Trong thế giới công nghệ phát triển nhanh chóng, nơi mỗi email, thông báo ứng dụng hay dự án mới đều đòi hỏi sự chú ý tức thì, việc duy trì sự tập trung và tối ưu hóa năng suất làm việc trở thành một thách thức lớn. Đối mặt với vô vàn nhiệm vụ, chìa khóa để vượt qua mọi hỗn loạn lại nằm ở một nguyên tắc đơn giản đến bất ngờ: tuân thủ một quy tắc duy nhất, kiên trì với nó và hành động. Chúng tôi đã ngừng suy nghĩ quá nhiều và bắt đầu thực hiện – từng nhiệm vụ được ưu tiên một cách có chủ đích. Đây chính là “Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên” đã thay đổi cách chúng tôi quản lý công việc và tăng năng suất đáng kể.
Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên: Giải Mã Phương Pháp Đơn Giản Nhất
Đây là quy tắc cốt lõi: Tạo một danh sách các công việc của bạn được xếp hạng theo mức độ quan trọng, sau đó hoàn thành chúng theo đúng trình tự đó mà không bỏ qua bất kỳ mục nào.
Đơn giản vậy thôi. Không cần các mẹo vặt phức tạp, không hệ thống mã màu rườm rà, cũng không cần các ứng dụng năng suất cao cấp liên tục gửi thông báo. Chúng tôi gọi đây là Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên, và nó chứng minh hiệu quả một cách đáng kinh ngạc trong việc quản lý công việc và tăng năng suất.
Bạn xác định điều gì quan trọng nhất, cam kết thực hiện theo thứ tự đó, và bắt đầu hành động. Việc thực hiện không dựa trên yếu tố nào nhanh nhất, dễ nhất hay thú vị nhất, mà hoàn toàn dựa trên mức độ khẩn cấp, thời hạn cụ thể, hoặc yêu cầu từ quản lý và đội nhóm của bạn.
Đây là điểm mà hầu hết mọi người thường vấp ngã. Họ viết danh sách của mình ra và ngay lập tức muốn nhảy cóc. Nhiệm vụ số 1 có vẻ nặng nề, vì vậy họ chuyển sang Nhiệm vụ số 6 để có được “chiến thắng nhanh chóng”, theo đuổi cảm giác thỏa mãn tức thời trong khi tự thuyết phục bản thân rằng họ đang làm việc hiệu quả.
Đáng tiếc, đó không phải là hiệu suất thực sự. Dự án “khẩn cấp” mà sếp bạn đã đề cập hai lần tuần trước vẫn nằm im. Công việc quan trọng cần giao vào buổi trưa bị bỏ qua trong khi bạn dọn dẹp hộp thư đến hoặc chỉnh sửa các slide ngày hôm qua.
Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên chấm dứt tình trạng này. Không có sự xáo trộn, không có đàm phán lại. Bạn làm nhiệm vụ quan trọng nhất trước, sau đó là nhiệm vụ thứ hai, rồi thứ ba – luôn luôn theo thứ tự.
Nó không hào nhoáng, và chắc chắn sẽ không mang lại cho bạn ảo giác về sự tiến bộ. Với phương pháp này, bạn sẽ không thể gạch bỏ năm mục dễ dàng liên tiếp, nhưng bạn sẽ thấy được những kết quả ý nghĩa. Các dự án được hoàn thành, các ưu tiên luôn rõ ràng, và bạn sẽ không còn lãng phí năng lượng vào việc quyết định nên làm gì mỗi vài phút.
Biến Danh Sách Thành Quyền Năng: Cách Lập Và Tuân Thủ
Bạn không thể tuân thủ một hệ thống không tồn tại. Hãy bắt đầu bằng cách liệt kê mọi công việc đang có trong đầu bạn – dù nhỏ, lớn, dở dang hay chỉ là những ý tưởng. Ghi xuống tất cả mọi thứ bạn có thể nghĩ ra. Đừng lo lắng về việc phân loại vội, hãy xem đây như việc bạn đang bày biện công cụ trước khi bắt tay vào xây dựng.
Hình ảnh một danh sách các công việc chưa được sắp xếp, ghi chú trên ứng dụng notepad thể hiện sự hỗn loạn của các nhiệm vụ ban đầu.
Khi danh sách đã hoàn tất, hãy bắt đầu sắp xếp mọi thứ. Không phải theo cái gì trông hấp dẫn hay sẽ gây ấn tượng với người khác, mà theo mức độ khẩn cấp và mức độ liên quan. Tránh dán nhãn mọi thứ là “ưu tiên cao”, vì đó không phải là cách ưu tiên thực sự. Đây là một cách tiếp cận thực tế, không phải cảm tính.
Chúng tôi thường tự hỏi những câu này: Việc gì cần được thực hiện trước vì có người khác đang chờ? Nhiệm vụ nào, nếu bị trì hoãn, sẽ gây ra sự gián đoạn lớn nhất? Những nhiệm vụ hiện ra trong tâm trí chính là những nhiệm vụ thuộc về đầu danh sách. Nếu tôi không chắc liệu Nhiệm vụ A hay Nhiệm vụ B quan trọng hơn, tôi luôn hỏi. Một tin nhắn nhanh cho quản lý có thể giúp tôi tiết kiệm hàng ngày công sức lãng phí.
