Trong kỷ nguyên số, hộp thư email của bạn thường xuyên phải đối mặt với một “cơn bão” thông tin. Từ các email công việc quan trọng, các ưu đãi khuyến mãi cho đến những bản tin định kỳ, việc tìm kiếm một tin nhắn quan trọng trong mớ hỗn độn đó có thể trở thành một thách thức lớn. May mắn thay, các dịch vụ email hàng đầu như Gmail, Yahoo Mail và Outlook đều cung cấp các công cụ lọc mạnh mẽ, giúp bạn kiểm soát hoàn toàn hộp thư đến, tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu sự choáng ngợp. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hiệu quả các tính năng lọc email để giữ cho hộp thư của bạn luôn gọn gàng và dễ quản lý.
Hướng Dẫn Lọc Email Chuyên Nghiệp Trong Gmail
Gmail nổi tiếng với hệ thống lọc thư linh hoạt và mạnh mẽ, cho phép bạn tự động sắp xếp, gắn nhãn, lưu trữ, xóa hoặc đánh dấu email dựa trên hàng loạt tiêu chí tùy chỉnh. Đây là công cụ không thể thiếu để quản lý hộp thư Gmail hiệu quả.
Để bắt đầu tạo một bộ lọc, bạn chỉ cần mở hộp thư đến Gmail và nhấp vào biểu tượng bộ lọc (hình phễu) nằm ở cuối thanh tìm kiếm phía trên cùng. Thao tác này sẽ mở ra hộp thoại tìm kiếm nâng cao với nhiều tùy chọn lọc chi tiết. Dưới đây là ý nghĩa của từng trường và cách sử dụng chúng để lọc email:
- Từ (From): Nhập địa chỉ email cụ thể để lọc các tin nhắn gửi đến từ địa chỉ đó. Bạn cũng có thể sử dụng ký tự đại diện
*(ví dụ:*@tenmien.com) để lọc tất cả email từ một tên miền nhất định, rất hữu ích cho việc kiểm soát email doanh nghiệp hoặc thư quảng cáo. - Đến (To): Trường này hoạt động hiệu quả khi kết hợp với các địa chỉ email thay thế (Gmail aliases). Ví dụ, nếu bạn đăng ký một dịch vụ như LinkedIn bằng địa chỉ
[email protected], bạn có thể dễ dàng lọc ra tất cả tin nhắn từ LinkedIn gửi đến địa chỉ cụ thể này. - Chủ đề (Subject): Lọc các tin nhắn có chứa các từ hoặc cụm từ khóa cụ thể trong dòng chủ đề. Điều này đặc biệt hữu ích cho các dự án hoặc chủ đề cần theo dõi sát sao.
- Có các từ (Has the words) và Không có (Doesn’t have): Cho phép bạn quét nội dung email để tìm kiếm hoặc loại trừ các từ khóa nhất định. Bạn cũng có thể tận dụng các toán tử tìm kiếm nâng cao của Gmail tại đây để tìm kiếm nhiều từ hoặc cụm từ cùng lúc.
- Kích thước (Size) và Ngày trong (Date within): Các menu thả xuống này giúp bạn lọc email dựa trên kích thước tệp đính kèm hoặc khoảng thời gian chúng được nhận, rất tiện lợi khi bạn cần tìm kiếm các email cũ hoặc dung lượng lớn.
- Có tệp đính kèm (Has attachment): Đánh dấu vào ô này nếu bạn chỉ muốn tìm kiếm các email có chứa tệp đính kèm.
- Không bao gồm trò chuyện (Don’t include chats): Chọn tùy chọn này để loại trừ các tin nhắn từ Google Chat khỏi kết quả lọc.
- Tìm kiếm từ nhãn (Search drop-down menu): Sử dụng menu thả xuống này để lọc email từ một nhãn (label) đã tồn tại trong Gmail của bạn.
Tùy chọn và tiêu chí tạo bộ lọc email trong Gmail
Sau khi đã thiết lập các tiêu chí lọc mong muốn, hãy nhấp vào nút Tạo bộ lọc (Create filter). Bạn cũng có thể nhấp vào nút Tìm kiếm (Search) trước để kiểm tra bộ lọc và đảm bảo nó hiển thị đúng các email phù hợp.
