Trong môi trường làm việc số hiện đại, khả năng tập trung là chìa khóa để đạt được năng suất tối ưu. Tuy nhiên, trên hệ điều hành Windows, những yếu tố gây xao nhãng thường xuyên xuất hiện, từ các thông báo liên tục đến việc mất dấu công việc đang dang dở. Điều này có thể khiến bạn nhanh chóng kiệt sức và giảm hiệu quả. May mắn thay, Windows đã tích hợp sẵn nhiều tính năng mạnh mẽ có thể giúp bạn duy trì sự tập trung và tối ưu hóa quy trình làm việc của mình, biến những trở ngại thành động lực để đạt được mục tiêu công việc. Bài viết này của thuthuatmobile.net sẽ khám phá 5 tính năng ẩn đó, giúp bạn làm chủ môi trường làm việc trên Windows và nâng cao năng suất đáng kể.
1. Phiên Tập Trung (Focus Sessions) trong Ứng dụng Đồng hồ
Ban đầu, nhiều người chỉ nghĩ ứng dụng Đồng hồ (Clock app) trên Windows là một công cụ hẹn giờ cơ bản. Tuy nhiên, tính năng Phiên Tập Trung (Focus Sessions) thực sự là một bất ngờ thú vị. Nó không chỉ là một bộ đếm thời gian đơn thuần mà còn là một công cụ hữu ích giúp tổ chức ngày làm việc của bạn mà không gây cảm giác quá gò bó hay phức tạp. Đây là một tính năng mà bạn có thể không nhận ra tầm quan trọng của nó cho đến khi thực sự cần.
Phiên Tập Trung được tích hợp trực tiếp trong ứng dụng Đồng hồ, bạn có thể dễ dàng mở nó từ menu Start. Khi đã truy cập, việc tùy chỉnh thời lượng phiên làm việc, thời gian nghỉ giải lao, mục tiêu tập trung, chủ đề hiển thị, và thậm chí xóa lịch sử đều rất đơn giản.
Mỗi phiên làm việc bắt đầu với một bộ hẹn giờ mà bạn có thể đặt từ 10 phút đến một giờ, tùy thuộc vào mức độ tập trung bạn muốn duy trì. Nếu thời gian tập trung của bạn kéo dài từ 45 phút trở lên, Windows sẽ tự động lên lịch một khoảng nghỉ ngắn để giúp bạn sạc lại năng lượng. Bạn có thể chọn thời gian nghỉ 5, 10 hoặc 15 phút trong Cài đặt, hoặc bỏ qua hoàn toàn nếu bạn đang trong luồng làm việc và muốn tiếp tục.
Giao diện Phiên Tập Trung trong ứng dụng Đồng hồ Windows, hiển thị cài đặt thời lượng và mục tiêu
Ngoài ra, còn có một công cụ theo dõi mục tiêu hàng ngày giúp bạn duy trì đúng hướng. Bạn đặt mục tiêu tập trung cho ngày, và ứng dụng sẽ theo dõi tiến độ của bạn ở chế độ nền. Việc theo dõi thanh tiến độ lấp đầy đã trở thành một phần nhỏ nhưng đáng hài lòng trong thói quen của nhiều người, giúp kết thúc ngày làm việc với cảm giác hoàn thành.
Nếu bạn sử dụng danh sách công việc, tính năng tích hợp với Microsoft To Do sẽ làm mọi thứ trở nên tốt hơn. Bạn có thể liên kết tài khoản của mình, chọn một nhiệm vụ và đánh dấu đã hoàn thành trực tiếp từ ứng dụng. Phiên Tập Trung cũng cho phép bạn kết nối tài khoản Spotify để phát nhạc hoặc podcast trong khi làm việc.
Thanh tiến độ mục tiêu hàng ngày trong Phiên Tập Trung của Windows, kèm tùy chọn tích hợp Spotify
Mặc định, ứng dụng sẽ tự động bắt đầu phát nhạc khi một phiên làm việc bắt đầu, nhưng bạn có thể tắt tính năng này trong Cài đặt nếu muốn làm việc trong im lặng. Việc sử dụng các playlist nhạc không lời thường giúp duy trì sự tập trung mà không bị phân tâm.
