hoặc viết bài, tôi chỉ cần cập nhật thuộc tính trạng thái trong bảng, và các thuộc tính khác như ngày hoàn thành, người duyệt sẽ tự động được cập nhật. Ngoài ra, Notion Plus còn cho phép thiết lập các tự động hóa theo lịch trình cho các quy trình làm việc định kỳ.
Nhìn chung, tính năng này tiết kiệm vô số thời gian và giúp việc theo dõi công việc trong Notion dễ dàng hơn rất nhiều so với việc cập nhật thủ công từng thuộc tính mỗi khi tôi đề xuất, gửi hoặc chỉnh sửa một tác vụ. Trước khi có gói Plus, việc quản lý các bảng Notion trở nên khó khăn ngay khi khối lượng công việc tăng lên.
2. Loại Bỏ Giới Hạn: Tự Do Sáng Tạo Với Block Không Giới Hạn Trên Một Trang
Các “block” trong Notion là những thành phần cơ bản mà bạn đặt trên trang để thực hiện một tác vụ cụ thể, từ danh sách việc cần làm (to-do lists), hộp kiểm (checkboxes), nhúng nội dung (embeds) cho đến các đoạn văn bản thông thường. Phiên bản miễn phí có giới hạn 1.000 block nếu bạn chia sẻ trang của mình với người khác, điều này gây khó khăn cho các dự án cộng tác lớn.
Notion Plus loại bỏ hoàn toàn giới hạn này, mang đến cho bạn số lượng block không giới hạn, đồng thời cho phép mời tối đa 100 khách truy cập vào các trang của bạn. Mặc dù tôi không chia sẻ trang của mình với nhiều người đến vậy, nhưng việc có block không giới hạn trong một không gian làm việc chia sẻ giúp tôi và đồng đội có thể xây dựng các trang, cơ sở dữ liệu và công cụ theo dõi khổng lồ mà không cần lo lắng về việc hết không gian trên một tài liệu dài.
Bạn cũng được cấp quyền tải lên tệp không giới hạn, với mỗi tệp có dung lượng tối đa lên đến 5GB. Điều này là quá đủ để tạo một bộ sưu tập tài liệu, tài sản số, mã nguồn và tệp văn bản, cùng mọi thứ liên quan đến một dự án cụ thể trên một trang Notion duy nhất. Việc này giúp việc làm việc nhóm trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, dễ dàng biện minh cho chi phí $10/tháng của gói đăng ký.
3. Trực Quan Hóa Tiến Độ: Nắm Bắt Tình Hình Dự Án Ngay Lập Tức
Notion Plus cho phép bạn trực quan hóa dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu dưới nhiều dạng biểu đồ khác nhau như biểu đồ đường (line), biểu đồ cột (bar) và biểu đồ tròn (donut). Kết hợp với các tính năng tự động hóa, điều này giúp việc theo dõi tiến độ dự án trở nên cực kỳ dễ dàng. Bạn có thể dễ dàng thiết lập tỷ lệ phần trăm hoàn thành tác vụ và xem tổng thể tiến độ của toàn bộ dự án chỉ trong nháy mắt.
Hình ảnh minh họa thanh tiến độ của các tác vụ trong cơ sở dữ liệu Notion, cho thấy khả năng trực quan hóa và theo dõi tiến độ dự án hiệu quả.
Mặc dù bạn vẫn có thể thực hiện điều này trong phiên bản miễn phí của Notion, nhưng sẽ mất nhiều công sức hơn để theo dõi tiến độ một cách chính xác. Sử dụng các thuộc tính liên kết (relation) và tổng hợp (rollup) là cách dễ nhất để đạt được mục tiêu này. Ví dụ, bạn có thể tính toán mức độ hoàn thành của một dự án bằng cách sử dụng thuộc tính tổng hợp liên kết với các hộp kiểm theo dõi từng mục tiêu riêng lẻ.
Việc trực quan hóa tiến độ mang lại nhiều lợi ích hơn là chỉ cho bạn biết một dự án đã đi được bao xa. Các chỉ báo tiến độ trực quan giúp dễ dàng ưu tiên các tác vụ và phân bổ nguồn lực vào đúng khu vực, tăng tính trách nhiệm của bạn và giúp bạn thấy tiến độ theo thời gian thực.
4. Lịch Sử Phiên Bản Mở Rộng: Yên Tâm Làm Việc Với Dữ Liệu Quan Trọng
Bạn đã bao giờ muốn quay lại một phiên bản tài liệu cũ nhưng nhận ra nó quá cũ và chương trình bạn đang dùng không theo dõi lịch sử đủ lâu? Notion Plus giải quyết vấn đề đó.
Với gói đăng ký Plus, bạn sẽ có 30 ngày lịch sử phiên bản trên các trang Notion của mình, so với chỉ bảy ngày ở phiên bản miễn phí. Điều này có nghĩa là bạn có thể khôi phục trang của mình về một phiên bản cũ hơn trong vòng 30 ngày.
Menu lịch sử phiên bản của một trang Notion, cho phép người dùng xem và khôi phục các phiên bản cũ hơn của tài liệu.
Đối với tôi, sự tiện lợi lớn nhất mà tính năng này mang lại là sự an tâm. Tôi có thể làm việc mà không lo lắng về việc vô tình xóa nội dung của một trang và chia sẻ trang với các thành viên trong nhóm hoặc khách mà không căng thẳng về việc ai đó vô tình xóa một đoạn văn hoặc bảng quan trọng.