Bước tiếp theo là quyết định điều gì sẽ xảy ra với các email khớp với bộ lọc này bằng cách chọn các ô kiểm thích hợp. Chẳng hạn, bạn có thể đánh dấu chúng là đã đọc, lưu trữ chúng, chuyển tiếp chúng đến một địa chỉ khác, hoặc áp dụng các nhãn cụ thể. Nếu muốn bộ lọc áp dụng cho các email đã có sẵn trong hộp thư, hãy đánh dấu tùy chọn Cũng áp dụng bộ lọc cho X cuộc trò chuyện phù hợp (Also apply filter to X matching conversations).
Khi hoàn tất, nhấp vào Tạo bộ lọc (Create filter) để hoàn tất quá trình. Bạn hoàn toàn có thể xem lại, chỉnh sửa hoặc xóa các bộ lọc Gmail của mình bất cứ lúc nào trong phần cài đặt.
Tùy chọn tạo bộ lọc và áp dụng cho email hiện có trong Gmail
Nếu việc tạo bộ lọc thủ công nghe có vẻ phức tạp, hoặc bạn không chắc nên bắt đầu từ đâu, Gmail cung cấp một tính năng hỗ trợ tuyệt vời: chỉ cần chọn một tin nhắn hiện có trong hộp thư đến của bạn, sau đó nhấp vào menu ba chấm và chọn Lọc các tin nhắn tương tự (Filter messages like these). Thao tác này sẽ tự động mở cửa sổ tạo bộ lọc với một số trường đã được điền sẵn dựa trên nội dung của tin nhắn bạn đã chọn, giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian.
Cách Thiết Lập Bộ Lọc Email Hiệu Quả Trên Yahoo Mail
Yahoo Mail cũng cung cấp một số tính năng lọc email tiện dụng có thể giúp bạn quản lý hộp thư đến một cách hiệu quả. Mặc dù không có nhiều tùy chọn nâng cao như Gmail, các bộ lọc của Yahoo vẫn rất hữu ích để giữ cho hộp thư của bạn được tổ chức và giảm thiểu sự lộn xộn.
Để thiết lập bộ lọc trong Yahoo Mail, bạn hãy mở hộp thư đến, nhấp vào biểu tượng ba chấm ở phía bên trái màn hình, sau đó chọn Cài đặt (Settings). Tiếp theo, chuyển đến tab Bộ lọc (Filters) ở bên trái và nhấp vào tùy chọn Thêm bộ lọc mới (Add new filters) để bắt đầu. Dưới đây là các tùy chọn bạn có thể sử dụng:
- Từ (From): Lọc tin nhắn từ những người gửi hoặc tên miền cụ thể.
- Đến (To): Lọc các email được gửi đến một địa chỉ cụ thể của bạn.
- Chủ đề (Subject): Lọc theo các từ khóa cụ thể có trong dòng chủ đề.
- Nội dung (Body): Lọc các email chứa các từ hoặc cụm từ nhất định trong phần nội dung.
Đối với mỗi danh mục bộ lọc (Từ, Đến, Chủ đề và Nội dung), bạn có thể chọn các điều kiện khác nhau như Chứa (Contains), Không chứa (Does not contain), Bắt đầu bằng (Begins with) hoặc Kết thúc bằng (Ends with). Các điều kiện này cho phép bạn tạo các bộ lọc tùy chỉnh dựa trên các từ khóa cụ thể. Ngoài ra, Yahoo Mail còn cho phép bạn Khớp trường hợp (match cases) khi lọc, điều này rất hữu ích nếu bạn đang tìm kiếm các cụm từ cụ thể viết hoa toàn bộ, chẳng hạn như các từ viết tắt hoặc các từ khóa quan trọng.
Sau khi đã hoàn thành các tiêu chí lọc mong muốn, bạn có thể chọn thư mục để di chuyển các tin nhắn phù hợp đến. Cuối cùng, nhấp vào Lưu (Save) để hoàn tất thiết lập bộ lọc.
