Việc thiết lập mục tiêu là yếu tố then chốt để duy trì năng suất làm việc. Tuy nhiên, đối với nhiều người, bao gồm cả tôi, danh sách công việc hàng ngày thường dễ dàng trở nên quá tải, đặc biệt khi cuộc sống xuất hiện những thay đổi bất ngờ. Việc chuyển hướng sang thiết lập mục tiêu hàng tháng đã mang lại sự linh hoạt, rõ ràng và giảm đáng kể mức độ căng thẳng. Dưới đây là những lý do vì sao việc tập trung vào các mục tiêu theo tháng đã thay đổi hoàn toàn cách tôi làm việc.
1. Linh hoạt và Khả năng Thích ứng Vượt Trội
Một trong những lý do lớn nhất khiến các danh sách hàng ngày không hiệu quả với tôi chính là sự thiếu linh hoạt cố hữu của chúng. Cuộc sống vốn dĩ khó lường, đặc biệt là khi có thêm các yếu tố cá nhân như con cái, nên việc cố gắng bám chặt vào một lịch trình công việc hàng ngày cứng nhắc chỉ khiến tôi cảm thấy thất vọng khi dù chỉ là một kế hoạch nhỏ nhất cũng cần được thay đổi.
Tôi “phải” hoàn thành công việc A, B, C, và nếu đột nhiên cần làm thêm công việc D, tôi sẽ tìm đâu ra thời gian?
Chuyển sang đặt mục tiêu hàng tháng đã tạo ra không gian để tôi điều chỉnh công việc một cách linh hoạt mà không cảm thấy mình đã thất bại. Ví dụ, nếu một trong các con tôi bị ốm và tôi cần dành cả ngày để chăm sóc, hoặc một cuộc họp bất ngờ làm gián đoạn lịch trình, tôi có thể đơn giản là chuyển trọng tâm sang các nhiệm vụ khác hoặc tiếp tục công việc đang dang dở vào thời điểm khác trong tháng.
Để quản lý các dự án này, tôi đã chọn sử dụng ứng dụng miễn phí Notion. Về cơ bản, nó cho phép tôi đăng tải các dự án hoặc nhiệm vụ mà tôi muốn hoàn thành, và tôi thiết lập phạm vi ngày cho cả tháng. Những công việc đang được tiến hành có thể được đánh dấu nổi bật, và khi hoàn thành, tôi chỉ cần nhấp để đánh dấu. Khả năng thích ứng này đồng nghĩa với việc tôi không còn phải liên tục “chạy đua” để bắt kịp. Thay vào đó, tôi có thể ưu tiên công việc một cách hiệu quả và duy trì động lực, bởi vì tôi biết mình vẫn còn thời gian để đạt được mục tiêu đã đề ra.
2. Nâng Cao Sự Tập Trung và Rõ Ràng
Một lĩnh vực khác mà mục tiêu hàng tháng mang lại sự cải thiện đáng kể là khả năng tập trung. Có vẻ như việc có một danh sách hàng ngày sẽ giúp dễ dàng hơn, chia nhỏ công việc thành các phần nhỏ, nhưng đối với tôi, nó lại khiến tôi ít có định hướng rõ ràng và thay vào đó là một mớ các danh sách dài, liên tục thay đổi. Mục tiêu hàng tháng khuyến khích tôi suy nghĩ lớn hơn và tập trung vào những gì thực sự quan trọng.
Chẳng hạn, thay vì lo lắng về việc hoàn thành mười nhiệm vụ nhỏ mỗi ngày, tôi tập trung vào các mục tiêu lớn hơn như “viết năm bài blog trong tháng này” hoặc “hoàn thành một dự án cải tạo nhà”. Khung thời gian dài hơn này giúp tôi giữ vững sự tập trung vào các mục tiêu lớn, giúp dễ dàng bỏ qua những yếu tố gây xao nhãng và ưu tiên thời gian một cách hiệu quả.