2. Gõ Bằng Giọng Nói (Voice Typing)
Gõ phím là một phương pháp thoải mái đối với nhiều người, nên ban đầu không ai nghĩ đến việc thay thế nó. Tuy nhiên, một khi đã thử tính năng gõ bằng giọng nói (Voice Typing), nó nhanh chóng trở thành một phần không thể thiếu trong thói quen hàng ngày. Đây là một cứu cánh vào những ngày bạn cần nghỉ ngơi cho đôi tay, hoặc chỉ muốn nói ra suy nghĩ của mình mà không bị chậm lại. Tất cả những gì bạn cần làm là nhấn tổ hợp phím Win + H, bắt đầu nói, và để những từ ngữ xuất hiện trên màn hình.
Một thanh nhập liệu nhỏ sẽ bật lên ở phía trên màn hình và duy trì ở đó, ngay cả khi bạn chuyển đổi giữa các ứng dụng và trang. Điều này giúp bạn dễ dàng duy trì sự tập trung và không bị mất dấu công việc.
Hộp công cụ Gõ Bằng Giọng Nói xuất hiện trên màn hình khi đang soạn văn bản trong Windows
Khi bạn nói, văn bản sẽ xuất hiện ngay tại vị trí con trỏ. Dù bạn đang viết một tài liệu, điền vào một biểu mẫu trên trình duyệt, hay ghi chú nhanh, khả năng nhận diện giọng nói của Windows hoạt động khá nhanh chóng, đặc biệt trong không gian yên tĩnh. Bạn không cần phải nói chậm lại hay suy nghĩ quá nhiều về những gì mình đang nói.
Bạn có thể bật tính năng tự động chấm câu (automatic punctuation) để trải nghiệm dễ dàng hơn. Nó sẽ tự động thêm dấu phẩy, dấu chấm và dấu hỏi, giúp bạn không cần phải nói ra chúng. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng bánh răng trên thanh gõ bằng giọng nói để bật. Lưu ý rằng tính năng này sẽ được đặt lại mỗi khi bạn đóng công cụ, vì vậy bạn sẽ cần bật lại khi mở lại.
Cài đặt bật tính năng tự động chấm câu trong Gõ Bằng Giọng Nói của Windows
Ngoài ra, còn có các lệnh giọng nói tích hợp sẵn giúp chỉnh sửa dễ dàng hơn. Bạn có thể sử dụng các lệnh như delete that (xóa cái đó), select all (chọn tất cả), hoặc next line (xuống dòng) để thực hiện các thay đổi nhanh chóng mà không cần chạm vào bàn phím.
Gõ bằng giọng nói không phải là sự thay thế hoàn toàn cho việc gõ phím, nhưng nó hoàn hảo để ghi chú nhanh, tạo bản nháp thô, hoặc phản hồi tin nhắn. Đây là một trong những công cụ bị đánh giá thấp nhưng lại giúp duy trì năng suất mà không làm gián đoạn dòng chảy công việc của bạn.
3. Phụ Đề Trực Tiếp (Live Captions)
Tính năng Phụ đề Trực tiếp (Live Captions) của Windows rất hữu ích để duy trì công việc mà không cần phải vặn to âm lượng hoặc đeo tai nghe. Nó đặc biệt giúp ích khi âm thanh không rõ ràng hoặc khi bạn muốn đọc theo nội dung thay vì nghe.
Để bật tính năng này, bạn chỉ cần truy cập Cài đặt (Settings) > Trợ năng (Accessibility) > Phụ đề (Captions) và bật Phụ đề Trực tiếp (Live Captions). Hoặc, bạn có thể nhấn tổ hợp phím Win + Ctrl + L để truy cập nhanh hơn. Lần đầu tiên bạn bật, Windows sẽ tải xuống các tệp ngôn ngữ cần thiết. Sau đó, mọi thứ sẽ chạy cục bộ, đảm bảo dữ liệu giọng nói của bạn riêng tư và không bị gửi lên đám mây.