Ảnh chụp màn hình danh sách công việc đã được sắp xếp theo mức độ ưu tiên, minh họa sự rõ ràng và có tổ chức sau khi áp dụng quy tắc danh sách ưu tiên.
Khi danh sách đã được chốt, thử thách thực sự mới bắt đầu. Nhiều người thất bại ở đây, không phải vì họ không tạo danh sách đúng cách, mà vì họ không tuân thủ nó đúng cách. Họ có thể bắt đầu đúng hướng, nhưng sau đó những lời bào chữa bắt đầu xuất hiện: “Nhiệm vụ số 3 ngắn hơn và tôi chỉ có 20 phút,” hoặc “Bây giờ tôi không có tâm trạng làm Nhiệm vụ số 1, để tôi làm Nhiệm vụ số 5.” Họ nhảy cóc và chọn lọc những mục dễ hơn, rơi vào những sai lầm quản lý thời gian phổ biến.
Đây là một cái bẫy tự tạo. Mỗi lần đi chệch hướng là một sự đánh đổi hiệu quả lấy sự thoải mái. Bạn có thể bận rộn, nhưng bạn sẽ không tiến lên một cách thực sự hiệu quả.
Nếu bạn đã bỏ công sức để ưu tiên, hãy tin tưởng vào công sức bạn đã bỏ ra. Đừng quyết định lại cả ngày của bạn mỗi 15 phút; Nhiệm vụ số 1 nghĩa là bắt đầu với Nhiệm vụ số 1. Hãy cam kết hoàn thành chúng theo thứ tự đó và giữ nguyên thứ tự đã viết. Bộ não của bạn sẽ cố gắng đàm phán lại, đừng để nó làm điều đó.
Ưu Tiên Không Phải Đoán Mò, Đó Là Giao Tiếp
Nhiều người coi việc ưu tiên là một nhiệm vụ cá nhân – bạn tự suy nghĩ, đưa ra quyết định và tự mình tiến lên. Điều đó có thể hiệu quả trong một số trường hợp, nhưng nhiều người trong chúng ta đã từng bị sếp khiển trách vì dành hai ngày cho việc có thể chờ thêm một tuần.
Bước này là cần thiết: nếu bạn không biết, hãy hỏi. Đây là một phần quan trọng của việc tuân thủ Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên.
Quy tắc này hoạt động tốt nhất khi đi kèm với giao tiếp rõ ràng. Nếu bạn từng nghi ngờ nhiệm vụ nào quan trọng hơn, chỉ cần hỏi. Gửi một tin nhắn nhanh cho trưởng nhóm hoặc quản lý của bạn, nói điều gì đó như: “Hôm nay tôi có Nhiệm vụ A và B cần làm, anh/chị muốn tôi xử lý việc nào trước?”
Nếu quản lý của bạn không phản hồi, hãy tìm kiếm hướng dẫn từ một đồng nghiệp hoặc trưởng nhóm đáng tin cậy – và luôn ghi lại các quyết định của bạn. Khi bạn bị kẹt chờ đợi ý kiến, tốt hơn là nên tiến lên một cách thận trọng hơn là đình trệ. Hỏi một người quen thuộc với dự án để có cái nhìn của họ, và ghi lại ngắn gọn những gì bạn đã quyết định, lý do tại sao, và khi nào bạn đã liên hệ.
Không có quản lý hợp lý nào sẽ phạt bạn vì tìm kiếm sự rõ ràng. Trên thực tế, hầu hết đều đánh giá cao cách tiếp cận chủ động đó. Tốt hơn nhiều là dành 60 giây để hỏi xin hướng dẫn hơn là dành hàng giờ để sửa chữa một sai lầm do đoán mò mà không hỏi.
Nói Không Với Quyết Định Theo Cảm Xúc
Tâm trạng là mối đe dọa thầm lặng nhất đối với sự nhất quán. Bạn tỉnh táo hơn vào buổi sáng, hòa đồng hơn sau bữa trưa và kiệt sức vào giữa buổi chiều. Chẳng bao lâu, thứ tự công việc của bạn dựa vào cảm giác của bạn, chứ không phải điều gì quan trọng. Đó là cách mà cả tuần làm việc biến mất. Bạn lãng phí năng lượng sắp xếp lại công việc để phù hợp với tâm trạng thay vì thực hiện theo ưu tiên.
Nhiều người cố gắng biện minh cho việc bỏ qua các nhiệm vụ khó khăn vì họ quá mất tập trung hoặc đang có dấu hiệu kiệt sức. Thay vì tuân theo một danh sách ưu tiên, họ tìm kiếm những lối tắt phù hợp với tâm trạng hiện tại.
Quy tắc này đảo ngược hoàn toàn điều đó. Thay vì uốn cong danh sách công việc của bạn để phù hợp với tâm trạng, bạn làm ngược lại: quản lý tâm trạng của mình để đáp ứng yêu cầu của danh sách.