Điều này cũng giúp theo dõi tiến độ và sự phát triển của tài liệu theo thời gian. Tôi thường xuyên quay lại giữa các phiên bản trang mới và cũ để xem một dự án cụ thể đã phát triển đến đâu. Tôi cũng sử dụng tính năng này để theo dõi và so sánh cách các đoạn mã nhỏ mà tôi viết phát triển theo thời gian và liệu một phiên bản trước đó có hoạt động tốt hơn phiên bản hiện tại hay không. Giá trị của công việc mà nếu không có lịch sử phiên bản mở rộng thì đã bị mất đi, lớn hơn nhiều so với chi phí đăng ký đối với tôi.
5. Đa Dạng Cơ Sở Dữ Liệu Đồng Bộ: Quản Lý Mọi Luồng Dữ Liệu Tập Trung
Bạn chỉ có một cơ sở dữ liệu được đồng bộ (synced database) trên gói miễn phí của Notion, điều này có thể gây khó khăn nếu bạn đang theo dõi nhiều luồng dữ liệu từ các dịch vụ như GitHub và Asana. Gói đăng ký Plus bao gồm cơ sở dữ liệu không giới hạn, nghĩa là bạn có thể theo dõi bao nhiêu dự án tùy thích và đồng bộ chúng với các dịch vụ bên ngoài.
Các cơ sở dữ liệu này cho phép tôi đồng bộ các vấn đề (issues) và yêu cầu kéo (pull requests) từ kho lưu trữ GitHub vào Notion và chia sẻ chúng với nhóm của mình, ngay cả khi họ không có quyền truy cập vào kho lưu trữ. Tất cả những gì tôi cần làm là sao chép và dán liên kết vấn đề hoặc yêu cầu kéo từ GitHub vào các trang Notion của mình, và Notion sẽ tự động xử lý phần còn lại.
Ví dụ về cơ sở dữ liệu được đồng bộ trong Notion, hiển thị cách tích hợp và quản lý dữ liệu từ các dịch vụ bên ngoài như GitHub và Asana.
Tôi có các cơ sở dữ liệu khác nhau trên mỗi trang để theo dõi các kho lưu trữ khác nhau từ GitHub, điều này giúp giữ tất cả thông tin về một dự án đang diễn ra trên một trang Notion duy nhất. Giới hạn số hàng trong gói Plus cũng cao hơn đáng kể (20.000 so với 100 trong gói miễn phí), nghĩa là các kho lưu trữ lớn hơn cũng hoạt động mà không gặp vấn đề gì.
Nhìn chung, tính năng này cho phép bạn quản lý khối lượng công việc cá nhân, kết nối các vấn đề GitHub với tác vụ và đề cập đến các vé (tickets) hoặc vấn đề này ở bất cứ đâu trong không gian làm việc Notion của bạn. Bạn thậm chí có thể thiết lập các liên kết tự động giữa cơ sở dữ liệu đồng bộ của GitHub và Jira, giúp dễ dàng theo dõi các yêu cầu kéo và bất kỳ tác vụ hoặc vấn đề nào trong Notion.
6. Tùy Chỉnh Giao Diện Chuyên Nghiệp: Nâng Tầm Trải Nghiệm & Thương Hiệu Cá Nhân
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, gói đăng ký Notion Plus cấp cho bạn quyền truy cập vào các tùy chỉnh trang web. Điều này có nghĩa là bạn có thể đặt trang chủ, tùy chỉnh favicon và bản xem trước khi chia sẻ trang, sử dụng tiêu đề tùy chỉnh, v.v. Các tính năng này đặc biệt hữu ích khi tôi tạo các trang cho khách hàng, những người cần có một nhận diện thương hiệu cụ thể và không muốn trang của họ trông như được tạo vội vàng bằng một chương trình bên ngoài.
Hình ảnh một máy tính bảng hiển thị trang web được tạo bằng Notion Sites, cùng với các bản phác thảo thiết kế website và điện thoại có logo Notion.
Ngoài ra, tôi cũng có thể điều chỉnh giao diện các trang Notion của mình và thiết kế chúng tốt hơn. Mặc dù mất một thời gian để có được trang ưng ý, nhưng các không gian làm việc được thiết kế tốt có thể tăng năng suất và tạo ra một môi trường làm việc hấp dẫn hơn. Hơn nữa, nếu bạn định nhìn chằm chằm vào một tài liệu trong nhiều giờ, thì việc làm cho nó trông đẹp hơn thiết kế mặc định của Notion là điều nên làm.
Tôi không làm điều này cho mọi trang mình có, nhưng tôi chắc chắn sử dụng nó đủ để tính năng này tạo ra sự khác biệt. Khi tạo trang cho khách hàng, đây trở thành một tính năng cực kỳ tiện lợi giúp tài liệu của tôi nổi bật và tạo ấn tượng tốt.
Notion Plus có thể tạo ra những điều kỳ diệu nếu bạn sử dụng Notion như một công cụ hàng ngày để ghi lại hoặc theo dõi công việc, tiến độ và các dự án của mình. Các tính năng mà nó cung cấp giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và rắc rối, và cuối cùng sẽ “tự bù đắp” chi phí đăng ký. Hãy thử trải nghiệm Notion Plus để nâng tầm hiệu suất làm việc của bạn ngay hôm nay!