Hướng dẫn bật Phụ Đề Trực Tiếp trong menu Cài đặt Trợ năng của Windows
Khi được kích hoạt, Windows sẽ thêm một hộp phụ đề vào màn hình và bắt đầu chuyển đổi âm thanh thành văn bản theo thời gian thực. Bạn có thể chọn vị trí của hộp này – ở trên màn hình, dưới màn hình hoặc nổi trên nội dung của bạn. Đặt nó ở phía trên thường là lựa chọn tốt để không che khuất nội dung quan trọng. Hộp phụ đề gọn gàng và không gây khó chịu, bạn có thể kéo nó đến bất kỳ vị trí nào cảm thấy tự nhiên nhất khi đang xem hoặc nghe.
Phụ đề Trực tiếp cũng cung cấp một số tùy chọn để tùy chỉnh hiển thị. Nếu bạn đang ở trong không gian chung hoặc chỉ đơn giản là muốn nội dung “sạch” hơn, bạn có thể lọc bỏ các từ tục tĩu (profanity), tính năng này sẽ thay thế các từ ngữ phản cảm bằng dấu hoa thị. Để bật, nhấp vào biểu tượng bánh răng trong hộp phụ đề, vào Tùy chọn (Preferences), và đánh dấu chọn Lọc từ ngữ tục tĩu (Filter profanity).
Cài đặt lọc từ ngữ thô tục trong thanh Phụ Đề Trực Tiếp của Windows
Ngay bên dưới, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn bao gồm âm thanh micrô (include microphone audio), cho phép Phụ đề Trực tiếp thu âm các cuộc trò chuyện xung quanh bạn, không chỉ âm thanh từ thiết bị của bạn. Mặc dù không hoàn hảo, nhưng tính năng này hoạt động khá tốt trong môi trường yên tĩnh.
Để kiểm soát nhiều hơn, bạn có thể cá nhân hóa giao diện phụ đề của mình. Mở menu Tùy chọn (Preferences) > Kiểu phụ đề (Caption style), sau đó thay đổi loại font, kích thước, độ mờ, và áp dụng các hiệu ứng như đổ bóng đồng nhất hoặc sâu. Những thay đổi này giúp phụ đề dễ đọc hơn và hòa hợp tốt hơn với thiết lập của bạn.
4. Tự Động Khởi Động Lại Ứng Dụng (Auto-Restart Apps on Reboot)
Đôi khi, máy tính của bạn có thể khởi động lại đột ngột. Đó có thể là sau một bản cập nhật hệ thống, một lần khởi động lại theo lịch trình mà bạn quên, một sự cố, hoặc thậm chí là do hết pin. Dù lý do là gì, kết quả luôn giống nhau: bạn đăng nhập lại và cảm thấy như mọi thứ đã mất. Không có tab nào, không có ứng dụng nào, chỉ một màn hình trống rỗng, như thể bạn phải bắt đầu lại từ đầu. Và vào khoảnh khắc đó, rất dễ bị mất dấu những gì bạn đang làm.
Để khắc phục điều này, có một cài đặt nhỏ trong Windows giúp tự động mở lại các ứng dụng bạn đang sử dụng trước khi khởi động lại. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức để không phải tự tay mở lại mọi thứ hay cố gắng nhớ xem mình đã dừng lại ở đâu.
Nếu bạn muốn thử, hãy điều hướng đến Cài đặt (Settings) > Tài khoản (Accounts) > Tùy chọn đăng nhập (Sign-in options), sau đó cuộn xuống Cài đặt bổ sung (Additional settings). Bật tùy chọn có nội dung: Tự động lưu các ứng dụng có thể khởi động lại của tôi và khởi động lại chúng khi tôi đăng nhập lại (Automatically save my restartable apps and restart them when I sign back in). Khi được bật, Windows sẽ ghi nhớ phiên làm việc của ứng dụng của bạn mỗi khi hệ thống khởi động lại.
Kích hoạt tính năng tự động khởi động lại ứng dụng trong Cài đặt Đăng nhập của Windows
Tính năng này hoạt động tốt nhất với các ứng dụng Windows tích hợp sẵn như File Explorer, Microsoft Edge, Notepad và các công cụ khác hỗ trợ lưu phiên làm việc. Nó sẽ không khôi phục mọi chương trình, nhưng đủ để giúp bạn trở lại đúng hướng mà không làm mất đi luồng công việc. Sự hỗ trợ nhỏ bé đó giúp bạn dễ dàng quay lại làm việc và giảm bớt căng thẳng.