Trong trường hợp của tôi, điều đó có thể có nghĩa là lên lịch cho nhiệm vụ khó nhất vào thời điểm tập trung cao nhất, hoặc nghỉ giải lao ngắn để nạp lại năng lượng trước một nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao độ. Tôi thường uống nước, vươn vai, điều chỉnh lại mắt, bước ra ngoài một chút, bất cứ điều gì giúp tôi sẵn sàng hành động. Dù tôi làm gì, tôi cũng không sắp xếp lại hay bỏ qua nhiệm vụ.
Hãy nghỉ ngơi nhanh giữa mỗi nhiệm vụ, không chỉ trong những nhiệm vụ dài. Những khoảng dừng ngắn, dù chỉ một hoặc hai phút, giúp thiết lập lại sự tập trung của bạn. Thói quen nhỏ này có thể cải thiện năng suất của bạn bằng cách ngăn ngừa mệt mỏi tinh thần khi bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.
Danh sách vẫn không đổi; tâm trạng của bạn là biến số mà bạn cần kiểm soát. Có một cảm giác nhẹ nhõm đi kèm với điều đó. Không suy nghĩ quá nhiều, không tự nghi ngờ, chỉ có sự tiến bộ ổn định.
Đà Tiến Vượt Trội Hơn Động Lực Cảm Tính
Mặc dù có nhiều cách để tăng động lực làm việc, nhưng nó có thể dao động mạnh mẽ. Nếu bạn dựa vào động lực làm yếu tố thúc đẩy chính, đầu ra của bạn sẽ không ổn định và không đáng tin cậy. Thay vào đó, Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên xây dựng dựa trên “đà tiến”.
Đà tiến không phụ thuộc vào cảm giác của bạn, nó được tạo ra bằng cách bắt đầu và hoàn thành từng nhiệm vụ một. Khi bạn hoàn thành một mục ưu tiên cao – dù khó khăn đến đâu – chiến thắng đó sẽ tích lũy. Bởi vì bạn đã tiến về phía trước, nhiệm vụ tiếp theo đột nhiên có vẻ dễ quản lý hơn.
Quan trọng hơn, nó ngăn chặn ảo giác về sự tiến bộ. Thật dễ dàng tự lừa dối bản thân rằng bạn đang làm việc hiệu quả bằng cách gạch bỏ một vài nhiệm vụ dễ dàng, nhưng nếu không có nhiệm vụ nào trong số đó thực sự tạo ra sự khác biệt, bạn chưa thực sự tiến bộ. Tập trung vào những công việc bận rộn không mang lại kết quả hữu hình, nó chỉ mang lại cảm giác tốt đẹp trong khoảnh khắc đó.
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, đà tiến đến từ năng suất. Ngay cả khi tôi chỉ hoàn thành một nhiệm vụ trong một ngày, tôi vẫn có thể tạo ra một chuyển động tiến lên có ý nghĩa. Sự tiến bộ đó cho phép tôi xây dựng sự tự tin, tích lũy kết quả và giành được sự tin tưởng trong môi trường làm việc.
Hãy quên đi sự hài lòng phù du từ những chiến thắng nhỏ, thay vào đó hãy hướng tới đà tiến lâu dài đến từ việc hoàn thành những gì thực sự quan trọng. Khi bạn đã bắt đầu, danh sách sẽ trở nên thú vị hơn để tuân theo.
Khi Trật Khỏi Đường Ray, Hãy Bắt Đầu Lại Ngay Lập Tức
Sẽ có những ngày bạn thất bại, như chúng tôi đã nhiều lần. Cuối cùng, bạn sẽ hành động theo tâm trạng, bị phân tâm bởi những yêu cầu khẩn cấp, hoặc bỏ qua hoàn toàn quy tắc. Điều đó là bình thường, nhưng điều quan trọng là cách bạn phản ứng khi đi chệch hướng.
Đừng sử dụng thất bại làm lý do để loại bỏ hệ thống của bạn, hãy sử dụng nó làm bằng chứng cho thấy tại sao Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên lại quan trọng. Khoảnh khắc bạn nhận ra mình đã đi lạc hoặc sắp xếp lại danh sách, hãy dừng lại, hít thở, quay lại danh sách của bạn và cam kết lại với thứ tự đã định.
Không có gì đáng xấu hổ khi bắt đầu lại và không cần hoảng sợ, bạn không cần tạo ra một kế hoạch hoàn toàn mới. Bạn cần tin tưởng vào kế hoạch đang hoạt động và luyện tập tuân thủ nó.
Với Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên, bạn có thể dễ dàng và hiệu quả cải thiện toàn bộ quy trình làm việc của mình. Hãy đặt mục tiêu tạo danh sách của bạn, thiết lập thứ tự và làm việc qua từng mục một, không thỏa hiệp. Chỉ vậy thôi. Bạn sẽ ngạc nhiên về tốc độ mà sự rõ ràng thay thế sự hỗn loạn.
Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên hoặc bất kỳ bí quyết tăng năng suất nào bạn đã áp dụng thành công trong phần bình luận bên dưới!
