Trong nhiều năm, danh sách việc cần làm (to-do list) là công cụ không thể thiếu của tôi. Thế nhưng, theo thời gian, nó dần trở thành một nguồn căng thẳng thay vì sự hỗ trợ. Một danh sách dài dằng dặc các nhiệm vụ chưa hoàn thành khiến tôi cảm thấy lạc lối và choáng ngợp, đó là lúc tôi nhận ra mình cần một sự thay đổi đột phá trong cách quản lý công việc và tăng năng suất.
Những Vấn Đề Thường Gặp Với To-Do List Truyền Thống
Ban đầu, tôi không nhận ra, nhưng có rất nhiều vấn đề cố hữu với các to-do list truyền thống mà hầu hết mọi người (bao gồm cả tôi) vẫn đang sử dụng. Một số trong số đó bao gồm:
Danh Sách Dài Dằng Dặc Gây Choáng Ngợp
To-do list dường như có một khả năng “lén lút” phát triển và lớn dần, cho đến khi chúng trở thành những thứ đồ sộ mà rất ít người có thể hoàn thành trọn vẹn. Danh sách việc cần làm của tôi, được lập vào cuối mỗi ngày và chỉ đơn giản là ném vào một Google Doc, cuối cùng dài đến mấy trang giấy – ngày nào cũng vậy!
Những gì bắt đầu chỉ là một vài nhiệm vụ có thể quản lý được nhanh chóng trở thành một “quả cầu tuyết” và trước khi bạn kịp nhận ra, bạn đã bị mắc kẹt dưới một “trận lở tuyết” của công việc. Ngay cả khi đã sử dụng các ứng dụng lập kế hoạch để giữ mọi thứ ngăn nắp, tôi vẫn cảm thấy lạc lối khi nhìn thấy tất cả những gì mình phải làm được ghi lại trên “giấy”.
Hình ảnh minh họa một danh sách công việc (to-do list) dài và chi tiết, cho thấy sự choáng ngợp khi có quá nhiều mục cần thực hiện.
Khó Khăn Trong Việc Ưu Tiên Công Việc
Một trong những điều tôi vật lộn nhất với to-do list là làm thế nào để quyết định việc gì có mức độ ưu tiên cao hơn. Có quá nhiều nhiệm vụ cùng tranh giành sự chú ý của tôi, và nếu một ngày trôi qua, tôi lại thêm hai đến năm nhiệm vụ mới, việc tìm ra vị trí phù hợp cho chúng gần như là không thể. Chưa kể đến việc dễ dàng bị cuốn vào việc bận rộn đánh dấu các mục đã hoàn thành thay vì tập trung vào việc thực hiện chúng theo cách “đúng đắn”.
Kỳ Vọng Không Thực Tế và Cảm Giác Thất Bại
Một vấn đề khác nảy sinh là tôi đã đặt ra quá nhiều kỳ vọng không thực tế cho bản thân, và khi không thể hoàn thành tất cả các mục trong to-do list, tôi cảm thấy mình là một kẻ thất bại. Dù tôi đã đạt được bao nhiêu đi chăng nữa, dường như lúc nào cũng còn nhiều việc phải làm hơn. Cảm giác không ngừng thiếu sót này thường xuyên làm suy giảm động lực và lòng tự trọng của tôi, điều này không hề tốt khi bạn muốn hoàn thành công việc.
Bước Ngoặt: Vì Sao Tôi Dừng Sử Dụng To-Do List
Tôi vẫn nhớ như in cái ngày mà to-do list của tôi thực sự gây ra nhiều sự thất vọng hơn là năng suất. Đó là một ngày thứ Tư bất chợt, và tôi đã lên kế hoạch từng nhiệm vụ trong ngày, với ý định hoàn thành tất cả trước khi buổi tối đến.
Bảng kế hoạch công việc được phân loại bằng màu sắc, thể hiện nỗ lực sắp xếp nhưng vẫn gây áp lực.