3. Giảm Áp Lực và Nguy Cơ Kiệt Sức
Các nhiệm vụ hàng ngày đối với tôi giống như một guồng quay không ngừng. Tôi may mắn lắm mới có thể hoàn thành mọi thứ trong một ngày, và việc để lại các mục công việc dang dở trở thành một nguồn gây cảm giác tội lỗi. Tích lũy áp lực đó hàng ngày, tôi nhanh chóng nhận thấy mình rơi vào tình trạng kiệt sức. Mục tiêu hàng tháng loại bỏ áp lực này bằng cách cung cấp một cái nhìn tổng thể hơn—bạn không cần phải quá chi li từng bước đi của mình, mà thay vào đó, hãy nhìn vào bức tranh lớn.
Khi tôi tập trung vào những gì mình muốn hoàn thành trong một tháng, tôi không còn cảm thấy mình đang chạy đua với thời gian hàng ngày. Mục tiêu hàng tháng cho phép tôi nghỉ ngơi khi cần mà không cảm thấy mình đang bị tụt lại phía sau.
4. Thúc Đẩy Tư Duy Lập Kế Hoạch Dài Hạn
Mục tiêu hàng tháng tự nhiên khuyến khích tư duy chiến lược hơn. Thay vì phản ứng với các yêu cầu tức thời, tôi có thể lập kế hoạch cho tương lai và điều chỉnh hành động của mình phù hợp với các mục tiêu cá nhân và chuyên nghiệp lớn hơn.
Giao diện Notion với danh sách nhiệm vụ tồn đọng và kế hoạch dài hạn
Ví dụ, nếu tôi muốn cải thiện kỹ năng viết lách của mình, một mục tiêu hàng tháng như “hoàn thành một khóa học viết và nộp ba bài báo” sẽ giúp tôi chia nhỏ mục tiêu đó thành các bước dễ quản lý. Tôi có thể viết ba bài báo bất cứ khi nào có thời gian, và phân bổ khóa học viết trong suốt tháng, sắp xếp vào những lúc hợp lý. Phương pháp này đảm bảo rằng tôi luôn tiến tới sự phát triển có ý nghĩa, chứ không chỉ đơn thuần là hoàn thành các công việc.
5. Đánh Giá và Phản Tư Ý Nghĩa Hơn
Cuối mỗi tháng, tôi dành thời gian để xem xét tiến độ của mình, và thói quen này thực sự đã mang lại sự thay đổi lớn. Khác với danh sách công việc hàng ngày, vốn có thể cảm thấy như một chuỗi hoạt động mờ nhạt, mục tiêu hàng tháng mang lại cho tôi một cái nhìn rõ ràng hơn về những gì tôi đã đạt được và những điểm tôi có thể cải thiện. Tôi thực sự ít trì hoãn hơn và dành nhiều thời gian hơn để làm việc vì các mục tiêu của mình.
Nếu tôi đặt một mục tiêu nhưng không hoàn thành được, tôi có thể đánh giá xem điều gì đã cản trở và điều chỉnh kế hoạch cho tháng tiếp theo. Quá trình phản tư đó giúp nâng cao nhận thức về bản thân và giúp tôi tinh chỉnh chiến lược tổng thể để đạt được thành công lớn hơn.
Vậy, nếu danh sách công việc hàng ngày đang khiến bạn cảm thấy quá tải, tại sao không thử áp dụng mục tiêu hàng tháng? Bạn có thể sẽ nhận thấy rằng việc chuyển đổi từ guồng quay hàng ngày sang mục tiêu theo tháng sẽ giúp bạn tiếp cận năng suất theo một cách khác và tạo ra một hệ thống linh hoạt hơn, giảm bớt căng thẳng, đồng thời thúc đẩy khả năng lập kế hoạch dài hạn. Miễn là bạn tìm thấy phương pháp phù hợp với mình, đó mới là điều quan trọng nhất.