Các tùy chọn thiết lập bộ lọc trong Yahoo Mail
Lưu ý rằng Yahoo áp dụng các bộ lọc của bạn theo thứ tự từ trên xuống dưới. Do đó, khi xem lại danh sách bộ lọc, hãy đảm bảo rằng bộ lọc quan trọng nhất nằm ở trên cùng, vì nó sẽ được ưu tiên nếu một tin nhắn khớp với nhiều bộ lọc. Bạn cũng có thể chỉnh sửa hoặc xóa các bộ lọc hiện có từ trang này.
Hướng Dẫn Sử Dụng Quy Tắc (Rules) Để Lọc Email Trong Outlook
Nếu bạn sử dụng Outlook để quản lý email, bạn có thể lọc các tin nhắn của mình một cách hiệu quả bằng cách sử dụng tính năng Quy tắc (Rules) mạnh mẽ. Mở ứng dụng Outlook trên máy tính hoặc truy cập Outlook.com và nhấp vào biểu tượng hình bánh răng (Cài đặt) ở góc trên bên phải. Sau đó, vào mục Thư (Mail) > Quy tắc (Rules) và nhấp vào nút Thêm quy tắc mới (Add new rule).
Lưu ý rằng phiên bản Outlook mới dành cho Windows đã được thiết kế để giống với phiên bản web, vì vậy các bước hướng dẫn sau đây sẽ hoạt động trên cả ứng dụng máy tính và phiên bản web của Outlook.
Tiếp theo, hãy nhập tên cho bộ lọc của bạn và sau đó sử dụng menu thả xuống Thêm điều kiện (Add a condition) để đặt điều kiện. Bạn sẽ tìm thấy một số tùy chọn được nhóm thành các danh mục. Ví dụ, một danh mục là Tên tôi là (My name is), nơi bạn có thể chọn các tùy chọn như Tôi có trong dòng Đến (I’m on the To line), Tôi có trong dòng CC (I’m on the CC line), Tôi không có trong dòng Đến (I’m not on the To line) và các lựa chọn tương tự. Nếu bạn muốn thêm nhiều điều kiện, hãy nhấp vào Thêm điều kiện khác (Add another condition) bên dưới hộp đầu tiên.
Sau khi các điều kiện đã được thiết lập, sử dụng menu Thêm hành động (Add an action) để chỉ định Outlook nên làm gì với email. Chẳng hạn, bạn có thể di chuyển hoặc sao chép tin nhắn vào một thư mục, xóa nó, hoặc thậm chí ghim nó để giữ nó ở đầu hộp thư đến để dễ dàng xem lại. Các hành động hữu ích khác bao gồm đánh dấu tin nhắn với mức độ quan trọng nhất định hoặc chuyển tiếp nó đến một địa chỉ khác.
Đánh dấu vào ô Ngừng xử lý thêm quy tắc (Stop processing more rules) nếu bạn không muốn bất kỳ quy tắc nào khác chạy sau khi quy tắc này thực hiện xong. Bạn cũng có thể đánh dấu tùy chọn Chạy quy tắc ngay bây giờ (Run rule now) để áp dụng nó cho các email hiện có của bạn. Cuối cùng, nhấp vào Lưu (Save) để hoàn tất quá trình.
Bộ lọc Outlook của bạn đã sẵn sàng. Bạn có thể lặp lại các bước trên nếu cần tạo thêm các bộ lọc bổ sung để quản lý hộp thư của mình một cách linh hoạt nhất.
Tab Quy tắc (Rules) được chọn trong cài đặt thư Outlook
Với những hướng dẫn chi tiết này, bạn đã nắm vững cách thiết lập và sử dụng các bộ lọc để tổ chức hộp thư đến của mình một cách hiệu quả trên các nền tảng email phổ biến. Hãy dành thời gian khám phá các tùy chọn lọc mà nhà cung cấp email của bạn cung cấp và tùy chỉnh chúng cho phù hợp với nhu cầu riêng của bạn – hộp thư đến của bạn chắc chắn sẽ “cảm ơn” bạn vì điều đó! Hãy chia sẻ ý kiến hoặc kinh nghiệm của bạn về việc lọc email dưới phần bình luận để chúng ta cùng thảo luận nhé!