Nhưng, khi thời gian trôi qua, tôi ngày càng căng thẳng và choáng ngợp, không thể đạt được bất kỳ tiến bộ đáng kể nào. Chính trong khoảnh khắc tuyệt vọng tột cùng đó, tôi biết mình phải tìm một cách làm khác.
Để làm được điều đó, trước tiên tôi phải hiểu rằng năng suất thực sự không chỉ là việc đánh dấu các nhiệm vụ một cách vô thức trên một danh sách – mà là việc tập trung vào các mục tiêu có ý nghĩa và đạt được tiến bộ dài hạn hướng tới chúng. Vì vậy, thay vì các danh sách, tôi cần một hệ thống cho phép tôi điều chỉnh những gì mình muốn làm hàng ngày với tầm nhìn và giá trị dài hạn của mình.
Cuối cùng, thay vì dựa vào các to-do list truyền thống, tôi đã áp dụng một phương pháp “morning review” (đánh giá buổi sáng). Đó là một buổi kiểm tra hàng ngày vào buổi sáng, xoay quanh việc phản ánh lại những gì đã làm được ngày hôm trước và đặt ra các ưu tiên rõ ràng hơn cho ngày sắp tới.
Morning Review Là Gì?
Đối với tôi, morning review là một phương tiện có chủ đích và có ý nghĩa để bắt đầu mỗi ngày với sự rõ ràng và mục đích. Tôi dành vài phút để nhìn lại những gì mình đã hoàn thành được ngày hôm trước, những gì mình đã học được và những thách thức đã gặp phải. Tôi cũng xác định hai hoặc ba mục tiêu chính mà tôi muốn đạt được cả trong ngắn hạn và dài hạn cho ngày sắp tới.
Không giống như một to-do list thông thường, vốn chỉ tập trung vào số lượng và việc hoàn thành, morning review nhấn mạnh vào sự chủ đích và ưu tiên những điều quan trọng nhất. Thay vì làm mình choáng ngợp với một danh sách dường như vô tận các nhiệm vụ và việc vặt, tôi cẩn thận chọn lọc một số lượng giới hạn các mục tiêu có ý nghĩa sẽ tác động tích cực đến các mục tiêu tổng thể của tôi.
Morning review của tôi cũng khuyến khích sự linh hoạt và khả năng thích ứng. Nó nhận ra rằng các ưu tiên có thể, và sẽ, thay đổi trong suốt cả ngày, và điều đó cho phép điều chỉnh mà không khiến tôi cảm thấy mình thất bại. Cách tiếp cận này giúp tôi tập trung vào những gì thực sự quan trọng và tránh bị lạc lối trong những chi tiết nhỏ nhặt.
Tại Sao Phương Pháp Morning Review Hiệu Quả Với Tôi?
Nhìn chung, tôi cảm thấy rằng morning review đã thực sự thay đổi cuộc chơi về năng suất và hạnh phúc tổng thể của mình. Bằng cách tập trung vào một vài mục tiêu chính trong suốt cả ngày và dài hạn, tôi đã có thể cảm thấy bớt choáng ngợp hơn và kiểm soát ngày của mình tốt hơn.
Morning review của tôi cũng giúp tôi giữ vững các mục tiêu dài hạn và đảm bảo rằng các hành động hàng ngày của tôi phù hợp với tầm nhìn thành công tổng thể. Bắt đầu mỗi ngày với một kế hoạch và mục đích rõ ràng đã mang lại cho tôi động lực để giải quyết mọi loại thách thức một cách trực diện. Điều quan trọng là bạn cần thử nghiệm các cách tiếp cận khác nhau và đừng ngại thử những phương pháp mới để tìm ra điều gì phù hợp nhất với bản thân mình. Điều phù hợp với tôi không nhất thiết là lựa chọn tốt nhất cho bạn.