5. Chế Độ Không Làm Phiền (Do Not Disturb) và Ưu Tiên Thông Báo
Thông báo là một công cụ hữu ích cho đến khi chúng bắt đầu làm gián đoạn sự tập trung của bạn. Một phút trước bạn đang chìm đắm vào công việc, và phút sau, một cửa sổ bật lên hoặc một email ngẫu nhiên kéo bạn ra khỏi trạng thái tập trung. Khi cần kiểm tra thông báo nhanh, bạn chỉ cần nhấn Win + N. Thao tác này sẽ hiển thị Trung tâm Thông báo (Notification Center) và hiển thị mọi thứ ở một nơi duy nhất.
Nếu bạn muốn quản lý thông báo chi tiết hơn, hãy truy cập Cài đặt (Settings) > Hệ thống (System) > Thông báo (Notifications). Ở phía trên cùng, có một nút bật/tắt chính để bật hoặc tắt tất cả thông báo. Bên dưới, bạn có thể tùy chỉnh các tùy chọn, như hiển thị thông báo trên màn hình khóa, cho phép nhắc nhở hoặc cuộc gọi VoIP, và liệu chúng có phát âm thanh hay không.
Bật chế độ Không Làm Phiền trong Cài đặt Thông báo của Windows
Ngoài ra còn có nút bật/tắt Không làm phiền (Do not disturb) ngay bên dưới. Bật nó lên để tắt tiếng thông báo ngay lập tức và duy trì sự tập trung. Nhưng nếu bạn muốn bật nó tự động trong những khoảng thời gian cụ thể, hãy nhấn Bật không làm phiền tự động (Turn on do not disturb automatically). Tại đây, bạn có thể đặt thời gian bắt đầu và kết thúc ưa thích và thậm chí chọn xem bạn có muốn lặp lại hàng ngày hay không. Tính năng này hữu ích để chặn các giờ làm việc mà không cần phải nhớ bật nó mỗi sáng.
Thiết lập tự động bật chế độ Không Làm Phiền theo lịch trình trong Windows
Xa hơn một chút, bạn sẽ tìm thấy Đặt thông báo ưu tiên (Set priority notifications). Đây là nơi bạn có thể quyết định thông báo nào vẫn được gửi đến khi chế độ Không Làm Phiền đang bật. Bạn có thể cho phép cuộc gọi, nhắc nhở hoặc các ứng dụng cụ thể mà bạn không muốn bỏ lỡ. Chỉ cần nhấp vào Thêm ứng dụng (Add apps) để thêm những ứng dụng bạn không muốn bỏ lỡ.
Cấu hình thông báo ưu tiên trong Cài đặt Thông báo của Windows
Với thiết lập này, bạn có thể duy trì sự tập trung mà không bị gián đoạn nhưng vẫn có thể cập nhật thông báo sau. Điều này giúp bạn làm việc hiệu quả và duy trì được trạng thái tập trung.
Kết luận
Sự xao nhãng là một thách thức không thể tránh khỏi trong môi trường làm việc trên máy tính, nhưng Windows đã cung cấp những công cụ nội tại mạnh mẽ để giúp bạn đối phó hiệu quả. Từ việc quản lý thời gian làm việc với Phiên Tập Trung, chuyển đổi giọng nói thành văn bản để ghi chú nhanh, đến việc sử dụng Phụ đề Trực tiếp để theo dõi nội dung mà không gây phân tâm, cùng với khả năng tự động khôi phục ứng dụng và kiểm soát thông báo bằng chế độ Không Làm Phiền, tất cả đều góp phần tối ưu hóa năng suất và duy trì luồng công việc của bạn.
Những tính năng này không chỉ giúp giảm thiểu sự gián đoạn mà còn tạo ra một môi trường làm việc có tổ chức và hiệu quả hơn. Nếu bạn chưa từng khám phá chúng, thuthuatmobile.net khuyến khích bạn hãy thử nghiệm ngay để xem chúng có thể đơn giản hóa ngày làm việc của bạn như thế nào. Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn về việc sử dụng các tính năng này để tăng năng suất trên Windows trong phần bình luận bên dưới, và đừng quên tìm đọc thêm các mẹo tối ưu hóa Windows khác trên thuthuatmobile.net để làm chủ công nghệ!