Công Cụ Công Nghệ Hỗ Trợ Morning Review
Tôi nhận thấy rằng, như với hầu hết mọi việc, việc sử dụng công nghệ có thể giúp buổi morning review của tôi dễ dàng hơn rất nhiều. Tôi thường sử dụng Google Doc, giống như với to-do list trước đây, để ghi lại suy nghĩ của mình. Tuy nhiên, thay vì một danh sách dài các gạch đầu dòng nhiệm vụ, chúng giờ đây là danh sách các ưu tiên chính trong ngày của tôi. Tôi cũng đồng bộ Google Calendar để đảm bảo ghi chú các cuộc họp đã lên lịch, các thời hạn nghiêm ngặt và bất kỳ cam kết gia đình nào tôi biết sẽ diễn ra trong ngày đó.
Hãy đặt ra những kỳ vọng thực tế và trung thực về những gì bạn có thể hoàn thành trong một ngày, sau đó ưu tiên các nhiệm vụ đó cho phù hợp. Điều này sẽ giúp bạn tránh cảm giác choáng ngợp hoặc thất vọng.
Và, khi tôi không có quyền truy cập vào laptop hoặc phải làm việc khác như nấu bữa sáng, tôi có xu hướng sử dụng kỹ năng “My Notebook” trên trợ lý ảo Alexa để ghi lại những suy nghĩ của mình bằng giọng nói thay vì viết chúng ra ngay lập tức. Điều đó có nghĩa là tôi có thể làm hai việc cùng một lúc, ngay cả khi tôi không thực sự thích chia sự chú ý của mình theo cách đó.
Các Phương Pháp Khác Đã Thử Nghiệm Trước Morning Review
Trước khi chọn morning review, tôi đã thử nghiệm một số phương pháp khác. Time-blocking (khóa thời gian) là một trong số đó. Đó là nơi bạn lên lịch các khoảng thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ thay vì liệt kê chúng ra. Nó hoạt động khá tốt để tập trung vào các dự án lớn, nhưng lại khó duy trì khi mọi thứ không diễn ra theo kế hoạch.
Tôi cũng đã thử áp dụng “day-theming” (đặt chủ đề cho mỗi ngày), như “ngày làm việc vặt” hoặc “ngày sáng tạo”. Điều đó giúp tôi tập trung, nhưng lại không hiệu quả khi có điều gì đó khẩn cấp phát sinh và làm đảo lộn lịch trình.
Kết Luận
To-do list truyền thống, dù quen thuộc, nhưng có thể trở thành gánh nặng với những danh sách dài vô tận, khó khăn trong việc ưu tiên và dễ tạo ra cảm giác thất bại. Thông qua trải nghiệm cá nhân, tôi đã nhận ra rằng năng suất thực sự không nằm ở việc hoàn thành mọi thứ trong một danh sách, mà là tập trung vào các mục tiêu có ý nghĩa và tiến bộ bền vững.
Phương pháp “morning review” đã chứng minh là một công cụ mạnh mẽ, giúp tôi bắt đầu mỗi ngày với sự rõ ràng, mục đích và khả năng thích ứng cao. Bằng cách tập trung vào một số mục tiêu quan trọng và kết hợp linh hoạt với các công cụ công nghệ như Google Doc, Google Calendar và trợ lý ảo Alexa, tôi không chỉ giảm bớt căng thẳng mà còn gia tăng đáng kể hiệu quả công việc và duy trì động lực.
Cuối cùng, cho dù bạn vẫn trung thành với to-do list truyền thống hay sẵn sàng thử một cách tiếp cận mới như morning review, chìa khóa thực sự là tìm ra phương pháp nào phù hợp nhất với bản thân, giúp bạn luôn ngăn nắp, có động lực và tập trung. Hãy bắt đầu nhỏ, có thể kết hợp danh sách hiện tại của bạn với một buổi morning review để dần làm quen với thói quen lập kế hoạch ngày mới hiệu quả hơn. Bạn có những phương pháp quản lý công việc hay công cụ công nghệ nào hiệu quả để tăng năng suất? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
